Fiches pratiques - Gestion copropriété, condo et immeuble

Responsable de la bonne gestion, le gestionnaire joue un rôle clé dans une copropriété. Sa fonction relève généralement de l’autorité du conseil d’administration. Tout comme les administrateurs, sa fonction s’inscrit dans la conservation de l’immeuble dont il a la charge. L’objectif est d’alléger la tâche des administrateurs, et non de s’y substituer, pour ainsi leur permettre d’exercer plus adéquatement leurs pouvoirs décisionnels. Véritable homme-orchestre d’une copropriété, le gestionnaire doit déployer son expérience et ses connaissances au profit du syndicat des copropriétaires pour qui il travaille. Regard sur les différents aspects de la charge.

Faire la distinction entre la charge du gérant de celle du gestionnaire n’est pas une mince affaire. La plupart des acteurs qui travaillent dans le domaine de la copropriété peinent à s’y retrouver en cette matière. À vrai dire, la perception générale quant à la similarité des tâches qui leur incombent est erronée, car ces deux fonctions présentent plusieurs différences. Le gérant dispose de pouvoirs décisionnels au regard de la gestion de la copropriété. Quant au gestionnaire, il agit comme un conseiller et comme celui qui met en œuvre les décisions prises par le conseil d’administration. Il pourrait avoir suggéré des recommandations préalables avant que ces décisions soient mises en application. Regard sur deux fonctions dont les attributs, les pouvoirs et les devoirs se distinguent à plus d’un titre.

Requérir les services d’un gestionnaire de copropriété ne devrait pas se faire à l’aveugle. Malheureusement, lorsqu’un conseil d’administration souhaite mandater la perle rare, il doit bien souvent s’en remettre au pifomètre et à l’intuition, car l’information utile qui permettrait de retenir le bon candidat est bien souvent inaccessible. Certes, la taille du cabinet où œuvre le gestionnaire doit être prise en compte. Il revient aux administrateurs de décider s’ils préfèrent une petite ou une grande société de gestion de copropriété, chaque formule ayant son lot d’avantages et d’inconvénients. Au titre des avantages, la grande société dispose de moyens technologiques et matériels, ainsi que d’un personnel plus nombreux, du moins en principe. Dans une petite société, le gestionnaire de copropriété peut avoir à cœur de satisfaire les clients qui le font vivre, mais il peut aussi avoir un personnel insuffisant. Au-delà ce critère, d’autres éléments doivent être pris en compte dans le choix de ce personnage-clef de la copropriété !

Votre copropriété n’est pas à l’abri d’une fraude. Parmi ceux qui pourraient la commettre figurent les administrateurs, les copropriétaires, le gestionnaire de la copropriété, les fournisseurs de services et les tiers. Par conséquent, il serait sage d’observer les comportements d’éventuels suspects, afin d’y déceler des actes potentiellement frauduleux. Il ne saurait être question de mener une chasse aux sorcières dans un immeuble, néanmoins, certains signes avant-coureurs devraient susciter la méfiance et commander la vigilance.

La production d’un budget annuel prévisionnel est incontournable en copropriété. Sa préparation, son examen préliminaire et son adoption assureront le bon fonctionnement du syndicat de copropriétaires. Il revient au conseil d’administration d’en définir les termes, au regard des coûts qu’il faudra débourser pour qu’un syndicat puisse faire face à ses obligations. Ce budget permet aussi d’établir le montant des contributions de chacun des copropriétaires aux dépenses de la copropriété.   Le tout sera préparé par le conseil d’administration ou le gestionnaire de l’immeuble, en fonction des montants engagés lors d’exercices comptables précédents, ainsi que des dépenses non récurrentes anticipées. La préparation du budget prévisionnel nécessite du temps et de la rigueur.

La copropriété donne lieu à des dépenses relatives à l’entretien des parties communes et l’administration courante du syndicat. Les coûts d'administration, d'entretien, de remplacement, d'amélioration ou de transformation des parties communes constituent des charges qui sont réparties entre les copropriétaires d'un immeuble. On distingue les charges communes générales des charges communes particulières, dont la répartition ne suit pas les mêmes règles. Dans le premier cas, c’est la valeur relative de chaque fraction qui sert à établir la contribution des copropriétaires. Quant aux charges communes particulières, issues des parties communes à usage restreint, les copropriétaires qui les utilisent sont tenus seuls aux charges qui en résultent.

Les déménagements et emménagements impliquent le fait de passer généralement par les parties communes de l’immeuble pour transporter meubles, cartons et autres effets personnels. Ces opérations peuvent se transformer en véritables fouillis ou cauchemars si, dans une copropriété, l'encadrement pour les gérer n'a pas été clairement établi. Si certaines dispositions de la déclaration de copropriété sont universelles sur cette question, rien n'empêche un syndicat de copropriétaires d'en bonifier le contenu, afin de les adapter à sa propre réalité.  

  La notion de dégât d’eau désigne les dommages causés aux biens par l'action de l'eau: cela peut être une canalisation qui éclate à cause du gel, le tuyau d’évacuation de la machine à laver qui rompt ou encore la baignoire qui déborde. Souvent impressionnants, les dégâts d’eau constituent sans doute le problème le plus récurrent dans les immeubles en copropriété. À preuve, au cours des dix dernières années, la proportion de ce type de sinistre a plus que doublé. Ils représentent aujourd'hui la première cause de sinistralité. Ils sont aussi de plus en plus coûteux, que ce soit pour les syndicats ou leurs assureurs. Afin de gérer en amont les conséquences relatives aux dégâts d'eau, vous trouverez ci-dessous des sous-fiches traitant de cette question.

En copropriété divise, la plupart des chauffe-eaux à accumulation (électriques ou au gaz) sont installés au sein même des appartements. Si tel est le cas, cet appareil fait partie intégrante des lots constituant les parties privatives de l'immeuble. Son propriétaire a donc la responsabilité d'assurer son bon fonctionnement, en vérifiant (notamment) tout signe de vétusté, et, le cas échéant, en procédant à son remplacement à ses propres frais. À défaut de le faire, en cas de bris, il pourrait être tenu responsable de tout dommage causé aux parties communes de l’immeuble, ainsi qu’aux parties privatives appartenant aux autres copropriétaires, et ce, jusqu’à concurrence du montant de la franchise prévu à la couverture de l'assurance du syndicat. Regard sur les différents aspects techniques et juridiques relatifs à cet appareil indispensable à tout logis.

Le statut juridique des cases de stationnement peut différer au sein d’une copropriété à l'autre, selon ce que la déclaration de copropriété (Acte constitutif de copropriété) en dit. Ces emplacements destinés à garer des véhicules se trouvent soit au sous-sol, soit à l'extérieur d’un immeuble. Il faut distinguer les cases désignées comme des parties privatives des autres, qui peuvent être qualifiées de parties communes ou de parties communes à usage restreint. Chacune d’elles comporte des caractéristiques qui leur sont propres. Tout administrateur doit le savoir, afin que les choses soient claires concernant la répartition des charges communes, et en ce qui a trait à l’entretien ou aux travaux à y faire. Regard sur les différents statuts juridiques des stationnements en copropriété.