Définition : Renseignements personnels

Ensemble des données permettant d’identifier une personne physique, par exemple au moyen d’une adresse de courriel, d’un numéro de téléphone ou d’un numéro de permis de conduire. Le registre de la copropriété peut contenir des renseignements personnels concernant un copropriétaire, un locataire ou un autre occupant de l’immeuble, conditionnel à ce que ce dernier y consente expressément. Le syndicat de copropriétaires ne peut utiliser ni divulguer ces renseignement personnels sans le consentement de la personne concernée. Il doit toutefois constituer, et tenir à la disposition des copropriétaires, un registre contenant le nom et l’adresse postale de chacun d’eux.

 

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La loi stipule que le syndicat doit tenir un registre à la disposition des copropriétaires. L'article 342 du Code civil du Québec précise que le conseil d'administration tient la liste des membres, ainsi que les livres et registres nécessaires au bon fonctionnement de la personne morale.  Ce registre représente la mémoire et les archives de la copropriété. En ce sens, il a une valeur inestimable. Plus encore qu’un témoin de la saine gestion d’un immeuble, il en est l'outil par excellence. C’est pourquoi « conservation » et « accès » sont les mots clés de ce registre.  
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Le gestionnaire peut être un acteur de premier plan au sein d’une copropriété. À l’instar du conseil d’administration, son rôle vise la conservation de l'immeuble dont il a la charge. Il allège ainsi la tâche des administrateurs, sans pour autant se substituer à eux. Ces derniers pourront ainsi mieux exercer leurs pouvoirs décisionnels. Cela dit, la gestion d’une copropriété n'est pas toujours un long fleuve tranquille. Tout administrateur a donc intérêt à s'assurer que le gestionnaire assume sa mission avec dignité, loyauté, diligence et probité. Pour ce faire, le conseil d'administration a tout intérêt à mettre en place un code de déontologie dans lequel est abordée l'éthique professionnelle, à savoir, notamment, le respect des lois et règlements, la transparence, la confidentialité, les conflits d'intérêts et, bien entendu, la discipline.
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Le conseil d’administration (CA) occupe une place importante dans la gouvernance d’une copropriété. Il tient des réunions aussi souvent que l’intérêt de la collectivité des copropriétaires l’exige, et se saisit de toute question qui intéresse la bonne marche du syndicat. Ces réunions sont animées par un président qui veille à leur bon déroulement. Les administrateurs peuvent y débattre et réfléchir sur les orientations à donner à leur copropriété. Plus la réunion sera préparée avec soin et méthode, plus les administrateurs seront motivés et voudront y participer. Par ailleurs, des règles précises doivent être suivies impérativement, autrement les décisions qui seront prises pourraient être invalidées.
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