Assemblées virtuelles de copropriétaires

Dans le contexte de la pandémie de la COVID-19 et alors que des mesures sont mises en place par les instances gouvernementales pour limiter les rassemblements, les syndicats de copropriétaires envisagent des solutions de remplacement aux assemblées de copropriétaires. Distanciation sociale oblige, la COVID-19 a donné ainsi naissance à un phénomène en copropriété : les assemblées virtuelles de copropriétaires, aussi appelées assemblées à distance. Depuis le 26 avril 2020, l’arrêté ministériel 2020-029 les a rendues possibles. Cette nouvelle forme pour la tenue des assemblées de copropriétaires a conquis de nombreux adeptes. L'intérêt pour la poursuite des assemblées virtuelles de copropriétaires ne dérougit pas. Il est fort à parier qu'il s'agit d’une pratique qui est là pour rester. 

 

Portée de l’arrêté ministériel

L’arrêté stipule que toute réunion, séance ou assemblée qui a lieu en personne, y compris celle d’un organe délibérant, peut se tenir à l’aide d’un moyen permettant à tous les membres de communiquer immédiatement entre eux. Bien que les syndicats de copropriétaires ne soient pas nommément visés, il est certain que les deux organes décisionnels d’une copropriété, à savoir l’assemblée des copropriétaires et le conseil d’administration, peuvent tenir une réunion ou une assemblée virtuelle pendant la crise sanitaire.

Tenue de l’assemblée des copropriétaires virtuelle

Les conditions édictées pour la tenue d’une réunion virtuelle comportent deux volets :

  • Les modalités technologiques;
  • La prise de votes secrets.

Modalités technologiques 

Une assemblée générale virtuelle fait exclusivement appel à la technologie en ligne, sans nécessiter la présence physique de quiconque au même endroit. Elles peuvent aussi se dérouler en mode hybride, c’est-à-dire virtuellement et en personne en même temps. Afin d’être valide, la technologie doit également permettre « à tous les membres de communiquer immédiatement entre eux ». L'outil informatique retenu doit également permettre aux participants de :

  1. De connaître la teneur des discussions entre les participants;
  2. D’être informé du résultat d’une délibération entre des copropriétaires ou leurs représentants.

Vote (au scrutin) secret

Afin d’assurer la discrétion des votes, un scrutin secret pourrait être sollicité par le président d’assemblée, ou par tout copropriétaire présent ou représenté. À la différence des votes à main levée et par appel de fraction, le scrutin secret doit être prévu pour chacune des résolutions, au moyen d’un bulletin de vote. Celui-ci permet à chacun des copropriétaires de voter en faveur d’une résolution, de s’y opposer ou de s’abstenir. Advenant qu’un vote secret soit requis, le président de l’assemblée doit garantir, autant que faire se peut, la confidentialité des données qui lui sont transmises. De plus, il doit les conserver pendant un certain temps, à tout le moins jusqu’à l’expiration du délai (90 jours) pour contester une décision d’assemblée devant le tribunal.

Cela dit, un bulletin de vote doit forcément indiquer le nombre de voix associé à la fraction du copropriétaire, si bien que son caractère secret pourrait être compromis. Le mot confidentiel est plus approprié en copropriété. En fait, on doit pouvoir compter sur la discrétion des scrutateurs de l’assemblée, de ses dirigeants et du syndicat. Lorsqu’il y a tenue d’un vote secret, l’arrêté ministériel 2020-029 stipule ce qui suit :

  • Une décision prise par toutes les personnes qui ont un droit de vote quant au moyen de communication convenu pour voter;
  • Ou, à défaut d'une entente unanime de tous les copropriétaires (ou de leurs représentants), par tout moyen permettant de recueillir les votes, de sorte qu’ils puissent être vérifiés subséquemment, et que leur caractère secret soit préservé.

Moyen de communication convenu : consensus entre les personnes ayant un droit de vote

Le principal obstacle à cette disposition vient du fait que les copropriétaires, ayant un droit de vote, doivent avoir décidé — avant la tenue d’une assemblée de copropriétaires — du moyen de communication retenu. S’agit-il d’une décision qui requiert l’assentiment de tous les copropriétaires? Si tel est le cas, l’objectif pourra difficilement être atteint, surtout dans les moyennes et les grandes copropriétés.

Recueil des votes et préservation de leur caractère secret

Toutefois, l’arrêté ministériel stipule qu’advenant l’impossibilité d’obtenir une décision (quand au moyen de communication) des personnes qui ont un droit de vote, une autre option peut être envisagée, c’est-à-dire la mise en place d’un moyen permettant :

  • Le recueil des votes, afin qu’ils soient être vérifiés subséquemment;
  • La préservation du caractère secret d’un vote.

Dans ce dernier cas, le procédé ne requiert pas l’assentiment préalable des copropriétaires.

Autres règles applicables à la tenue d’assemblées virtuelles

Le processus qui mène à la convocation d’une assemblée générale de copropriétaires doit être scrupuleusement observé. Il faut respecter certaines conditions de forme et de délai, en vertu de la loi et de la déclaration de copropriété, autrement les décisions prises pendant cette assemblée pourraient être invalidées.

