Assemblées et réunions virtuelles

La crise sanitaire de la COVID-19 et son cortège de restrictions gouvernementales pour limiter les rassemblements ont rendu souvent impossible tout regroupement. Le législateur s’est vu contraint d’organiser le sauvetage des personnes morales, interdits d’assemblées, pour préserver, au moins un temps, leur fonctionnement. Les syndicats de copropriétaires ont ainsi adopté des solutions de remplacement aux assemblées de copropriétaires en présentiel. Distanciation sociale oblige, la COVID-19 a donné ainsi naissance à un phénomène en copropriété : les assemblées virtuelles de copropriétaires, aussi appelées assemblées à distance. Afin de pérenniser cette façon de faire, la loi autorise dorénavant aux syndicats de copropriétaires de tenir des assemblées par des moyens technologiques.

Arrêté ministériel

Le 26 avril 2020, l’arrêté ministériel 2020-029 rendaient possibles les réunions « virtuelles », c’est-à-dire sans aucune présence, physique et par l’intermédiaire notamment d’un écran. Cette nouvelle forme pour la tenue des assemblées de copropriétaires a conquis de nombreux adeptes de par sa simplicité logistique et son efficacité. C'est ainsi que des représentations ont été faites par le Regroupement des gestionnaires et copropriétaires du Québec auprès du gouvernement afin de maintenir ce moyen, qui initialement ne devait être permis que pour la durée de l'urgence sanitaire.

Projet de loi 103

En date du 7 décembre 2021, le gouvernement a acquiescé aux représentations faites en introduisant, via le Projet de loi 103, la possibilité de tenir les assemblées de copropriétaires  ainsi que des réunions du conseil d’administration de manière virtuelle. Ce projet de loi est entré en vigueur le 9 décembre 2021.

Le Code civil du Québec a été ainsi modifié par l’insertion des articles suivants:

1084.1. Les administrateurs peuvent participer à une réunion du conseil d’administration à l’aide de moyens permettant à tous les participants de communiquer immédiatement entre eux. Les administrateurs qui participent à une telle réunion peuvent y voter par tout moyen permettant, à la fois, de recueillir les votes de façon à ce qu’ils puissent être vérifiés subséquemment et de préserver le caractère secret du vote, lorsqu’un tel vote est demandé.

1088.1. Une assemblée peut être tenue à l’aide de moyens permettant à tous les participants de communiquer immédiatement entre eux. 

1089.1. Les copropriétaires qui participent à une assemblée à l’aide de moyens permettant à tous les participants de communiquer immédiatement entre eux peuvent y voter par tout moyen permettant, à la fois, de recueillir les votes de façon à ce qu’ils puissent être vérifiés subséquemment et de préserver le caractère secret du vote, lorsqu’un tel vote est demandé. 

Cette modification permettra non seulement de tenir des assemblées ou les réunions de manière virtuelle pendant la période d'urgence sanitaire mais également après celle-ci et ce aux conditions prévues au Code civil du Québec. Il est à noter que ces assemblées ou ces réunions ne devront pas obligatoirement se tenir de cette façon, elles pourront continuer à se tenir en présentiel ou de façon hybride, permettant ainsi une plus grande participation des copropriétaires.

Tenue de l’assemblée des copropriétaires virtuelle

Les conditions édictées pour la tenue d’une réunion virtuelle comportent trois volets :

Modalités technologiques 

Une assemblée de copropriétaires ou une réunion du conseil d’administration virtuelle fait exclusivement appel à la technologie en ligne, sans nécessiter la présence physique de quiconque au même endroit. Elles peuvent aussi se dérouler en mode hybride, c’est-à-dire virtuellement et en personne en même temps. Afin d’être valide, la technologie doit également permettre « à tous les membres de communiquer immédiatement entre eux ». L'outil informatique retenu doit également permettre aux participants de :

  1. De connaître la teneur des discussions entre les participants;
  2. D’être informé du résultat d’une délibération entre des copropriétaires ou leurs représentants.

