3 mars 2023 – L’Assemblée nationale du Québec a sanctionné le 8 juin 2021 la Loi visant principalement à améliorer la transparence des entreprises (Projet de loi n° 78). Ce Projet de loi apporte des modifications à la Loi sur la publicité légale des entreprises. De nouvelles responsabilités ont ainsi été confiées au Registraire des entreprises du Québec. Le 31 mars 2023, ce nouveau cadre législatif entrera en vigueur et instaurera de nouvelles obligations relatives à la publication des informations par les assujettis, dont les syndicats de copropriétaires. Le Gouvernement du Québec a ainsi bonifié l’information disponible au Registre des entreprises du Québec (le « REQ »), et ce tout en améliorant la transparence des entreprises, renforçant la protection du public et contribuant aux efforts de la lutte contre l’évasion fiscale, le blanchiment d’argent et la corruption.
Pièces d'identité
Désormais, les syndicats de copropriétaires devront fournir une copie d’une pièce d’identité pour les administrateurs en poste déclarés au REQ comme preuve de leur identité et déclarer leur date de naissance. Cette obligation vise également tout nouvel administrateur élu ou nommé.
Pièces d’identité acceptées
La pièce d’identité doit être non expirée et émise par une autorité gouvernementale. La copie de la pièce d’identité envoyée au REQ doit être lisible. Il s’agit, pour le REQ, d’une façon de s’assurer de l’exactitude du nom, du prénom et de la date de naissance des administrateurs d’un syndicat de copropriétaires.
Seules les pièces d'identité ci-dessous mentionnées, ayant un nom, un prénom et une date de naissance, sont acceptées:
Transmettre la copie d’une pièce d’identité
La façon dont peut être transmise une copie d’une pièce d’identité diffère selon que le syndicat est déjà inscrit au registre des entreprises ou nouvellement constitué, ou encore en défaut d’avoir été immatriculé.
Le représentant du syndicat doit se connecter sur le site Web du REQ dans la section Bureau en ligne pour déclarer les informations à l’aide d’une déclaration de mise à jour annuelle ou d’une déclaration de mise à jour courante. La copie de la pièce d’identité doit être transférée au REQ d’ici la fin de la période de production de la déclaration de mise à jour annuelle de votre entreprise.
Le représentant du syndicat doit déclarer l’information au moment de la production de sa déclaration d’immatriculation ou sa déclaration de réimmatriculation.
BON À SAVOIR ! La copie de la pièce d’identité des administrateurs sera conservée jusqu’à la date de l’immatriculation du syndicat de copropriétaires ou du dépôt de la déclaration de mise à jour au dossier du syndicat. Elle sera ensuite détruite.
À RETENIR: La date de naissance d’un administrateur ne sera pas affichée à la vue du public au REQ, alors que l’ensemble des autres informations le seront.
ATTENTION ! Un syndicat de copropriétaires qui ne se conforme pas à ses obligations de communiquer une pièce d’identité de l’administrateur commet une infraction. Il s’expose à des sanctions administratives ou pénales, les pénalités pouvant aller jusqu’à 20 000 $ selon le cas. Ces amendes sont toutefois portées au double en cas de récidive.
