Définition : États financiers

Ensemble des rapports financiers, préparés à la fin de chaque exercice financier, qui dressent le portrait de la situation comptable de la copropriété. Ils comprennent notamment le bilan financier et l'état des résultats de l'exercice écoulé. Il y a trois types de missions comptables dont peuvent faire l’objet les états financiers du syndicat de copropriétaires : une mission d’audit, une mission d’examen ou une mission de compilation (avis au lecteur). Ces documents font partie du registre de la copropriété et doivent être tenus à la disposition de tout copropriétaire qui en fait la demande.

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Le promoteur, qui fait bien souvent office d'administrateur transitoire tant qu'il détient la majorité des voix d'une copropriété, devra éventuellement procéder à la passation des pouvoirs vers le futur conseil d'administration. Celui-ci sera élu à l'occasion d'une assemblée extraordinaire de transition, laquelle doit être tenue quand ce même promoteur perd la majorité des voix dans l'immeuble. Dès la naissance de la copropriété, c'est-à-dire lorsque la déclaration de copropriété est publiée au Registre foncier du Québec,  l’équipe Therrien Couture Joli-Coeur offre de prendre en charge toutes les étapes relatives au démarrage du syndicat et à l’organisation complète de la première assemblée des copropriétaires au cours de laquelle on met fin à l’administration transitoire. Notre cabinet peut, dans le cadre de cette prestation de services, guider l'administrateur transitoire et les copropriétaires à travers chacune des étapes du démarrage de votre syndicat de copropriété, et vous donner tous les conseils nécessaires pour assurer un démarrage efficace de la copropriété.
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La présence d’un conseil d’administration est obligatoire dans une copropriété. Il constitue l’organe exécutif du syndicat et en est le représentant légal. Quant à ses membres, ils agissent comme mandataires du syndicat. Lorsqu’une copropriété est nouvellement constituée, la déclaration de copropriété prévoit généralement la nomination d’un administrateur transitoire, qui exerce les fonctions du conseil d’administration jusqu’à ce que l’assemblée des copropriétaires nomme un nouveau conseil d’administration. Cette période transitoire s'avère généralement délicate en raison des problèmes forcément nombreux et complexes relatifs aux malfaçons, vices cachés et vices de construction. Et ce sans compter que l'administrateur transitoire mis en place par le promoteur peut avoir un rôle négatif : protéger le promoteur et transférer sur la copropriété des charges revenant en principe au promoteur. 
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Les dépenses liées à l’entretien et à l’administration des parties communes d’une copropriété commencent dès sa naissance. Il est par conséquent nécessaire que chaque copropriété soit dotée, dès la publication de la déclaration de copropriété, d'un conseil d'administration pour l'administrer. Ce conseil d'administration constitue l’organe exécutif du syndicat et en est le représentant légal. Quant à ses membres, ils agissent comme mandataires du syndicat. Afin d'assurer le démarrage du syndicat, le promoteur désigne généralement, dans la déclaration de copropriété (règlement de l’immeuble), l’un de ses représentants pour agir comme administrateur transitoire du syndicat.  Son rôle est d’accompagner les copropriétaires, de gérer la copropriété et de voir à l’organisation de l'assemblée extraordinaire de transition pour élire les nouveaux administrateurs devant constituer le conseil d’administration.
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La production d’un budget annuel prévisionnel est incontournable en copropriété. Sa préparation, son examen préliminaire et son adoption assureront le bon fonctionnement du syndicat de copropriétaires. Il revient au conseil d’administration d’en définir les termes, au regard des coûts qu’il faudra débourser pour qu’un syndicat puisse faire face à ses obligations. Ce budget permet aussi d’établir le montant des contributions de chacun des copropriétaires aux dépenses de la copropriété.   Le tout sera préparé par le conseil d’administration ou le gestionnaire de l’immeuble, en fonction des montants engagés lors d’exercices comptables précédents, ainsi que des dépenses non récurrentes anticipées. La préparation du budget prévisionnel nécessite du temps et de la rigueur.
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La loi stipule que le syndicat doit tenir un registre à la disposition des copropriétaires. L'article 342 du Code civil du Québec précise que le conseil d'administration tient la liste des membres, ainsi que les livres et registres nécessaires au bon fonctionnement de la personne morale.  Ce registre représente la mémoire et les archives de la copropriété. En ce sens, il a une valeur inestimable. Plus encore qu’un témoin de la saine gestion d’un immeuble, il en est l'outil par excellence. C’est pourquoi « conservation » et « accès » sont les mots clés de ce registre.
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1 mars 2016 - En théorie, votre copropriété n’a pas nécessairement besoin d’un comptable professionnel agréé pour présenter son information financière, que ce soit les états financiers, les prévisions financières ou les demandes de financement. Des administrateurs compétents ou un gestionnaire pourraient faire le travail et bien présenter l’information financière exigée. 
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 2 septembre 2011- On ne saurait assez insister sur l’importance de constituer et tenir à jour des registres de copropriété complets et ordonnés. En tant qu’entité distincte de ses membres, le syndicat a une « vie corporative » qui doit être clairement et efficacement documentée.  Doivent donc être conservés au registre :
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Pour le promettant acheteur, l'offre d'achat est un moyen de réserver un bien immobilier à des conditions qu'il fixe lui-même. Au moment de signer une offre d'achat, il se pourrait que certains aspects entourant la vente échappent à son contrôle. Cela se produira, par exemple, si celui-ci doit vendre sa résidence principale avant d’acheter, ou s’il lui faut obtenir un prêt hypothécaire avant d'acquérir la nouvelle propriété. À cela pourrait s’ajouter un autre impondérable, c’est-à-dire qu’il pourrait lui manquer des renseignements pour procéder aux vérifications utiles avant l'achat. C’est pourquoi, les offres d’achat comportent généralement une obligation que l’on qualifie de conditionnelle, que l’on inscrit sous forme de condition suspensive.
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Lorsque vous achetez une unité en copropriété divise, vous n’acquérez pas seulement un appartement. Vous rejoignez également un groupe de copropriétaires imputables au regard des comptes à payer pour entretenir et conserver l’immeuble. Il convient donc d’être prudent et de vérifier, en amont, les états financiers et la bonne gestion du syndicat. Pour y voir plus clair en cette matière, les deux questions élémentaires à poser sont les suivantes : est-ce que les administrateurs ont mis en place une gestion appropriée? Est-ce que les administrateurs maîtrisent adéquatement son volet financier? Pour le savoir, vous devrez interroger le vendeur et le syndicat. Ainsi, vous pourrez constater si la copropriété est dotée d'une comptabilité rigoureuse ou non.
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Par suite de la perte de contrôle du promoteur, nous venons de tenir la première assemblée de copropriétaires pour remplacer l’administrateur qui avait été désigné par celui-ci et élire un nouveau conseil d’administration. Or, cet administrateur n’a rendu aucun compte sur son administration depuis la publication de la déclaration de copropriété ! Pire encore, nous ignorons ce qu’il a fait des frais de condo qu’il a perçus. Questions :  Quels droits avons-nous à son encontre?
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Question: Nous aimerions savoir si la loi nous oblige à faire auditer les états financiers de notre syndicat par un comptable.
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