Définition : États financiers

Ensemble des rapports financiers, préparés à la fin de chaque exercice financier, qui dressent le portrait de la situation comptable de copropriété. Ils comprennent notamment le bilan financier et l'état des résultats de l'exercice écoulé. Il y a trois types de missions comptables dont peuvent faire l’objet les états financiers du syndicat de copropriétaires : une mission d’audit, une mission d’examen ou une mission de compilation (avis au lecteur). Ces documents font partie du registre de la copropriété et doivent être tenus à la disposition de tout copropriétaire qui en fait la demande.

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La présence d’un conseil d’administration est obligatoire dans une copropriété. Il constitue l’organe exécutif du syndicat et en est le représentant légal. Quant à ses membres, ils agissent comme mandataires du syndicat. Lorsqu’une copropriété est nouvellement constituée, la déclaration de copropriété prévoit généralement la nomination d’un administrateur transitoire, qui exerce les fonctions du conseil d’administration jusqu’à ce que l’assemblée des copropriétaires nomme un nouveau conseil d’administration. Conséquemment, les obligations liées à l’administration, ci-dessous énumérées, s’appliquent à cet administrateur. 
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La production d’un budget annuel prévisionnel est incontournable en copropriété. Sa préparation, son examen préliminaire et son adoption assureront le bon fonctionnement du syndicat de copropriétaires. Il revient au conseil d’administration d’en définir les termes, au regard des coûts qu’il faudra débourser pour qu’un syndicat puisse faire face à ses obligations. Ce budget permet aussi d’établir le montant des contributions de chacun des copropriétaires aux dépenses de la copropriété.   Le tout sera préparé par le conseil d’administration ou le gestionnaire de l’immeuble, en fonction des montants engagés lors d’exercices comptables précédents, ainsi que des dépenses non récurrentes anticipées. La préparation du budget prévisionnel nécessite du temps et de la rigueur.
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La loi stipule que le syndicat doit tenir un registre à la disposition des copropriétaires. L'article 342 du Code civil du Québec précise que le conseil d'administration tient la liste des membres, ainsi que les livres et registres nécessaires au bon fonctionnement de la personne morale.  Ce registre représente la mémoire et les archives de la copropriété. En ce sens, il a une valeur inestimable. Plus encore qu’un témoin de la saine gestion d’un immeuble, il en est l'outil par excellence. C’est pourquoi « conservation » et « accès » sont les mots clés de ce registre.  
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1 mars 2016 - En théorie, votre copropriété n’a pas nécessairement besoin d’un comptable professionnel agréé pour présenter son information financière, que ce soit les états financiers, les prévisions financières ou les demandes de financement. Des administrateurs compétents ou un gestionnaire pourraient faire le travail et bien présenter l’information financière exigée. 
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 2 septembre 2011- On ne saurait assez insister sur l’importance de constituer et tenir à jour des registres de copropriété complets et ordonnés. En tant qu’entité distincte de ses membres, le syndicat a une « vie corporative » qui doit être clairement et efficacement documentée.  Doivent donc être conservés au registre :
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Lorsque vous achetez une unité en copropriété divise, vous n’acquérez pas seulement un appartement. Vous rejoignez également un groupe de copropriétaires imputables au regard des comptes à payer pour entretenir et conserver l’immeuble. Il convient donc d’être prudent et de vérifier, en amont, les états financiers et la bonne gestion du syndicat. Pour y voir plus clair en cette matière, les deux questions élémentaires à poser sont les suivantes : est-ce que les administrateurs ont mis en place une gestion appropriée? Et est-ce qu’ils maîtrisent adéquatement son volet financier? Pour le savoir, vous devrez interroger le vendeur et le syndicat. Ainsi, vous pourrez constater si la copropriété est dotée d'une comptabilité rigoureuse ou non.
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Question: Nous aimerions savoir si la loi nous oblige à faire auditer les états financiers de notre syndicat par un comptable.
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