Définition : Fonds de prévoyance

Fonds dédié aux dépenses relatives aux réparations majeures et au remplacement des parties communes de l’immeuble, par opposition à leur simple entretien. Ce fonds ne doit pas être utilisé pour payer les dépenses d’entretien courant. Il vise à anticiper le financement à long terme de travaux importants sur les parties communes, qui requièrent des investissements considérables, en les étalant dans le temps. Il appartient au conseil d'administration, après consultation de l'assemblée des copropriétaires, de déterminer le coût estimatif de ces dépenses et les sommes à verser au fonds de prévoyance.

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Un syndicat de copropriétaires a l’obligation de comptabiliser ses opérations par fonds. Le Code Civil du Québec impose la création d’un fonds général, d’un fonds de prévoyance et en avril 2022, la création du fonds d’auto assurance. La création du fonds d’auto assurance anticipée est recommandée. Le fonds général pour les opérations courantes est aussi parfois appelé fonds d’administration ou fonds d’opération.  
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Le fonds d’auto assurance est affecté au paiement des franchises prévues par les assurances souscrites par le syndicat et d'un montant additionnel raisonnable Questions : Qu'est-ce qu'un montant additionnel raisonnable? Comment fait-on pour connaitre la somme additionnelle? On doit se fier sur quoi exactement pour définir la somme additionnelle?
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Lors de notre dernière assemblée générale annuelle, le conseil d’administration nous a informé qu'il allait prendre $10,000 de notre fonds de prévoyance pour constituer un fonds d'auto assurance. Pour justifier leur décision, les administrateurs nous ont indiqué que cette façon de faire évitera l'imposition d'une cotisation spéciale. Plusieurs copropriétaires semblaient en accord. Question: Est-ce que le C.A. peut décider unilatéralement d'utiliser une partie des sommes accumulées au fonds de prévoyance pour constituer un fond d'auto assurance sans consulter ou obtenir l'approbation des copropriétaires? Et si oui est-ce une bonne façon de gérer les fonds de notre copropriété? Réponse : L'assemblée des copropriétaires n'a pas de pouvoir décisionnel relativement à la gestion financière de la copropriété, puisque le tout relève de la compétence du C.A. Toutefois, il ne lui est pas permis de prendre des argents du fonds de prévoyance pour autre chose que d’assumer les coûts liées aux réparations majeures ou au remplacement des parties communes de l’immeuble. Ce qu’il faut retenir, c’est que le législateur a prévu l’objet du fonds de prévoyance: il est strictement réservé aux réparations majeures et au remplacement des parties communes. Il ne doit pas être utilisé pour financer autre chose.
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Le fonds d'auto assurance deviendra obligatoire le 15 avril 2022, en vertu de l’adoption du projet de loi 141, en 2018, qui a notamment créé l’article 1071.1 du Code civil du Québec. Il était devenu nécessaire, en raison d’une augmentation substantielle des franchises (déductible) d’assurance. Le montant de ces franchises était auparavant négligeable la plupart du temps, alors qu’aujourd’hui, il peut atteindre des dizaines, voire des centaines de milliers de dollars.  Plusieurs syndicats de copropriétaires prévoyants n’ont pas attendu, ou n’attendront pas le 15 avril 2022 pour constituer un fonds d’auto assurance, par le fait d’une gestion axée sur la logique et le pragmatisme.
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La plupart des contrats d'assurance comportent des franchises (communément appelée « déductible »), dont les montants varient en fonction du risque assuré (ex. : incendie et dégâts d’eau). Pour une collectivité de copropriétaires, cette franchise touche l’assurance du bâtiment et l’assurance responsabilité civile du syndicat, des administrateurs, des officiers d’assemblée, du gérant et du gestionnaire. Concernant l’assurance du copropriétaire, chaque contrat d’assurance d’habitation contient généralement une ou plusieurs franchises qui varient selon la nature du sinistre subi.
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Le fonds de prévoyance est le "bas de laine" d'une copropriété. Il sera indispensable lorsque viendra le temps d'engager des travaux majeurs dans l'immeuble, ou qu'il faudra remplacer des parties communes arrivées à échéance.
