Durée et fin de mandat

Le règlement de l’immeuble décrit habituellement l’ensemble des modalités propres à la fonction d’administrateur, dont la durée de son mandat. Si le règlement est muet sur cette question, la durée légale d’un an prévaut, en vertu de l’article 339 du Code civil du Québec qui mentionne toutefois qu’à "l’expiration de ce temps, leur mandat se continue s’il n’est pas dénoncé." Un administrateur demeure généralement en poste jusqu’à l’assemblée générale annuelle suivante des copropriétaires, qui procédera à une réélection. 

Administration saine et efficace : comment y parvenir?

Afin d’assurer la stabilité du conseil d’administration et une continuité dans les actions prises par ses membres, il pourrait être bénéfique, pour un syndicat de copropriétaires, de prévoir dans le règlement de l’immeuble une clause de renouvellement partiel du conseil d’administration. Par exemple, un conseil d’administration comptant cinq membres se renouvellerait comme suit :

  • Deux membres sont élus pendant les années paires pour un mandat de deux ans;
  • Trois membres sont élus pendant les années impaires pour un mandat de deux ans.

On s’assure ainsi que d’une année à l’autre, des administrateurs qui siégeaient lors du mandat précédent demeurent en poste. Cette formule est idéale pour assurer une certaine stabilité dans l’administration de la copropriété, et agit comme son aide-mémoire au fil du temps. Passer subitement d’un conseil d’administration à l’autre peut être brutal, car un syndicat se prive d’un savoir et d’un suivi qui seraient pourtant profitables.

Fin de mandat

Le mandat d’un administrateur se termine :

  • À l’expiration du terme pour lequel il a été nommé, bien qu’il soit sujet à une prolongation automatique jusqu’à la prochaine assemblée des copropriétaires;
  • À son décès;
  • S’il démissionne, conformément au règlement de l’immeuble;
  • S’il est destitué;
  • S’il est inhabile à être administrateur;
  • S’il n’est plus copropriétaire dans l’immeuble suite à la vente de son appartement, alors que la déclaration de copropriété exige comme condition que les administrateurs soient copropriétaires;
  • Dans d’autres cas prévus spécifiquement par la Loi ou la déclaration de copropriété. 

Démission

La démission est l'acte par lequel l'administrateur renonce à sa charge et y met fin de son propre chef de façon prématurée. Cet acte est effectif dès sa signature, mais souvent seulement 30 jours plus tard, en vertu de la déclaration de copropriété. Pour ce faire, l'administrateur présente sa démission (par écrit) au président du conseil d’administration. Cependant, cette décision doit être mûrement réfléchie. Elle ne doit pas être prise à contretemps et nuire au bon fonctionnement de la copropriété, faute de quoi, l’administrateur démissionnaire risque d’avoir à répondre du préjudice qu’entraînerait (possiblement) sa décision.

Les causes d’une démission peuvent être diverses, mais ce droit n’est généralement assorti d’aucune condition. Une acceptation préalable de la démission par le conseil d’administration n’est pas requise, sauf exception. Le démissionnaire doit toutefois s’assurer qu’une déclaration de mise à jour courante soit déposée promptement, afin que son nom n’apparaisse plus (en tant qu’administrateur) au Registraire des entreprises du Québec (REQ).

Inhabilité 

La loi prévoit que sont inhabiles à être administrateurs:

  • Les mineurs et les majeurs en tutelle ou en curatelle;
  • Les faillis non libérés;
  • Les personnes à qui le tribunal interdit l’exercice de cette fonction. 

L'article 1086 du Code civil du Québec prévoit de plus que le copropriétaire qui, depuis plus de trois mois, n’a pas acquitté sa quote-part des charges communes (frais de condo) est inhabile à être administrateur. Dès que cela survient, il devient inapte à siéger au conseil d'administration et à accomplir un acte juridique à ce titre (par ex. un acte de nature conservatoire). Toutefois, l’article 1086 C.c.Q. prévoit aussi que le copropriétaire, qui était inhabile à siéger, en raison de son défaut d’acquitter ses charges communes depuis plus de trois mois, et qui les acquitte subséquemment, « peut alors de nouveau être élu(e) administrateur ». Ainsi, s'il veut de nouveau siéger au conseil d'administration, il devra se faire élire de nouveau au conseil d’administration, lors d’une prochaine assemblée des copropriétaires.

Destitution et interdiction à la fonction d'administrateur

En cours de mandat, tout administrateur peut être démis de ses fonctions par l’assemblée des copropriétaires, ou par celui qui l’a nommé, par exemple un promoteur qui destituerait son administrateur provisoire. Lorsque ce pouvoir relève de l’assemblée des copropriétaires, une destitution exige l’adoption d’une résolution. Un vote peut avoir lieu lors d’une assemblée générale extraordinaire, ou à l’occasion d’une assemblée générale annuelle, advenant que le mandat de l’administrateur ne soit pas encore échu au moment de la tenir.

De plus, le tribunal peut, à la demande de tout intéressé, interdire l’exercice de la fonction d’administrateur d’un syndicat de copropriétaires à toute personne trouvée coupable d’un acte criminel comportant fraude ou malhonnêteté, dans une matière reliée aux personnes morales, ainsi qu’à toute personne qui, de façon répétée, enfreint les lois relatives aux personnes morales ou manque à ses obligations d’administrateur.

Remplacement d'un administrateur 

Le règlement de l’immeuble prévoit les modalités de remplacement d’un administrateur, si son poste devient vacant. Mais advenant que la déclaration de copropriété soit muette sur cette question, l’article 340 du Code civil du Québec s’applique à titre supplétif : « Les administrateurs comblent les vacances au sein du conseil. Ces vacances ne les empêchent pas d’agir. Si leur nombre est inférieur au quorum, ceux qui restent peuvent valablement convoquer les membres ».

Remplacement du conseil d'administration

L'article 1086.4 du Code civil du Québec permet au tribunal de remplacer le conseil d’administration par un administrateur provisoire, si les circonstances le justifient, et de déterminer les conditions et modalités de son administration. L'article 1086.4 a été introduit au Code civil du Québec, en décembre 2019, par le projet de loi 16. 

 

http://www.condolegal.com/images/Boutons_encadres/Bon-a-savoir.png BON À SAVOIR! Advenant la démission ou la destitution d’un administrateur, il faut suivre la procédure indiquée dans le règlement de l’immeuble. Celui-ci peut prévoir que les administrateurs toujours en poste choisissent le remplaçant, ou qu’une assemblée générale extraordinaire doive être convoquée pour en élire un autre.

http://www.condolegal.com/images/Boutons_encadres/A_retenir.png À RETENIR : L’obligation de loyauté d’un administrateur envers le syndicat est indéfectible. S’il veut se retirer du conseil d'administration, il devra le faire en respectant un délai de préavis raisonnable, afin que sa démission ne soit pas considérée comme fautive.

http://www.condolegal.com/images/Boutons_encadres/Attention.jpgATTENTION!  La démission d’un ou de plusieurs membres du conseil d’administration révèle, parfois, que la copropriété est en crise. En pareille situation, il est vraisemblable que rien ne va plus entre les administrateurs ou entre les copropriétaires et le conseil d’administration.

http://www.condolegal.com/images/Boutons_encadres/icon-livre2.png CONSULTEZ  L'OUVRAGE: Administrateur de condo, Tout ce qu'il faut savoir

 

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