Définition : Renseignements personnels

Ensemble des données permettant d’identifier une personne physique, par exemple au moyen d’une adresse de courriel, d’un numéro de téléphone ou d’un numéro de permis de conduire. Le registre de la copropriété peut contenir des renseignements personnels concernant un copropriétaire, mais le syndicat ne peut, sans le consentement de l’intéressé ou l’autorisation de la loi, les communiquer à des tiers ou les utiliser à des fins incompatibles avec celles de sa constitution. Il doit toutefois constituer, et tenir à la disposition des copropriétaires, un registre contenant le nom et l’adresse postale de chacun des copropriétaires.

 

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Question : Je souhaite vendre mon appartement. Je suis conscient que je dois fournir un certain nombre de documents au courtier immobilier qui s’occupe de la vente, à l’acheteur en devenir dont j’aurai accepté l’offre et au notaire qui s’occupe de rédiger les documents officiels de la vente. Précisément, quels sont les documents à communiquer à l'acheteur d'une copropriété?
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Lorsque notre conseil d’administration communique par courriel, avec l’ensemble des copropriétaires, cela est fait de sorte qu’on ne voit pas les adresses courriel des copropriétaires. Il en résulte que personne ne peut voir la réponse des autres et nous ne pouvons donc pas échanger sur le sujet de la communication.  Je trouve cela assez contradictoire, puisque selon notre déclaration de copropriété nous devons fournir nos coordonnées et notre adresse courriel au conseil d’administration. De plus il est indiqué que le registre du syndicat contient l’adresse courriel des copropriétaires. On m’a cité la protection de la vie privée pour justifier cette approche à la communication. Question: Suis-je en droit d’exiger du conseil d’administration que celui-ci me communique l’adresse courriel des copropriétaires?
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Le gestionnaire peut être un acteur de premier plan au sein d’une copropriété. À l’instar du conseil d’administration, son rôle vise la conservation de l'immeuble dont il a la charge. Il allège ainsi la tâche des administrateurs, sans pour autant se substituer à eux. Ces derniers pourront ainsi mieux exercer leurs pouvoirs décisionnels. Cela dit, la gestion d’une copropriété n'est pas toujours un long fleuve tranquille. Tout administrateur a donc intérêt à s'assurer que le gestionnaire assume sa mission avec dignité, loyauté, diligence et probité. Pour ce faire, le conseil d'administration a tout intérêt à mettre en place un code de déontologie dans lequel est abordée l'éthique professionnelle, à savoir, notamment, le respect des lois et règlements, la transparence, la confidentialité, les conflits d'intérêts et, bien entendu, la discipline.
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Le conseil d’administration (CA) occupe une place importante dans la gouvernance d’une copropriété. Il tient des réunions aussi souvent que l’intérêt de la collectivité des copropriétaires l’exige, et se saisit de toute question qui intéresse la bonne marche du syndicat. Ces réunions sont animées par un président qui veille à leur bon déroulement. Les administrateurs peuvent y débattre et réfléchir sur les orientations à donner à leur copropriété. Plus la réunion sera préparée avec soin et méthode, plus les administrateurs seront motivés et voudront y participer. Par ailleurs, des règles précises doivent être suivies impérativement, autrement les décisions qui seront prises pourraient être invalidées.
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27 mars 2012-  Tout syndicat de copropriété doit constituer et maintenir des registres, en plus d’en permettre la consultation par les copropriétaires. Or, cet accès aux registres ne s’effectue pas toujours de façon harmonieuse. D’une part, il y a des copropriétaires suspicieux qui multiplient les demandes de consultation des registres, croyant y trouver une preuve de malversation de la part des administrateurs. D’autre part, ce sont parfois les administrateurs qui agissent en roitelets et refusent l’accès aux registres à un copropriétaire. Où se trouve le juste milieu ? 
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