Définition : Fonds de prévoyance

13 mars 2022 — Une étude sur le fonds de prévoyance a récemment été réalisée par l’Institut canadien des actuaires. Cette étude a confirmé une appréhension entretenue depuis plusieurs années : l’indiscipline de nombreux syndicats de copropriétaires a pour conséquence que le fonds de prévoyance des copropriétés reste encore trop souvent dégarni ou insuffisant. Il y est mentionné ce qui suit : Malheureusement à ce jour, les niveaux initiaux des sommes accumulées dans le fonds de prévoyance — selon les contributions minimales admissibles au fonds, calculées conformément à la loi — sont insuffisants pour assurer un amortissement raisonnablement uniforme des coûts au fil du temps et, sans surprise pour les personnes informées, se traduiront par une hausse des frais de copropriété ou des fonds insuffisants pour les réparations et les remplacements des parties communes. 

La personnalité juridique du syndicat est distincte de celle des copropriétaires et des administrateurs. Ses actes n’engagent que lui-même, sauf les exceptions prévues par la loi. Les fautes commises par le syndicat n’ont de conséquence que sur sa propre responsabilité civile et non celle des administrateurs. Dans ces conditions, ils sont tenus indemnes par le syndicat et n'assument aucune responsabilité pour les frais, dépenses, charges ou pertes qu'ils ont encourus pour l'administration de l'immeuble et du syndicat. Ceci constitue le principe de base, mais il est important d’y apporter plusieurs nuances. En effet, un administrateur ne doit jamais perdre de vue l’intérêt de la collectivité des copropriétaires.

Socle de la gestion des copropriétés divises, le financement et la tenue comptable des syndicats de copropriétaires doivent être maitrisés tant par ceux qui ont à établir les comptes que par ceux qui ont à en rendre compte auprès des copropriétaires. Il faut savoir qu'un syndicat de copropriétaires a l’obligation de comptabiliser ses opérations par fonds. Le Code Civil du Québec impose la création d’un fonds général, d’un fonds de prévoyance et depuis avril 2022 d'un fonds d’auto assurance. Le fonds général pour les opérations courantes est aussi parfois appelé fonds d’administration ou fonds d’opération.

Le fonds d’auto assurance est affecté au paiement des franchises prévues par les assurances souscrites par le syndicat et d'un montant additionnel raisonnable Questions : Qu'est-ce qu'un montant additionnel raisonnable? Comment fait-on pour connaitre la somme additionnelle? On doit se fier sur quoi exactement pour définir la somme additionnelle?

Lors de notre dernière assemblée annuelle, le conseil d’administration nous a informé qu'il allait prendre $10,000 de notre fonds de prévoyance pour constituer un fonds d'auto assurance. Pour justifier leur décision, les administrateurs nous ont indiqué que cette façon de faire évitera l'imposition d'une cotisation spéciale. Plusieurs copropriétaires semblaient en accord. Question: Est-ce que le C.A. peut décider unilatéralement d'utiliser une partie des sommes accumulées au fonds de prévoyance pour constituer un fond d'auto assurance sans consulter ou obtenir l'approbation des copropriétaires? Et si oui est-ce une bonne façon de gérer les fonds de notre copropriété? Réponse : L'assemblée des copropriétaires n'a pas de pouvoir décisionnel relativement à la gestion financière de la copropriété, puisque le tout relève de la compétence du C.A. Toutefois, il ne lui est pas permis de prendre des argents du fonds de prévoyance pour autre chose que d’assumer les coûts liées aux réparations majeures ou au remplacement des parties communes de l’immeuble. Ce qu’il faut retenir, c’est que le législateur a prévu l’objet du fonds de prévoyance: il est strictement réservé aux réparations majeures et au remplacement des parties communes. Il ne doit pas être utilisé pour financer autre chose.