Vote (au scrutin) secret

Afin d’assurer la discrétion des votes, un scrutin secret pourrait être sollicité par le président d’assemblée, ou par tout copropriétaire présent ou représenté. À la différence des votes à main levée et par appel de fraction, le scrutin secret doit être prévu pour chacune des résolutions, au moyen d’un bulletin de vote. Celui-ci permet à chacun des copropriétaires de voter en faveur d’une résolution, de s’y opposer ou de s’abstenir. Advenant qu’un vote secret soit requis, le président de l’assemblée doit garantir, autant que faire se peut, la confidentialité des données qui lui sont transmises.

Cela dit, un bulletin de vote doit forcément indiquer le nombre de voix associé à la fraction du copropriétaire, si bien que son caractère secret pourrait être compromis. Le mot confidentiel est plus approprié en copropriété. En fait, on doit pouvoir compter sur la discrétion des scrutateurs de l’assemblée, de ses dirigeants et du syndicat. Lorsqu’il y a tenue d’un vote secret, l’article 1089.1 du Code civil du Québec prévoit que le moyen technologique utilisé puisse préserver le caractère secret du vote, lorsqu’un tel vote est demandé. Il en va de même pour les réunions du conseil d’administration au terme de l’article 1084.1 du Code civil du Québec.

Conservation des données

La loi prévoit que la technologie utilisée puisse permettre de recueillir les votes de manière en à permettre la vérification subséquente. C’est pourquoi le système de vote électronique doit permettre au minimum de démontrer que :

  • Le procédé est resté intègre durant le scrutin ;
  • Les clés de chiffrement/déchiffrement ne sont connues que de leurs seuls détenteurs ;
  • Le vote est anonyme ;
  • La liste d’émargement ne comprend que la liste de ceux ayant voté ;
  • Aucun décompte partiel n’a pu être effectué durant le scrutin ;
  • Le dépouillement peut être vérifié informatiquement a posteriori et qu’il s’est déroulé de façon correcte.

Ainsi, tous les fichiers supports (copies des codes sources et exécutables des programmes et du système sous-jacent, matériels de vote, fichiers d’émargement, de résultats, sauvegardes) doivent être conservés sous scellés au moins jusqu’à l’expiration du délai de contestation (90 jours) des résolutions adoptées, avant leur destruction.  

Autres règles applicables à la tenue d’assemblées virtuelles

Le processus qui mène à la convocation d’une assemblée générale de copropriétaires doit être scrupuleusement observé. Il faut respecter certaines conditions de forme et de délai, en vertu de la loi et de la déclaration de copropriété, autrement les décisions prises pendant cette assemblée pourraient être invalidées.

Les paramètres de plateforme

La plateforme d’assemblée ou de réunion du conseil d’administration doit assurer que les objectifs recherchés par la Loi puissent être respectés. Les participants doivent pouvoir rejoindre l’assemblée virtuelle par un ordinateur de bureau, un ordinateur portable, un téléphone intelligent, une tablette ou un téléphone fixe. Bien qu’il n’y ait pas de règle spécifique en cette matière, les copropriétaires devraient recevoir (avant l’assemblée) :

  • Un guide de connexion;
  • Une foire aux questions dans laquelle les copropriétaires trouveront les réponses aux questions les plus fréquentes;
  • Un hyperlien de connexion et le code personnalisé de connexion (pour un support numérique) ou le numéro de téléphone à appeler (pour un téléphone fixe).

Ainsi, un participant se connecte seulement avec son code personnalisé. La plateforme doit ainsi bloquer les doubles connexions.

