Définition : Plans et devis de l'immeuble bâti

Les « plans » constituent la représentation technique et graphique, faits à l'échelle, d'une construction. Ils doivent être signés, selon le cas, par un ingénieur ou un architecte qui doivent y apposer leur sceau. Les « devis » constituent quant à eux un document écrit énonçant la nature et les détails des travaux réalisés. Ils comportent notamment les spécifications techniques et une description qualitative détaillée des matériaux utilisés. Les plans et devis de l'immeuble bâti permettent au conseil d'administration de faciliter l’entretien du bâtiment ainsi que les interventions futures (rénovation, modification et agrandissement). Ces documents font partie du registre de la copropriété et doivent être tenus à la disposition de tout copropriétaire qui en fait la demande.

 BON À SAVOIR! L'article 1083.1 du Code civil du Québec prévoit que le syndicat peut, à ses frais, obtenir les plans et devis de l’immeuble détenus par un architecte ou un ingénieur; celui-ci est tenu de les fournir au syndicat sur demandeDe plus, les promoteurs doivent fournir au syndicat de copropriétaires tous les plans et devis disponibles, dont ceux liés aux modifications substantielles apportées à l’immeuble.

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3 mai 2022-  Le devoir d'entretien et de conservation de l'immeuble qui incombe aux administrateurs d'une copropriété implique un jour de faire affaires avec des entrepreneurs en construction. Que ce soit pour remplacer la toiture, rénover le hall d'entrée ou réparer les parements de briques et la maçonnerie, il importe d'être vigilant lors de l'octroi de tels contrats, compte tenu de leurs coûts souvent très élevés. En tant que mandataires du syndicat, les administrateurs doivent agir avec prudence, afin de protéger les intérêts de la collectivité des copropriétaires. Cela se traduit par diverses règles qui devraient être suivies, particulièrement lorsque les travaux sont importants :
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22 février 2022 - Les archives d’une copropriété sont un ensemble de documents conservés pour pouvoir gérer l’immeuble, prouver des droits ou témoigner de certaines activités. On me demande parfois quels sont les délais pendant lesquels les documents contenus aux registres de la copropriété doivent être conservés par le syndicat. La question est légitime, puisque le législateur n’a donné aucune indication explicite à ce sujet dans le Code civil. À moins que ce silence ne signifie plutôt : « Vous devez conserver tout, en permanence! ».  Je penche personnellement de ce côté…
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Les dépenses liées à l’entretien et à l’administration des parties communes d’une copropriété commencent dès sa naissance. Il est par conséquent nécessaire que chaque copropriété soit dotée, dès la publication de la déclaration de copropriété, d'un conseil d'administration pour l'administrer. Ce conseil d'administration constitue l’organe exécutif du syndicat et en est le représentant légal. Quant à ses membres, ils agissent comme mandataires du syndicat. Afin d'assurer le démarrage du syndicat, le promoteur désigne généralement, dans la déclaration de copropriété (règlement de l’immeuble), l’un de ses représentants pour agir comme administrateur transitoire du syndicat.  Son rôle est d’accompagner les copropriétaires, de gérer la copropriété et de voir à l’organisation de l'assemblée extraordinaire de transition pour élire les nouveaux administrateurs devant constituer le conseil d’administration.
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La loi prévoit que le syndicat doit tenir un registre à la disposition des copropriétaires. L'article 342 du Code civil du Québec précise que le conseil d'administration tient la liste des membres, ainsi que les livres et registres nécessaires au bon fonctionnement de la personne morale.  Ce registre représente la mémoire du bâtiment pour ceux qui l’administre. Il constitue l'historique du vécu de la copropriété dès sa conception, et ce en précisant son entretien et les travaux entrepris, tout en répertoriant les entrepreneurs et fournisseurs qui sont intervenus. En ce sens, il a une valeur inestimable. Le syndicat doit préserver à des fins d'organisation et de gestion, ou encore à des fins de protection juridique et de preuve, l'ensemble des documents pièces et informations relatives au fonctionnement de la copropriété. C’est pourquoi « conservation », « accès » et « archives » sont les mots clés de ce registre.   
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Le Plan de garantie des bâtiments résidentiels neufs se distingue des plans de garantie privés offerts sur le marché par la nature des garanties offertes et les mécanismes pour faire valoir ses droits. À cet égard, ses modalités sont établies dans le  Règlement sur le plan de garantie des bâtiments résidentiels neufs, qui relève de la Régie du bâtiment du Québec (RBQ). Enfin, à l’opposé des plans de garantie privés, tout acquéreur d’un bâtiment couvert par ce plan en bénéficie automatiquement. Comme il s’agit d’un régime visant la protection minimale des droits des consommateurs, ceux-ci ne peuvent pas renoncer à cette garantie obligatoire, même s’ils signent un document en ce sens.
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Les travaux à réaliser dans les parties communes sont engagés par le syndicat de copropriétaires. En tant que maître d'ouvrage, il en est le commanditaire et le bénéficiaire. C’est lui qui définit le cahier de charges et par conséquent les besoins, le budget, le calendrier prévisionnel ainsi que les objectifs à atteindre. En matière de travaux, le syndicat devrait toujours s’en tenir au rôle qui lui est dévolu. Il ne devrait jamais se substituer à l’entrepreneur général, par exemple en mandatant lui-même les sous-traitants qui feront les travaux, ou en s’immisçant dans la conduite du chantier, en lieu et place des personnes qui en sont les responsables.
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