La plupart des contrats d'assurance comportent des franchises (communément appelée « déductible »), dont les montants varient en fonction du risque assuré. Par exemple, la franchise pour les dégâts d’eau est généralement d’un montant plus élevé que celle pour l’incendie. La franchise a pour but de responsabiliser l’assuré, en lui faisant prendre en charge une partie des réparations des dommages causés par le sinistre. L’avantage pour le syndicat est de voir sa prime réduite. Pour une collectivité de copropriétaires, cette franchise touche l’assurance du bâtiment et l’assurance responsabilité civile du syndicat, des administrateurs, des officiers d’assemblée, du gérant et du gestionnaire. Concernant l’assurance du copropriétaire, chaque contrat d’assurance d’habitation contient généralement une ou plusieurs franchises qui varient selon la nature du sinistre subi.

Les syndicats de copropriétaires doivent mettre en place un  fonds d'auto assurance liquide et disponible à court terme. Ce fonds a pour objet d’anticiper et financer notamment les dépenses relatives à la réalisation des travaux à venir, par suite d’un sinistre. Ce fonds est devenu obligatoire le 15 avril 2022, par suite de l’adoption du projet de loi 141, en 2018, qui a notamment créé l’article 1071.1 du Code civil du Québec. Il était devenu nécessaire, en raison d’une augmentation substantielle des franchises (déductibles) d’assurance. Le montant de ces franchises était auparavant négligeable la plupart du temps, alors qu’aujourd’hui, il peut atteindre des dizaines, voire des centaines de milliers de dollars. 

Le fonds de prévoyance est le "bas de laine" d'une copropriété. Il sera indispensable lorsque viendra le temps d'engager des travaux majeurs dans l'immeuble, ou qu'il faudra remplacer des parties communes arrivées à échéance.

Avec l’entrée en vigueur du Code civil du Québec, en 1994, le législateur québécois a introduit l’obligation, pour tout syndicat de copropriétaires, de se doter d’un « fonds de prévoyance », afin d’anticiper et de financer les dépenses à venir pour réparer et remplacer les parties communes, que ce soit le bâti ou les équipements qui s’y trouvent. Ce fonds est strictement réservé aux réparations majeures et au remplacement des parties communes. Il ne doit pas être utilisé pour assurer leur entretien. Le Projet de loi 16 a modifié le Code civil du Québec afin d’assujettir le syndicat des copropriétaires à certaines obligations supplémentaires, dont celle d’obtenir une étude du fonds de prévoyance établissant les sommes nécessaires pour que ce fonds soit suffisant. Regard sur les différents aspects de cette épargne collective.

Tout syndicat de copropriétaires a des obligations à assumer en matière d’entretien des parties communes. Le certificat d’état d’immeuble est une démarche essentielle pour assurer la conservation de l’immeuble. Il constitue une étape préalable avant de requérir les services d’un professionnel pour établir une étude du fonds de prévoyance.  Le certificat d’état d’immeuble correspond à un « bilan » de l’immeuble : il constate la qualité du bâtiment, à un moment précis. Il comprend l’inventaire des composantes de l’immeuble (espaces extérieurs, bâtiments, logements, équipements, etc.) qui feront l’objet d’une évaluation pour établir les sommes à être versées au fonds de prévoyance. Bien il n’y ait pas d’obligation légale à cet effet, ce document devrait être préparé par un technologue professionnel, ingénieur, architecte.

La production d’un budget annuel prévisionnel est incontournable en copropriété. Sa préparation, son examen préliminaire et son adoption assureront le bon fonctionnement du syndicat de copropriétaires. Il revient au conseil d’administration d’en définir les termes, au regard des coûts qu’il faudra débourser pour qu’un syndicat puisse faire face à ses obligations. Ce budget permet aussi d’établir le montant des contributions de chacun des copropriétaires aux dépenses de la copropriété.   Le tout sera préparé par le conseil d’administration ou le gestionnaire de l’immeuble, en fonction des montants engagés lors d’exercices comptables précédents, ainsi que des dépenses non récurrentes anticipées. La préparation du budget prévisionnel nécessite du temps et de la rigueur.

  Question: Nous avons accumulé des sommes importantes pour la réfection de la toiture qui doit avoir lieu dans dix ans. Dans le cadre de la vente de mon appartement, puis-demander à l'acheteur ou au syndicat le remboursement des cotisations que j’ai versées au fonds de prévoyance? Réponse : Non. Bien que conventionnellement, le vendeur puisse requérir le remboursement à l’acquéreur d'une quote-part des sommes accumulées au fonds de prévoyance, cela n'est pas un élément de négociation lors d’une vente, car en général, il est prévu à l'offre d'achat qu'il n'y a aucune répartition des sommes accumulées au fonds de prévoyance. 