Les paramètres de plateforme

La plateforme d’assemblée doit respecter tous les paramètres établis par l’arrêté ministériel 2020-029. Les copropriétaires doivent pouvoir rejoindre l’assemblée virtuelle par un ordinateur de bureau, un ordinateur portable, un téléphone intelligent, une tablette ou un téléphone fixe. Bien qu’il n’y ait pas de règle spécifique en cette matière, les copropriétaires devraient recevoir (avant l’assemblée) :

  • Un guide de connexion;
  • Une foire aux questions dans laquelle les copropriétaires trouveront les réponses aux questions les plus fréquentes;
  • Un hyperlien de connexion et le code personnalisé de connexion (pour un support numérique) ou le numéro de téléphone à appeler (pour un téléphone fixe).

Ainsi, un copropriétaire, ou celui qui détient une procuration se connecte seulement avec son code personnalisé. La plateforme doit ainsi bloquer les doubles connexions.

Spécifications de la plateforme

La plateforme choisie traite simultanément plusieurs opérations en mode multitâche. Elle doit :

  • Effectuer des relances automatiques pour maximiser la présence à l’assemblée;
  • Calculer — séance tenante — le quorum et les résultats du vote, qui doivent être communiqués séance tenante;
  • Tenir compte des quotes-parts et de la règle de majorité à appliquer au vote;
  • Permettre de prendre en compte les arrivées et les départs en cours d’assemblée, y compris avec les procurations associées;
  • Si nécessaire, gérer la règle des indivisaires et le regroupement des droits de vote;
  • Permettre le « vote secret »;
  • Proposer un registre numérique permettant l’archivage des actions de tous les participants, en vue de certifier les actions;
  • Permettre l’utilisation d’un système de clavardage (chat) pour les copropriétaires. Cela facilite les interactions entre les participants;
  • Permettre que l’assemblée virtuelle puisse être enregistrée, facilitant ainsi la rédaction et la notification du procès-verbal à l’intérieur de 30 jours, comme la loi le stipule;
  • Permettre au président d’assemblée d’octroyer (numériquement) les droits de parole aux copropriétaires, par ordre d’appel.

Avis de convocation

Les participants à une assemblée de copropriétaires en sont informés au moyen d’un avis de convocation. Cet avis écrit doit:

  • Indiquer la date, l’heure et le type de connexion pour accéder à l’assemblée virtuellement;
  • Fournir des instructions sur la manière d’assister, de participer et de voter;
  • Prévoir les questions inscrites à l’ordre du jour.

En règle générale, la déclaration de copropriété précise comment envoyer un avis de convocation. Advenant qu’elle soit muette sur cette question, la loi n’impose aucune exigence particulière. Toutefois, pour que la tenue d’une assemblée soit conforme aux règles, les administrateurs d’une copropriété doivent convoquer tous les copropriétaires, raison pour laquelle il convient d’opter pour le moyen de transmission le plus sécuritaire possible. Ainsi, l’envoi d’une convocation par courrier recommandé ou par courriel (si la déclaration de copropriété ne l’interdit pas) fait partie des choix à retenir. Dans tous les cas, le syndicat devra prouver qu’il a convoqué tous les copropriétaires, par exemple au moyen d’un accusé de réception dûment signé.

Documents à transmettre

L’avis de convocation doit toujours être accompagné d’un ordre du jour, ainsi que de divers documents que les copropriétaires doivent lire, afin de participer à l’assemblée en toute connaissance de cause. Les prescriptions de l’article 1087 du Code civil du Québec et celles contenues dans la déclaration de copropriété s’appliquent toujours.

Transmission de l’avis de convocation et moyens technologiques

Le mode de transmission de l’avis de convocation aux copropriétaires n’est soumis à aucune loi. C’est plutôt la déclaration de copropriété qui impose certaines exigences. Les plus anciennes peuvent obliger un envoi par courrier recommandé, une remise en main propre ou autre. Toutefois, en temps de pandémie, la remise en main propre est proscrite pour des raisons évidentes.

Convocation par courriel

L’avis de convocation peut être envoyé par courriel à certains copropriétaires qui ont fourni une adresse valide, ou par un autre moyen aux copropriétaires qui ne disposent pas des technologies pour la recevoir.

 

 BON À SAVOIR! L'émargement de la feuille de présence n’est pas requis pour les participants « à distance », mais elle doit être certifiée exacte par le président de l'assemblée des copropriétaires. Elle peut être tenue sous forme électronique.

À RETENIR : Pour pouvoir voter lors d’une assemblée de copropriétaires, il fallait jusqu’alors être physiquement présent ou donner une procuration. Ce temps est révolu, puisque les assemblées de copropriétaires peuvent se tenir au moyen d’une conférence téléphonique, par visioconférence, audioconférence ou tout autre moyen de communication électronique. À condition que les moyens mis en place permettent l’identification des copropriétaires ou de leur mandataire, et que les participants puissent communiquer immédiatement entre eux.

 ATTENTION! Si des incidents techniques ont empêché un copropriétaire qui a eu recours à la visioconférence, à l’audioconférence ou à tout autre moyen de communication électronique de faire connaître son vote, ceux-ci doivent être mentionnés dans le procès-verbal sur un registre spécialement ouvert à cet effet.

 

 

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