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Le fonds de prévoyance est strictement réservé aux réparations majeures et au remplacement des parties communes. Il ne doit pas être utilisé pour assurer leur entretien.
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Le certificat d’état d’immeuble correspond à un « bilan » de l’immeuble : il constate la qualité du bâtiment, à un moment précis. Il comprend l’inventaire des composantes de l’immeuble (espaces extérieurs, bâtiments, logements, équipements, etc.) qui feront l’objet d’une évaluation pour les fins du fonds de prévoyance. Bien il n’y ait pas d’obligation légale à cet effet, ce document devrait être préparé par un technologue professionnel, ingénieur, architecte.
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La production d’un budget annuel prévisionnel est incontournable en copropriété. Sa préparation, son examen préliminaire et son adoption assureront le bon fonctionnement du syndicat de copropriétaires. Il revient au conseil d’administration d’en définir les termes, au regard des coûts qu’il faudra débourser pour qu’un syndicat puisse faire face à ses obligations. Ce budget permet aussi d’établir le montant des contributions de chacun des copropriétaires aux dépenses de la copropriété.   Le tout sera préparé par le conseil d’administration ou le gestionnaire de l’immeuble, en fonction des montants engagés lors d’exercices comptables précédents, ainsi que des dépenses non récurrentes anticipées. La préparation du budget prévisionnel nécessite du temps et de la rigueur.
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    Question: Nous avons accumulé des sommes importantes pour la réfection de la toiture qui doit avoir lieu dans dix ans. Dans le cadre de la vente de mon appartement, puis-demander à l'acheteur ou au syndicat le remboursement des cotisations que j’ai versées au fonds de prévoyance?    
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Les travaux en copropriété sont d’une importance capitale. Pourtant, bien souvent, ils sont les grands négligés d’un syndicat de copropriétaires. Ceux qu’il faudra éventuellement réaliser dans les parties communes peuvent être de petite ou de grande envergure. Mais encore faut-il avoir l'argent nécessaire pour en assumer la facture. Une bonne planification financière est donc souhaitable à moyen et long terme, afin qu’une collectivité de copropriétaires puisse protéger adéquatement son investissement immobilier.
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Avant d’acheter l’appartement de vos rêves, informez-vous sur l’état des charges communes qui s’y rattachent, plus particulièrement celles qui sont possiblement demeurées impayées par le vendeur. Les charges communes, mieux connues sous l’appellation « frais de condo », que vous devrez payer une fois devenu propriétaire, représentent un volet primordial à considérer. Elles correspondent aux dépenses courantes que vous devrez régler régulièrement pour le fonctionnement, l’administration de la copropriété et l’entretien des parties communes. Chaque copropriétaire y participe et les règle généralement chaque début de mois.
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Lorsque vous achetez une unité en copropriété divise, vous n’acquérez pas seulement un appartement. Vous rejoignez également un groupe de copropriétaires imputables au regard des comptes à payer pour entretenir et conserver l’immeuble. Il convient donc d’être prudent et de vérifier, en amont, les états financiers et la bonne gestion du syndicat. Pour y voir plus clair en cette matière, les deux questions élémentaires à poser sont les suivantes : est-ce que les administrateurs ont mis en place une gestion appropriée? Et est-ce qu’ils maîtrisent adéquatement son volet financier? Pour le savoir, vous devrez interroger le vendeur et le syndicat. Ainsi, vous pourrez constater si la copropriété est dotée d'une comptabilité rigoureuse ou non.
