Définition : Procuration

Document que signe un copropriétaire (mandant) et qui constate un mandat en faveur d'un autre copropriétaire ou d'un tiers (mandataire). Fréquemment, ce mandat consiste à représenter et à agir au nom d'un copropriétaire à l'assemblée des copropriétaires. À noter qu’il y a lieu de distinguer la procuration générale (le mandataire obtient des pouvoirs étendus) de celle qui est spécifique (le mandant donne précisément ses instructions de vote). Ce pouvoir et, le cas échéant, l’écrit qui le constate, s’appellent aussi mandat.

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17 avril 2021  Tout copropriétaire peut déléguer son droit de vote à un mandataire. C’est ainsi qu’avec les documents d’avis de convocation des assemblées contenant ordre du jour, états financiers et budget se trouvent généralement un formulaire vierge de procuration. Cependant, comme rien n’oblige le conseil d’administration à y en inclure un, il peut être nécessaire qu’un copropriétaire en prépare un lui-même. Outil redoutable lors des assemblées et objet de convoitise pour plusieurs lorsqu’il est prévu un vote déterminant dans la copropriété. Or les procurations et leur validité font souvent l’objet de questionnements et de tentatives malheureuses de les contrer. Qu’en est-il?
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PROCURATION (MODÈLE)   Le  _____________________ 20__     Au Syndicat des copropriétaires _______________ (nom du Syndicat),   Je (nous), soussigné(e)(s),  ……… (prénom, nom et adresse du mandant), propriétaire(s) de la fraction de copropriété portant le numéro civique ___________________, appartement numéro  ______, à (nom de la ville), mandate (mandatons) par la présente M. ……… (nom, prénom et adresse du mandataire), mon (notre) mandataire, aux fins d’assister à l’assemblée annuelle des copropriétaires qui se tiendra le ____________________.
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Question : Notre copropriété comporte 6 appartements. Je fais partie du conseil d'administration qui est composé de trois administrateurs. N’ayant pu assister à une réunion du conseil d'administration, j’ai donné une procuration à mon voisin. Les deux membres du conseil d'administration ont refusé à cette personne le droit de participer à la réunion.  Est-ce légal ? 
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Il est possible de prendre une décision sans se réunir. L’article 354 du Code civil du Québec reconnaît la valeur d’une résolution écrite : « Les résolutions écrites, signées par toutes les personnes habiles à voter, ont la même valeur que si elles avaient été adoptées lors d’une réunion du conseil d’administration, d’une assemblée des membres ou d’une séance d’un autre organe ». Les copropriétaires et les administrateurs peuvent se prononcer sur une résolution au moyen d’un écrit, sans qu’aucune réunion du conseil d’administration ou assemblée de copropriétaires n’ait été tenue comme telle. Ce mécanisme a été prévu par la loi, advenant qu’il ne soit pas absolument nécessaire qu’une réunion ou assemblée soit convoquée, car l’essentiel du sujet à débattre a déjà été traité en amont, à la satisfaction de tous. On vient ainsi aplanir un formalisme qui n’a pas lieu d’être, bien que la résolution écrite doit être utilisée avec prudence et parcimonie.
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Pour que le conseil d’administration (CA) puisse valablement délibérer et prendre des décisions, la déclaration de copropriété prévoit, généralement, qu’un nombre minimum d’administrateurs doit participer aux réunions du CA. On appelle cette exigence le quorum. À moins que le conseil d’administration ne soit composé d’un administrateur unique, le quorum à une réunion du conseil d'administration est généralement fixé par le règlement de l'immeuble à la majorité des administrateurs en poste. Rappelons que le quorum est défini en vue d’assurer la représentativité et l’autorité du conseil d'administration. Il permet d’éviter les prises de décision par un nombre restreint d'administrateurs. C'est pourquoi, celui-ci doit être vérifié à chaque réunion du CA. 
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Un des moments essentiels de la copropriété est sans aucun doute celui de l’assemblée des copropriétaires. C’est au cours de cette réunion que de grandes décisions de la copropriété sont votées, telles que la réalisation de certains travaux, la vente d'une partie commune et la modification de la déclaration de copropriété. Les copropriétaires pourront également y débattre et réfléchir sur les orientations à donner à leur copropriété.
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J’étais absent lors de la dernière assemblée des copropriétaires. Les administrateurs sont des « tout-croches » et je ne vois pas pourquoi j'irais écouter ce qu'ils ont à dire. D'ailleurs, comme d'habitude, ils ont voté des affaires totalement absurdes, comme des travaux somptuaires de réhabilitation pour le hall d'entrée de l'immeuble. Question: Suis-je quand même obligé de me soumettre aux décisions qui y ont été prises ?
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Dans notre copropriété, il y a un désintérêt manifeste des copropriétaires qui se traduit par une très faible participation aux assemblées des copropriétaires. Il arrive même depuis plusieurs années que nous ayons de la difficulté à atteindre le quorum. La situation devient difficile car les décisions qui arrivent tout de même parfois à être prises, ne sont pas ou peu respectées. Question: Que faire devant un tel désintérêt ?
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  Lors des dernières assemblées annuelles, les administrateurs détenaient plus que 50 % des voix (procurations plus leurs propres votes). Il dispose du coup d'un nombre de votes suffisant pour être réélu année après année. Nous nous sentons démunis car nous n'avons pas vraiment le pouvoir de renverser la tendance lors du vote. Question: Est-il possible à l'avenir de limiter le nombre de procurations que peut détenir un administrateur lors d’assemblées de copropriétaires ?  
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Au cours d’une assemblée des copropriétaires sont prises des décisions importantes pour chaque membre de la copropriété. Que ce soit pour des travaux de transformation ou d'amélioration des parties communes, l’élection des membres du conseil d'administration, c’est aux copropriétaires d’en décider. Or, si un copropriétaire est absent et n'a pas pris le soin de se faire représenter à l'assemblée, son vote risque de cruellement faire défaut. Cela peut également empêcher l’obtention du quorum et par conséquent la tenue de l’assemblée des copropriétaires.  
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