La charge financière

La gestion d’une copropriété requiert des compétences en matière de  comptabilité et finances. Si le gestionnaire en maîtrise les différents aspects, il pourra, sous la supervision du conseil d’administration, jouer un grand rôle dans le bon fonctionnement de l'immeuble. Et pour cause, puisqu’il saura comment équilibrer les budgets et gérer efficacement les fonds de la copropriété. Notamment au regard des contrats avec les divers fournisseurs de services, du salaire versé au concierge et des travaux qui devront être faits à court, moyen et long terme.  Regard sur les diverses missions financières qui pourraient être confiées au gestionnaire de copropriété.

Comptabilité

L’une de ces missions consiste à tenir à jour la comptabilité du syndicat. Assumer ce mandat implique la présentation de documents comptables aux administrateurs. Si le gestionnaire en place a les compétences pour prendre en charge ce volet, il pourrait être appelé à :

• Tenir à jour la comptabilité courante;
• Préparer le budget prévisionnel pour chaque exercice financier;
• Préparer le budget d'exploitation;
• Produire la conciliation bancaire ;
• Préparer un rapport sur les revenus et dépenses relatifs à la trésorerie, ainsi qu’à l’état des placements de la copropriété ;
• Préparer (au nom du syndicat) les documents  devant être remis aux notaires et aux courtiers immobiliers, lors de transactions immobilières ;
• Transmettre annuellement les déclarations de revenus et de renseignements (déclarations d’impôts) de la copropriété ;
• Établir les clés de répartition des charges communes générales ou particulières et de la contribution au fonds de prévoyance ;
• Gérer la situation comptable de chacun des copropriétaires, à savoir les sommes redevables au chapitre des charges communes générales ou particulières et de la contribution aux fonds de prévoyance et d'autoassurance;
• Transmettre, lorsque le syndicat est un employeur, le rapport à la Commission des normes, de l’équité, de la santé et de la sécurité du travail (CNESST).

Trésorerie

Dans le cadre de ses tâches propres à la gestion de la trésorerie, le gestionnaire pourrait devoir :

• Procéder au dépôt des sommes perçues dans un compte bancaire distinct identifié au nom du syndicat;
• Assurer la gestion des comptes bancaires et des opérations courantes du syndicat;
• Assurer la gestion des placements du fonds de prévoyance;
• Régler les factures de la copropriété;
• Assurer le versement de la paie aux divers employés de la copropriété;
• Procéder, lorsque le syndicat est un employeur, au paiement de la  cotisation destinée à la santé et à la sécurité du travail  (Commission des normes, de l’équité, de la santé et de la sécurité du travail (CNESST));
• Faire, lorsque le syndicat est un employeur, les retenues à la source d’impôt et des cotisations aux différents régimes publics, à savoir les cotisations au Régime de rentes du Québec (RRQ), les cotisations au Régime québécois d’assurance parentale (RQAP) et les cotisations à l’assurance-emploi (AE).

Gestion des charges

Dans le cadre de ses tâches propres à la gestion des charges, le gestionnaire pourrait devoir :

• Procéder à la répartition des charges entre les différents copropriétaires ;
• Préparer et transmettre les avis de cotisation, c’est-à-dire les demandes de paiement des charges communes (frais de condo) aux copropriétaires;
• Assurer la  perception des charges communes;
• Gérer les comptes à payer et à recevoir;
• Transmettre une lettre de relance pour obtenir le paiement de sommes dues au syndicat, par exemple d’un copropriétaire dont le paiement des charges communes est en souffrance, ou qui refuserait de les payer.

BON À SAVOIR! La gestion financière d'une copropriété est une tâche lourde, délicate et souvent complexe. Elle requiert un suivi comptable rigoureux. Les administrateurs ont donc tout intérêt à s'adjoindre un gestionnaire compétent, pour améliorer la qualité de cette gestion.

 À RETENIR : Un gestionnaire doit posséder une vaste gamme de compétences techniques. Il doit ainsi détenir de fines connaissances sur le fonctionnement d’un service de comptabilité, une bonne compréhension des divers logiciels offert sur le marché, une expérience en matière d’efficacité et des aptitudes en communication.

ATTENTION ! Certaines sociétés de gestion regroupent, au sein d’un même compte, l’argent qui appartient aux syndicats de copropriétaires pour lesquels ils travaillent. Cette pratique pourrait hypothéquer leurs avoirs financiers. Il faut donc s’assurer que votre gestionnaire ne préconise pas cette méthode, car il pourrait en résulter des carences financières extrêmement graves. À titre d’exemple, advenant qu’un gestionnaire se retrouve en difficulté financière, les fonds d’une copropriété dont il a la charge pourraient être saisis par un créancier.

 CONSULTEZ  L'OUVRAGE: Gestionnaire de condo, Tout ce qu'il faut savoir