Contrat du gestionnaire

Que le gestionnaire soit salarié ou contractuel, les relations et ses missions doivent être définies par un contrat. Cela est d’autant plus important, compte tenu que le travail du gestionnaire de copropriété n’est pas encadré par la loi, en tant que prestataire professionnel. Le contrat aura la vertu de confirmer le mandat, la durée, les honoraires. Généralement, il revient au conseil d’administration de fixer les balises du contrat de gestion, selon la taille et les particularités d’une copropriété. Quant aux modalités de nomination et de remplacement du gestionnaire, elles sont normalement prévues dans l’acte constitutif de copropriété (déclaration de copropriété).

 

Un contrat écrit s'impose

Bien que la loi soit muette quant à l’obligation de conclure un contrat écrit avec le gestionnaire, il est fortement recommandé d’en prévoir un. Ce document écrit est primordial à la saine gestion d’une copropriété. Il évitera les malentendus qui portent sur la nature des prestations à livrer, ainsi que sur leurs conditions financières et d’exécution. Essentiellement, il existe deux types d’engagements contractuels entre un syndicat de copropriétaires et un gestionnaire : le contrat de travail (d’emploi) et le contrat de service.

Contrat de travail (d’emploi)

Certains syndicats de copropriétaires préfèrent embaucher un employé pour assurer la gestion de leur copropriété (autogestion). Or, ce type d’emploi, comme tous les autres d’ailleurs, est régi par un contrat de travail. Dans ce cas-ci, le gestionnaire s’engage, en tant qu’employé salarié du syndicat de copropriétaires, à travailler sous la supervision ou le contrôle du conseil d’administration.

Pour bien calibrer l’ensemble des tâches inhérente au gestionnaire, le syndicat, qui devrait produire un contrat de travail, pourra dès lors stipuler l’entrée en vigueur et la durée (déterminée ou indéterminée) du contrat, préciser la description des tâches, la rémunération, l’horaire de travail, la période de mise à l’essai (le cas échéant), les vacances et les congés, l’avis de démission (délai de congé raisonnable), l’avis de cessation d’emploi et toutes autres clauses particulières.

Contrat de service

Pour sa part, le contrat de service engage le gestionnaire ou son entreprise (le prestataire de services) à fournir des prestations au syndicat (le client), moyennant des honoraires que ce dernier devra payer. Ce type de contrat prévoit (au minimum) l’entrée en vigueur des prestations, la durée et la fin du contrat (résiliation de plein droit, résiliation par le syndicat ou le gestionnaire), son renouvellement possible, la description des services à offrir, leurs tarifs et les modalités de paiement.

Lorsqu’il est lié par un contrat de service, et non par un contrat de travail résultant d’une embauche, le gestionnaire a (en principe) le libre choix des moyens d’exécution, puisqu’il n’existe aucun lien de subordination entre les parties. Cependant, le syndicat est en droit d’avoir des attentes à son égard, tout autant que d’évaluer la qualité de son travail et de se prononcer sur les services rendus.

Afin d’améliorer la gestion d’une copropriété, mais aussi d’accroître la transparence du gestionnaire à l’égard du syndicat, le Regroupement des gestionnaires et copropriétaires du Québec a créé un contrat de service type, lequel est conçu expressément pour les gestionnaires et les administrateurs. Ce contrat énumère les prestations de base que doivent livrer les gestionnaires, tout en distinguant celles qui sont considérées comme des prestations additionnelles.

Prestations relatives au contrat de service

Il appartient au conseil d’administration de préciser la nature des prestations qui figurent au contrat. Cela dit, un gestionnaire de copropriété propose habituellement son propre contrat, en y incluant des prestations qui tiennent compte de sa vision des choses. Cela ne veut pas dire, pour autant, que son contenu satisfera toutes les exigences d’un syndicat. Il faut donc le lire attentivement, y ajouter des éléments et des clauses au besoin, car les contrats proposés sont négociables.

Par ailleurs, pour éviter quelque imbroglio que ce soit, le syndicat doit indiquer les différentes missions administratives, financières et techniques qui seront confiées au gestionnaire. Le contrat de gestion doit également prévoir la description des différentes prestations de base, par exemple en ce qui a trait au nombre de visites hebdomadaires, mensuelles ou annuelles dans l’immeuble, ainsi qu’à la présence requise du gestionnaire lors des réunions du conseil d’administration. Le syndicat doit également clarifier les tâches qui sont considérées comme supplémentaires, dont la gestion des sinistres, des archives et des travaux.

Un contrat de service qui lie le syndicat au gestionnaire devrait être sans équivoque sur la rémunération de ce dernier (forfait, coût majoré ou combinaison de divers critères), en séparant le montant des honoraires de base destinés à la gestion, par rapport aux autres types d’honoraires qui pourraient être réclamés. Les prestations ou les services dits « complémentaires » ne sont pas inclus dans les prestations de base. Elles donnent généralement lieu à des honoraires supplémentaires.

 

BON À SAVOIR ! ​ La distinction entre un contrat de travail (salarié) et un contrat de service est fondamentale. Le salarié est subordonné à l’employeur, à la différence du prestataire de services, qui a (en principe) le libre choix des moyens d’exécution du contrat.

http://www.condolegal.com/images/Boutons_encadres/A_retenir.pngÀ RETENIR:​ Pour bien définir la rémunération du gestionnaire, les termes du contrat de service distinguent généralement les prestations de base de celles qui sont supplémentaires.

ATTENTION ! La préparation d’un contrat de service est primordiale à la saine gestion d’une copropriété. Ce document devrait établir une liste limitée de prestations supplémentaires, car elles impliquent le versement d’une rémunération additionnelle.

 CONSULTEZ  L'OUVRAGE:  Gestionnaire de condo, Tout ce qu'il faut savoir

 

 

Retour à la méga-fiche Gestionnaire de copropriété