Chroniques et conseils sur la gestion d'une copropriété

La comptabilité de la copropriété est gérée par les membres du conseil d'administration ou le gestionnaire désigné par ce dernier. Il est nécessaire pour ceux-ci de comprendre les règles de la comptabilité afin d’assurer la gestion efficace du syndicat de copropriétaires au quotidien et mesurer son résultat d’une manière fiable. Or, les administrateurs et les copropriétaires ne sont pas tous comptables de métier. Il est donc important qu’ils saisissent l’essentiel concernant la comptabilité de leur copropriété. En pratique, plusieurs méthodes de comptabilité peuvent être envisagées : chacune obéit à un principe spécifique et poursuit souvent une finalité bien particulière. On distingue deux types de comptabilité : la comptabilité de caisse et la comptabilité d’exercice.  

Depuis plusieurs années, il a été constaté que le métier de « syndic de copropriété », dénommé au QUÉBEC « gestionnaire de copropriété » n’attirait pas de nouvelles vocations principalement parmi les jeunes. Les jeunes ou les moins jeunes qui choisissent ce secteur d’activités sont bien rares à se destiner au métier d'agent immobilier-syndic. Malgré les efforts des écoles en charge de la formation de base et des fédérations activent dans le secteur, le nombre de syndic inscrit sur le tableau de ’Institut Professionnel des agents Immobiliers (I.P.I.) est en constante diminution. 

22 novembre 2022 - En janvier et février de chaque année, le gestionnaire, le comptable ou l’administrateur d'un syndicat de copropriétaires doit compléter, à la demande des copropriétaires concernés, le formulaire TPZ-1029.MD.5 sur le crédit d’impôt pour maintien à domicile des aînés. Question: ces derniers doivent-ils payer pour la production de ce document? Remplir ce formulaire exige une analyse des livres comptables, afin d’utiliser uniquement les dépenses admissibles. Ce travail peut demander beaucoup de temps, dépendamment du volume de transactions faites dans une copropriété. 

Marseille (Région Provence Côte d’Azur), le 5 novembre 2018 à 9h du matin : L’immeuble en copropriété 65 rue d’Aubagne s’effondre entrainant avec lui la chute de l’immeuble voisin appartement à la Ville. 8 morts sont à déplorer. L’information judiciaire pour « homicides involontaires aggravés et violation d’une obligation de prudence ou de sécurité » a permis de comprendre que l’effondrement a été provoqué par la rupture d’un poteau supportant le plancher du rez-de-chaussée de la copropriété qui n’était pas entretenue correctement. Lille (Région Nord pas de Calais), le 12 novembre 2022 : 1 mort dans l’effondrement de deux immeubles anciens. La nuit précédant le drame, un locataire de l'un des immeubles avait donné l'alerte, permettant l'évacuation des habitants. Un médecin de Calais, qui s'était fait prêter l'appartment dans un bâtiment adjacent, a été retrouvé mort dans les décombres. Ouverture d’une enquête judiciaire sur les causes et les responsabilités des copropriétaires et de la Mairie qui n’aurait pas pris assez à temps un Arrêté de péril et d’interdiction d’habiter, vu l’instabilité du bâtiment.

La taxe sur les produits et services (TPS) et la taxe de vente du Québec (TVQ)) sont perçues au Québec lors de la vente de la plupart des biens et des services. L’application de la Loi sur la taxe d’accise (Partie IX) et de la Loi sur la taxe de vente du Québec à l’égard de dépenses engagées par un syndicat de copropriétaires ainsi qu’aux contributions aux charges communes qu’il reçoit des copropriétaires est un sujet fort complexe. Avant de s’inscrire aux fichiers de la TPS et de la TVQ, un syndicat de copropriétaires a tout intérêt à consulter un fiscaliste. Cela dit, la question demeure : dans quelle situation un syndicat de copropriétaires doit facturer la TPS et la TVQ à un copropriétaire sur ses charges communes (frais de condo) ?

14 août 2022 - Le phénomène du harcèlement psychologique en milieu travail est de plus en plus rapporté et médiatisé. Il se manifeste sous plusieurs formes et ce par des comportements intimidants, vexants et inopportuns. Ce fléau de la société est combattu, partout où il sévit. Nul ne peut se réfugier derrière un quelconque statut juridique, y compris celui de la copropriété. Un syndicat de copropriétaires, en tant qu’employeur, doit prendre les moyens raisonnables pour prévenir toute forme de harcèlement psychologique parmi ses employés et, lorsqu’une telle conduite est portée à sa connaissance, pour la faire cesser.

2 août 2022- Acteurs importants dans plusieurs copropriétés, les employés d’un syndicat de copropriétaires en assurent le bon fonctionnement en exécutant divers services attendus par les résidents. Le syndicat est ainsi « l’employeur », il est donc responsable de la sécurité et de la santé du salarié. Or, la Loi sur les normes du travail prévoit que tout employé a droit à un environnement de travail exempt de toute forme de harcèlement. Aussi, par exemple, en cas de litige du fait d’un copropriétaire qui exercerait une pression régulière sur le concierge ou le portier, le syndicat doit prendre les mesures qui s’imposent. Si l'employé porte plainte pour harcèlement, la responsabilité de la copropriété pourrait être engagée du fait des agissements d’un de ses membres.

  Voilà bientôt 30 années que le métier de syndic de copropriété ( dénommé chez vous  : gestionnaire de copropriétés) dispose en Belgique d’une reconnaissance légale. Intégré dans les activités d’un agent immobilier, le syndic doit être inscrit auprès de l’Institut Professionnel des agents Immobiliers (I.P.I), organisme public et véritable « gendarme de la profession ». Les chroniques, présentées sous forme de questions-réponses, aborderont cette particularité belge, très peu présente en Europe et de par le monde.  

  En théorie, votre copropriété n’a pas nécessairement besoin d’un comptable professionnel agréé pour présenter son information financière, que ce soit les états financiers, les prévisions financières ou les demandes de financement. Des administrateurs compétents ou un gestionnaire pourraient faire le travail et bien présenter l’information financière exigée. Le besoin pourrait cependant se faire sentir si les copropriétaires ont un doute sur le travail, les compétences ou l’honnêteté des membres du conseil d'administration. Les rapports internes soumis aux copropriétaires peuvent aussi être absents ou déficients. Il est également possible que la déclaration de copropriété exige la production d’états financiers certifiés.   

22 février 2022 - Les archives d’une copropriété sont un ensemble de documents conservés pour pouvoir gérer l’immeuble, prouver des droits ou témoigner de certaines activités. On me demande parfois quels sont les délais pendant lesquels les documents contenus aux registres de la copropriété doivent être conservés par le syndicat. La question est légitime, puisque le législateur n’a donné aucune indication explicite à ce sujet dans le Code civil. À moins que ce silence ne signifie plutôt : « Vous devez conserver tout, en permanence! ».  Je penche personnellement de ce côté…