Comme pour toute personne morale, un syndicat de copropriétaires a des obligations fiscales à respecter sous peine de conséquences qui pourraient avoir un impact important sur la situation financière de la copropriété et des copropriétaires. Bien que régi par des règles spécifiques énoncées à l’article 1039 du Code civil du Québec, un syndicat de copropriétaires est considéré par les autorités fiscales du Québec et du Canada comme étant respectivement : Une entreprise en vertu de la Loi sur les impôts; Une société ayant droit au statut d'organisme à but non lucratif en vertu de la Loi de l’impôt sur le revenu.

Les travaux en copropriété sont d’une importance capitale. Pourtant, bien souvent, ils sont les grands négligés d’un syndicat de copropriétaires. Ceux qu’il faudra éventuellement réaliser dans les parties communes peuvent être de petite ou de grande envergure. Mais encore faut-il avoir l'argent nécessaire pour en assumer la facture. Une bonne planification financière est donc souhaitable à moyen et long terme, afin qu’une collectivité de copropriétaires puisse protéger adéquatement son investissement immobilier.

Avant d’acheter l’appartement de vos rêves, informez-vous sur l’état des charges communes qui s’y rattachent, plus particulièrement celles qui sont possiblement demeurées impayées par le vendeur. Les charges communes, mieux connues sous l’appellation « frais de condo », que vous devrez payer une fois devenu propriétaire, représentent un volet primordial à considérer. Elles correspondent aux dépenses courantes que vous devrez régler régulièrement pour le fonctionnement, l’administration de la copropriété et l’entretien des parties communes. Chaque copropriétaire y participe et les règle généralement chaque début de mois.

Lorsque vous achetez une unité en copropriété divise, vous n’acquérez pas seulement un appartement. Vous rejoignez également un groupe de copropriétaires imputables au regard des comptes à payer pour entretenir et conserver l’immeuble. Il convient donc d’être prudent et de vérifier, en amont, les états financiers et la bonne gestion du syndicat. Pour y voir plus clair en cette matière, les deux questions élémentaires à poser sont les suivantes : est-ce que les administrateurs ont mis en place une gestion appropriée? Est-ce que les administrateurs maîtrisent adéquatement son volet financier? Pour le savoir, vous devrez interroger le vendeur et le syndicat. Ainsi, vous pourrez constater si la copropriété est dotée d'une comptabilité rigoureuse ou non.

En matière de fonds de prévoyance, un syndicat de copropriétaires doit se doter de lignes directrices pour le placement des sommes accumulées dans ce fonds. Il doit définir clairement les objectifs de rendement et de risque pour une période déterminée tout en tenant compte des contraintes telles que les besoins de liquidité, le contexte légal et les circonstances exceptionnelles. Cette tâche est délicate, car un syndicat de copropriétaires agit à titre d’administrateur du bien d’autrui. C’est pourquoi Il doit se soumettre à des règles restrictives et conservatoires en matière de placement. Le syndicat est ainsi assujetti aux règles de placements présumés sûrs prévues aux articles 1339 à 1344 du Code civil du Québec.

La gestion d’un patrimoine immobilier nécessite la mise en place de solutions informatiques performantes afin d’assurer une parfaite connaissance de l’immeuble. Les outils informatiques appropriés permettent une gestion efficace et économique de l’état de l’immeuble, mais facilitent aussi la consultation et la mise à jour rapide des informations concernant les composantes de l’immeuble (ex. : le répertoire des équipements existants, leur état, les opérations effectuées, l’entretien et les correctifs à effectuer, etc.).

La plan de la gestion d’actifs (PGA) est un processus complet qui a pour but d’assurer la conservation et l’entretien du patrimoine immobilier. Ce plan détaille les renseignements concernant les parties communes et les mesures requises pour offrir un niveau de service convenu de la manière la plus économique, tout en décrivant les risques associés. Le PGA définit notamment le scénario d’intervention visant à maintenir l’actif, quantifie le coût de sa mise en œuvre et établit la stratégie de financement, et ce généralement sur une période de planification de 10 ans. Il sera lié à un plan financier à long terme s’étendant également sur une période de 10 ans. 

