La production d’un budget annuel prévisionnel est incontournable en copropriété. Sa préparation, son examen préliminaire et son adoption assureront le bon fonctionnement du syndicat de copropriétaires. Il revient au conseil d’administration d’en définir les termes, au regard des coûts qu’il faudra débourser pour qu’un syndicat puisse faire face à ses obligations. Ce budget permet aussi d’établir le montant des contributions de chacun des copropriétaires aux dépenses de la copropriété.
Le tout sera préparé par le conseil d’administration ou le gestionnaire de l’immeuble, en fonction des montants engagés lors d’exercices comptables précédents, ainsi que des dépenses non récurrentes anticipées. La préparation du budget prévisionnel nécessite du temps et de la rigueur.
Étapes à suivre
Avant d’officialiser ce budget, quatre étapes doivent être suivies à la lettre, à savoir :
L’élaboration du budget prévisionnel se résume, en quelque sorte, à estimer avec justesse les impératifs financiers de la copropriété. Cet exercice exige que les administrateurs fassent preuve de réalisme dans leurs prévisions. Ils ne doivent ni sous-estimer ni surestimer les dépenses à venir, de sorte que l’ensemble de l’œuvre reflète les besoins réels de la copropriété. Ce budget doit inclure les sommes requises pour payer les dépenses courantes, ainsi que celles qui seront versées dans le fonds de prévoyance et le fonds d’auto assurance. Rappelons qu’il revient au conseil d’administration faire estimer les sommes à être provisionnées dans le fonds de prévoyance. Par ailleurs, le budget prévisionnel doit tenir compte des surplus ou déficits cumulés dans l'exercice financier de l’année précédente. S’il y a un surplus, les administrateurs auront plus de latitude dans leurs projections. Mais en cas de déficit, le phénomène contraire se produira.
Le budget prévisionnel prend généralement la forme d’un tableau qui détaille les éléments suivants :
En clair, l’ensemble des dépenses assumées par un syndicat doit être inscrit dans le budget prévisionnel. Ainsi, l’argent disponible comblera les besoins relatifs aux différents postes de la copropriété, par exemple :
La déclaration de copropriété prévoit généralement que le budget prévisionnel doit indiquer, le cas échéant, le taux d'augmentation de ce budget par rapport à celui de l'année précédente.
Transmission des données comptables et du budget
Une fois complété, le budget prévisionnel est envoyé aux copropriétaires par le conseil d’administration. Pour qu’ils soient valablement consultés, l’information sur les questions financières doit être transmise aux copropriétaires avant la tenue de l’assemblée générale annuelle. L’article 1087 du Code civil du Québec stipule, notamment, que les documents énumérés ci-dessous doivent accompagner l’avis de convocation à l’assemblée générale annuelle :
La consultation des copropriétaires sur le budget représente une étape extrêmement importante. Ces derniers pourront évaluer son contenu et en donner une appréciation. Certains d’entre eux voudront commenter les sommes consacrées aux différents postes. D’autres copropriétaires demanderont des clarifications, voire suggéreront des modifications à y apporter. Un « vote consultatif » pourra même être tenu, bien qu’en principe, il n’ait pas de valeur en terme décisionnel.
Avant de sceller l’issue du budget, les administrateurs ont intérêt à écouter les commentaires exprimés par les copropriétaires. Et pour cause, puisqu’advenant qu’il suscite une insatisfaction généralisée, et que ces mêmes administrateurs font la sourde oreille, l’assemblée des copropriétaires pourrait ne pas les réélire. Le vote pour les reconduire (ou non) dans leurs fonctions a généralement lieu après la présentation du budget. Advenant qu’ils ne soient pas réélus, leurs successeurs auront intérêt à tenir compte des demandes de révision proposées, à la condition qu’elles soient réalistes.
L’article 1072 du Code civil du Québec indique qu’annuellement, le conseil d’administration fixe, après consultation de l’assemblée des copropriétaires, la contribution de ceux-ci aux charges communes, qui comprennent les sommes nécessaires pour faire face aux charges découlant de la copropriété et de l’exploitation de l’immeuble, ainsi que les sommes à verser au fonds de prévoyance et au fonds d’auto assurance. Une fois la consultation du budget prévisionnel terminée, il revient donc au conseil d’administration de l’officialiser. Pour ce faire, les administrateurs se réuniront et l’adopteront à la majorité des voix. Une résolution écrite et signée par les administrateurs sera tout aussi valable. Dans les deux cas, la résolution du conseil d’administration sera consignée au registre du syndicat.
Financement
Dans un budget prévisionnel de copropriété, toute dépense doit être financée par des recettes équivalentes. Celles-ci proviennent, essentiellement, des charges communes (frais de condo payés par les copropriétaires). Ces derniers recevront un avis de cotisation indiquant le montant des contributions à payer, ainsi que leur date d’exigibilité.
Suivi
Les sommes allouées au budget prévisionnel peuvent évoluer en cours d’année. Pour cette raison, il est important que le conseil d’administration ou le gestionnaire fasse un suivi périodique, afin de mesurer les écarts entre les montants budgétés et ceux dépensés. Si des écarts devaient être constatés, il appartiendrait au conseil d’administration d’apporter les correctifs (si besoin est) au cadre budgétaire de la copropriété. Cela pourrait se faire au moyen d’une réduction des dépenses, ou par l’entremise d’une cotisation spéciale réclamée aux copropriétaires. Rappelons que l'article 1072.1 du Code civil du Québec stipule que le conseil d’administration doit consulter l’assemblée des copropriétaires avant de décider de toutes contribution spéciale aux charges communes.
BON À SAVOIR ! Les dépenses associées à l’utilisation des parties communes à usage restreint doivent faire partie intégrante du budget prévisionnel. Par conséquent, l’assemblée des copropriétaires n’a aucun pouvoir d’approuver le budget des charges communes. Tout au plus peut-elle fournir son éclairage, suggérer des orientations budgétaires et recommander son approbation par les membres du conseil d’administration
À RETENIR: Le budget prévisionnel est préparé par le conseil d’administration, qui peut être assisté, dans cette tâche, par le gestionnaire de la copropriété. En principe, ce budget n’est pas soumis à l’approbation de l’assemblée des copropriétaires. Il doit néanmoins faire l’objet de discussions à l’occasion d’une assemblée générale des copropriétaires.
ATTENTION ! Les déclarations de copropriété publiées avant l’entrée en vigueur du nouveau Code civil du Québec, en 1994, prévoyaient (généralement) que le budget devait être adopté par l’assemblée des copropriétaires. La Cour d'appel a néanmoins reconnu qu’il appartenait au conseil d’administration de décider du contenu final du budget. Dans cette affaire, la déclaration de copropriété comportait une disposition à l’effet qu’en cas de conflit entre cette même déclaration et la loi, cette dernière avait préséance. Or, l’article 1072 du Code civil du Québec reconnait spécifiquement la compétence du conseil d’administration d’adopter le budget après à la consultation de l’assemblée.
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Adoption par le conseil d'administration Avis de cotisation Bilan (état de la situation financière) Budget d'exploitation Budget prévisionnel Charges communes (frais de «condo») Consultation de l'assemblée des copropriétaires Cotisation spéciale (appel de fonds) État des dettes et créances État des résultats États financiers Étude du fonds de prévoyance Exercice financier Fonds d'auto assurance Fonds de prévoyance Note sur les modalités essentielles de tout contrat proposé et de tous travaux projetés Points d'information et de consultation Résolution écrite Trésorier Vote consultatif
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