La charge technique et immobilière

Le syndicat de copropriétaires a pour mission de veiller à la conservation de l’immeuble et à l’entretien des parties communes. Pour garantir la bonne tenue de l’immeuble, le syndicat fait intervenir différents prestataires de service (par exemple : une société d'entretien ménager, un ascensoriste, un professionnel du bâtiment, etc.). La gestion technique et immobilière vise la conservation des parties communes. De plus, un immeuble bien entretenu passe forcément par la réalisation de travaux nécessaires afin d'éviter la détérioration des parties communes. En cas de travaux, le syndicat a un rôle central. Il met en concurrence les différents prestataires en amont, et suit le chantier tout au long de son exécution. Par ailleurs, pour effectuer ces travaux correctement, la mise en place d’un carnet d'entretien, d'un plan de gestion de l'actif et d'un certificat d’état d’immeuble est indispensable.

Conservation de l'immeuble

Si le gestionnaire de copropriété possède un bagage suffisant de compétence et d’expérience, cela lui permet de jouer un rôle de premier plan dans la planification et le contrôle des travaux qui doivent être exécutés. Il peut ainsi assurer la maintenance technique et le suivi du bâti, deux activités qui supposent la visite de l’immeuble, l’exécution et le suivi des travaux. De plus, il est alors apte à négocier la teneur des contrats, le prix demandé, ainsi que les produits et services offerts. Rappel des diverses attributions qui pourraient être confiées au gestionnaire de copropriété.

Entretien courant de l'immeuble

Dans le cadre de ses tâches propres au suivi relatif à l’entretien courant de l’immeuble, le gestionnaire peut être appelé à:  

• Procéder à l’inspection sommaire et périodique de l’immeuble et, si nécessaire, être accompagné par des professionnels du bâtiment pour ce faire;
• Assurer le suivi, la tenue et la mise à jour du certificat d’immeuble, du  carnet d'entretien et de l’étude du fonds de prévoyance;
• Établir les priorités quant aux travaux à faire dans le cadre du plan de gestion de l'actif;
• Vérifier que les travaux entrepris respectent le cadre budgétaire établi (aux termes du budget prévisionnel);
• Préparer les bons de travail qui permettent la gestion du temps homme, ainsi que le matériel, en fonction des travaux à faire;
• Analyser les réclamations courantes adressées par les copropriétaires au regard de l’immeuble;
• Procéder à l’achat des biens nécessaires à l’entretien de l’immeuble. 

Contrôle financier

Dans le cadre de ses tâches relatives au contrôle financier, le gestionnaire peut être appelé à:  

• Analyser le cahier des charges produit par des professionnels du bâtiment;
• Assurer le suivi des appels d’offres auprès des fournisseurs, par exemple les contrats d’entretien des ascenseurs, de déneigement et de la conciergerie;
• Vérifier, auprès de la Régie du bâtiment du Québec, si l’entrepreneur est détenteur d’une licence en règle;
• Vérifier, auprès de la Régie du bâtiment du Québec, s’il a fait l’objet d’une plainte ou d'une réclamation;
• Vérifier si l’entrepreneur a souscrit et maintient en vigueur une assurance responsabilité;
• Vérifier la solvabilité (rapport de crédit) et la probité des fournisseurs de services;
• Analyser les soumissions reçues et les transmettre aux membres du conseil d’administration, tout en formulant les recommandations qui s’imposent;
• Négocier et assurer la gestion des contrats avec des fournisseurs et des prestataires de services, par exemple auprès des sociétés d’entretien d’immeuble, des entrepreneurs en rénovation, des professionnels du bâtiment et du concierge;
• Mettre en application des stratégies qui permettent des économies opérationnelles;
• Effectuer des suivis et des contrôles à intervalles réguliers; 
• Analyser (à des fins de recommandation) les factures émises par les fournisseurs ou les prestataires de services.

Contrôle de la qualité

Dans le cadre de ses tâches relatives au contrôle de la qualité, le gestionnaire peut être susceptible de:  

• Participer au choix des fournisseurs de services sous la supervision du conseil d’administration;
• Superviser les travaux;
• Mettre en place un mécanisme pour veiller au contrôle de la qualité;
• Faire les suivis périodiques concernant l’état d’avancement des travaux;
• Assurer le suivi des correctifs à apporter;
• Assurer le respect des échéanciers.

BON À SAVOIR ! En raison d’un volume d’activité élevé, certains gestionnaires peuvent négocier des tarifs plus avantageux. Ils abaissent ainsi le coût des produits et services nécessaires au maintien de l’immeuble, pour le plus grand bénéfice des syndicats de copropriétaires.

À RETENIR:​ En matière de travaux, le gestionnaire peut mettre en application les décisions prises par le conseil d’administration. S’il a l’expérience nécessaire pour bien faire son travail, le gestionnaire sera en mesure de comparer les soumissions obtenues, de sorte qu’il puisse informer les administrateurs des avantages et inconvénients propres à chacune d’elles.

ATTENTION ! Le conseil d’administration doit superviser le travail du gestionnaire. Pour y parvenir, ce même conseil doit mettre en place une politique de contrôle des opérations financières. Autrement dit, il lui faut déterminer quand, comment et pourquoi des ressources financières et matérielles sont allouées.

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