Il y a 7 ans, le conseil d'administration avait retenu les services de professionnels pour établir une étude de fonds de prévoyance. Après en avoir pris connaissance, les administrateurs de l'époque ont trouvé trop coûteux les apports financiers que les copropriétaires devaient verser au fonds de prévoyance. Une vente d’un appartement dans notre immeuble a échoué récemment, car l'acheteur a été informé que les charges communes n'avaient pas été augmentées de façon conséquente. Nous souhaitons mettre de l'ordre dans notre copropriété en respectant les recommandations de l'étude de fonds de prévoyance. Question: L’étude du fonds de prévoyance doit-elle être actualisée et si oui doit-elle être réévaluée régulièrement?

Lorsqu'il s'agit de réparations majeures ou du remplacement des parties communes, on tient compte de l'obligation de conservation de l'immeuble imposée au syndicat et son corollaire : la constitution d'un fonds de prévoyance. La contribution requise des copropriétaires au fonds de prévoyance variera selon la méthode de calcul choisie par le professionnel retenu par les membres du conseil d’administration. Quant à sa répartition entre les copropriétaires, celle-ci est généralement établie en fonction de la valeur relative de leur fraction. Toutefois, l’article 1064 du Code civil du Québec vient pondérer cette règle. On y précise que la déclaration de copropriété peut prévoir une répartition différente de la contribution des copropriétaires aux charges relatives aux réparations majeures aux parties communes à usage restreint et au remplacement de ces parties.

Si jolie soit-elle, une copropriété neuve vieillira et nécessitera, tôt ou tard, que des réparations majeures y soient faites.  Or au Québec, environ la moitié des syndicats de copropriétaires ne disposent d’aucun outil de gestion afin que soit adéquatement provisionné le fonds de prévoyance. Cette problématique aux conséquences parfois désastreuses financièrement pour certains copropriétaires, devrait bientôt être solutionnée par l’obligation d’obtenir une étude du fonds de prévoyance à laquelle les Syndicats de copropriétaires seront assujettis par les modifications à venir au Code civil du Québec suivant l’adoption du Projet de loi 16 en décembre 2019. Cette étude de fonds de prévoyance évitera qu’elle se retrouve en difficulté, en raison d’administrateurs qui n’auraient pas planifié, adéquatement, les montants d’argent à y consentir. Regard sur les modalités relatives à l’étude de fonds de prévoyance et aux mesures transitoires entourant ces nouvelles dispositions législatives.

Je suis copropriétaire depuis peu. L’immeuble que j’habite compte 10 unités. La contribution au fonds de prévoyance y est substantielle. En fait, elle grève 20% du budget de la copropriété! Cela me semble excessif. Question : Existe-t-il un plafond pour les montants versés au fonds de prévoyance?

Avec l’entrée en vigueur du Code civil du Québec, en 1994, le législateur québécois a introduit l’obligation, pour tout syndicat de copropriétaires, de constituer un fonds de prévoyance « en fonction du coût estimatif des réparations majeures et du coût de remplacement des parties communes ». Cette obligation visait à combler une lacune du droit antérieur. Avant l’adoption de cette loi, il était courant qu’une copropriété dispose d’un « fonds de réserve », encore que le Code civil du Bas-Canada était silencieux sur cette question. La plupart du temps, ce fonds était insuffisant, en raison des faibles contributions qui y étaient versées. D'ailleurs, les déclarations de copropriété comportaient souvent un plafond de contribution (par exemple 50 000$), au-delà duquel il n'était plus requis de cotiser les copropriétaires.

Cela fait maintenant un an que j’habite le condo que j’ai acheté dans un immeuble qui vient d’être construit. À ma grande surprise, il n’y a toujours aucun fonds de prévoyance constitué… En effet, nous payons tous les mois les charges communes de l'immeuble (entretien, déneigement, assurances condo), mais aucune contribution de 5% du budget au "fonds de prévoyance". Pourtant, un ami avocat m'a dit que c’était obligatoire! Question: Cette situation est-elle normale?