Spécifications de la plateforme

Lorsqu’il s’agit d’une assemblée de copropriétaires, la plateforme choisie traite simultanément plusieurs opérations en mode multitâche. Elle doit :

  • Effectuer des relances automatiques pour maximiser la présence à l’assemblée;
  • Calculer — séance tenante — le quorum et les résultats du vote, qui doivent être communiqués séance tenante;
  • Tenir compte des quotes-parts et de la règle de majorité à appliquer au vote;
  • Permettre de prendre en compte les arrivées et les départs en cours d’assemblée, y compris avec les procurations associées;
  • Si nécessaire, gérer la règle des indivisaires et le regroupement des droits de vote;
  • Permettre le « vote secret »;
  • Proposer un registre numérique permettant l’archivage des actions de tous les participants, en vue de certifier les actions;
  • Permettre l’utilisation d’un système de clavardage (chat) pour les copropriétaires. Cela facilite les interactions entre les participants;
  • Permettre que l’assemblée virtuelle puisse être enregistrée, facilitant ainsi la rédaction et la notification du procès-verbal à l’intérieur de 30 jours, comme la loi le stipule;
  • Permettre au président d’assemblée d’octroyer (numériquement) les droits de parole aux copropriétaires, par ordre d’appel.

Avis de convocation

Les participants à une assemblée de copropriétaires en sont informés au moyen d’un avis de convocation. Cet avis écrit doit:

  • Indiquer la date, l’heure et le type de connexion pour accéder à l’assemblée virtuellement;
  • Fournir des instructions sur la manière d’assister, de participer et de voter;
  • Prévoir les questions inscrites à l’ordre du jour.

En règle générale, la déclaration de copropriété précise comment envoyer un avis de convocation. Advenant qu’elle soit muette sur cette question, la loi n’impose aucune exigence particulière. Toutefois, pour que la tenue d’une assemblée soit conforme aux règles, les administrateurs d’une copropriété doivent convoquer tous les copropriétaires, raison pour laquelle il convient d’opter pour le moyen de transmission le plus sécuritaire possible. Ainsi, l’envoi d’une convocation par courrier recommandé ou par courriel (si la déclaration de copropriété ne l’interdit pas) fait partie des choix à retenir. Dans tous les cas, le syndicat devra prouver qu’il a convoqué tous les copropriétaires, par exemple au moyen d’un accusé de réception dûment signé.

Documents à transmettre

L’avis de convocation doit toujours être accompagné d’un ordre du jour, ainsi que de divers documents que les copropriétaires doivent lire, afin de participer à l’assemblée en toute connaissance de cause. Les prescriptions de l’article 1087 du Code civil du Québec et celles contenues dans la déclaration de copropriété s’appliquent toujours.

Transmission de l’avis de convocation et moyens technologiques

Le mode de transmission de l’avis de convocation aux copropriétaires n’est soumis à aucune loi. C’est plutôt la déclaration de copropriété qui impose certaines exigences. Les plus anciennes peuvent obliger un envoi par courrier recommandé, une remise en main propre ou autre. Toutefois, en temps de pandémie, la remise en main propre est proscrite pour des raisons évidentes.

 

BON À SAVOIR ! L'émargement de la feuille de présence n’est pas requis pour les participants « à distance », mais elle doit être certifiée exacte par le président de l'assemblée des copropriétaires. Elle peut être tenue sous forme électronique.

http://www.condolegal.com/images/Boutons_encadres/A_retenir.pngÀ RETENIR:​ L’avis de convocation peut être envoyé par courriel à certains copropriétaires qui ont fourni une adresse valide, ou par un autre moyen aux copropriétaires qui ne disposent pas des technologies pour la recevoir.

ATTENTION !​Si des incidents techniques ont empêché un copropriétaire qui a eu recours à la visioconférence, à l’audioconférence ou à tout autre moyen de communication électronique de faire connaître son vote, ceux-ci doivent être mentionnés dans le procès-verbal sur un r egistre spécialement ouvert à cet effet.

 CONSULTEZ  L'OUVRAGE: Guide de procédure et de fonctionnement des assemblées des copropriétaires

 

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