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En matière de fonds de prévoyance, un syndicat de copropriétaires doit se doter de lignes directrices pour le placement des sommes accumulées dans ce fonds. Il doit définir clairement les objectifs de rendement et de risque pour une période déterminée tout en tenant compte des contraintes telles que les besoins de liquidité, le contexte légal et les circonstances exceptionnelles. Cette tâche est délicate, car un syndicat de copropriétaires agit à titre d’administrateur du bien d’autrui. C’est pourquoi Il doit se soumettre à des règles restrictives et conservatoires en matière de placement. Le syndicat est ainsi assujetti aux règles de placements présumés sûrs prévues aux articles 1339 à 1344 du Code civil du Québec. Placements autorisés L’article 1071 du Code civil du Québec prévoit que le fonds de prévoyance doit être en partie liquide, disponible à court terme et son capital doit être garanti. Cela exclut donc tout placement spéculatif. Les membres du conseil d’administration doivent ainsi restreindre leurs choix à des placements présumés sûrs au sens de l'article 1339 du Code civil du Québec. De plus, les sommes investies ne doivent pas fluctuer, mais demeurer garanties pendant toute la durée du placement (et non pas seulement à son échéance). L'argent doit pouvoir être rendu sur demande ou dans un délai maximal de 30 jours, à moins que le montant ne soit garanti par l'Autorité des marchés financiers (maximum de 100 000 $ par compte et par institution financière).
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La gestion d’un patrimoine immobilier nécessite la mise en place de solutions informatiques performantes afin d’assurer une parfaite connaissance de l’immeuble. Les outils informatiques appropriés permettent une gestion efficace et économique de l’état de l’immeuble, mais facilitent aussi la consultation et la mise à jour rapide des informations concernant les composantes de l’immeuble (ex. : le répertoire des équipements existants, leur état, les opérations effectuées, l’entretien et les correctifs à effectuer, etc.).
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Le plan de gestion d’actifs décrit et chiffre les mesures prises par le conseil d’administration relativement au fonds de prévoyance, afin d’assurer la conservation et l’entretien du patrimoine immobilier. Ce plan définit le scénario d’intervention visant à maintenir l’actif, quantifie le coût de sa mise en œuvre et établit la stratégie de financement. Il précise donc : Le niveau d’entretien; Les correctifs à apporter à l’immeuble; L’estimation du montant du fonds de prévoyance et de l’entretien; Le scénario choisi par le conseil d’administration.
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L’étude du fonds de prévoyance doit-elle être réévaluée régulièrement?
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Pour constituer un fonds de prévoyance adéquat, le conseil d'administration doit estimer le coût des réparations majeures et remplacement des parties communes. Le Projet de loi 16 a modifié le Code civil du Québec afin d’assujettir le syndicat des copropriétaires à certaines obligations supplémentaires, dont celle d’obtenir une étude du fonds de prévoyance établissant les sommes nécessaires pour que ce fonds soit suffisant pour payer les réparations majeures ou le remplacement des parties communes. Cette étude doit être tenue à la disposition des copropriétaires.
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Je suis copropriétaire depuis peu. L’immeuble que j’habite compte 10 unités. La contribution au fonds de prévoyance y est substantielle. En fait, elle grève 20% du budget de la copropriété! Cela me semble excessif.  Question : Existe-t-il un plafond pour les montants versés au fonds de prévoyance?
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Avec l’entrée en vigueur du Code civil du Québec, en 1994, le législateur québécois a introduit l’obligation, pour tout syndicat de copropriétaires, d’avoir un « fonds de prévoyance ». Cette obligation visait à combler une lacune du droit antérieur. Avant l’adoption de cette loi, il était courant qu’une copropriété dispose d’un « fonds de réserve », encore que le Code civil du Bas-Canada était silencieux sur cette question. La plupart du temps, ce fonds était insuffisant, en raison des faibles contributions qui y étaient versées. D'ailleurs. les déclarations de copropriété comportaient souvent un plafond de contribution (par exemple 50 000$), au-delà duquel il n'était plus requis de cotiser les copropriétaires.
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Cela fait maintenant un an que j’habite le condo que j’ai acheté dans un immeuble qui vient d’être construit. À ma grande surprise, il n’y a toujours aucun fonds de prévoyance constitué… En effet, nous payons tous les mois les charges communes de l'immeuble (entretien, déneigement, assurances condo), mais aucune contribution de 5% du budget au "fonds de prévoyance". Pourtant, un ami avocat m'a dit que c’était obligatoire! Question: Cette situation est-elle normale?
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