Définition : Documents relatifs à l’immeuble et au syndicat

Ensemble des documents imprimés papier ou numériques qui sont produits ou reçus par le syndicat des copropriétaires. Ceux-ci sont déposés au registre de la copropriété et peuvent être consultés par tous les copropriétaires qui en font la demande.  Il s’agit, notamment, des rapports concernant les plans d’entretien et de réparation de l’immeuble (p. ex., le plan de gestion d’actifs), ainsi que les plans préventifs d’entretien (p. ex., le carnet d’entretien ). Il en va de même des évaluations de coûts des travaux de réfection (p. ex., l'étude de fonds de prévoyance), des budgets préparés afin qu’ils soient réalisés, des documents d’appel d’offres et des soumissions reçues.

BON À SAVOIR!  Les livres comptables de la copropriété sont des outils de gestion mis à la disposition du conseil d’administration. Ce ne sont pas des « documents relatifs à l’immeuble. », si bien qu’ils ne peuvent, en principe, être rendus accessibles aux copropriétaires.

 ATTENTION! L’article 1068.2 du Code civil du Québec , introduit dans le Code civil du Québec par le Projet de loi 16, oblige le syndicat à remettre, au promettant acheteur, tous les documents ou renseignements qui lui permettront d’acquérir une fraction en toute connaissance de cause.

Articles liés


Lors d’une vente d'un appartement, nous avons, en tant qu'administrateurs, fréquemment à remplir et à fournir des documents aux notaires et aux courtiers immobiliers. Évidemment, nous comprenons que l'objectif recherché est de bien informer le futur copropriétaire sur un certain nombre de points relatifs à notre copropriété.  Questions : Nous voulons savoir : Si on est en droit de demander des frais pour s'occuper de ces dossiers ? Si oui, quel est le montant jugé raisonnable ? Doit-on procéder par ajout au Règlement de l'immeuble ? Si oui, peut-on procéder par un vote majoritaire ou simplement par décision du Conseil d'Administration?
Vous devez vous identifier/inscrire pour lire cet article
La loi prévoit que le syndicat doit tenir un registre à la disposition des copropriétaires. L'article 342 du Code civil du Québec précise que le conseil d'administration tient la liste des membres, ainsi que les livres et registres nécessaires au bon fonctionnement de la personne morale.  Ce registre représente la mémoire du bâtiment pour ceux qui l’administre. Il constitue l'historique du vécu de la copropriété dès sa conception, et ce en précisant son entretien et les travaux entrepris, tout en répertoriant les entrepreneurs et fournisseurs qui sont intervenus. En ce sens, il a une valeur inestimable. Le syndicat doit préserver à des fins d'organisation et de gestion, ou encore à des fins de protection juridique et de preuve, l'ensemble des documents pièces et informations relatives au fonctionnement de la copropriété. C’est pourquoi « conservation », « accès » et « archives » sont les mots clés de ce registre.   
Lire la suite
Le  notaire est un juriste investi d’une mission d’officier public, qui constate le consentement libre et éclairé des parties. Le notaire a, en effet, également un rôle de conseil juridique. Il protège ainsi le consentement éclairé des parties. L’intervention du notaire est très importante pendant l’achat d’un appartement en copropriété divise. Professionnel, il est membre de la Chambre des notaires du Québec. En cette qualité, le notaire a notamment pour mission de recevoir, pour le compte de ses clients, les actes auxquels les parties doivent ou veulent faire donner le caractère d’authenticité (ex.: une déclaration de copropriété). Bien qu’il soit préférable qu'il agisse en amont d’une transaction, ce juriste entre généralement en scène après la signature de l'offre d'achat ou du contrat préliminaire.
Lire la suite
Lorsque vous désirez acheter un condo, il y a des vérifications importantes à faire et des documents à obtenir. L'une des principales vérifications est de connaître la santé financière du syndicat. Ces renseignements doivent être complets et transparents. Si la copropriété a mal été gérée, vous pourriez vous retrouver à payer des cotisations spéciales significatives qui pourraient vous mettre dans une situation précaire. C’est pourquoi, il faut recueillir un maximum d’information. Ainsi, vous limiterez les risques financiers liés à votre acquisition. En principe, le conseil d’administration du syndicat devrait fournir la documentation et l'information pertinente à ce sujet.  
Lire la suite
Lorsque vous achetez une unité en copropriété divise, vous n’acquérez pas seulement un appartement. Vous rejoignez également un groupe de copropriétaires imputables au regard des comptes à payer pour entretenir et conserver l’immeuble. Il convient donc d’être prudent et de vérifier, en amont, les états financiers et la bonne gestion du syndicat. Pour y voir plus clair en cette matière, les deux questions élémentaires à poser sont les suivantes : est-ce que les administrateurs ont mis en place une gestion appropriée? Est-ce que les administrateurs maîtrisent adéquatement son volet financier? Pour le savoir, vous devrez interroger le vendeur et le syndicat. Ainsi, vous pourrez constater si la copropriété est dotée d'une comptabilité rigoureuse ou non.
Lire la suite
J’aimerais acheter un condo. Or, la plupart des documents nécessaires à un achat éclairé se trouvent dans le registre de la copropriété. Question : Comment puis-je accéder à ce registre? Est-ce à moi ou au vendeur d’en faire la demande? Si cette initiative est de mon ressort, puis-je agir seul ou ai-je besoin d’une tierce personne pour m’accompagner dans cette démarche?  Réponse: Tout copropriétaire a le droit d’obtenir copie des documents contenus dans le registre de la copropriété. Les éventuels acheteurs sont toutefois réputés être des étrangers à la copropriété, raison pour laquelle un syndicat ne leur permettait habituellement pas cet accès. Cependant, un nouvel article introduit dans le Code civil du Québec par le Projet de loi 16, est venu changer la donne. Désormais, l’article 1068.2 du Code civil du Québec oblige le syndicat à remettre, au promettant acheteur, les documents ou les renseignements qui lui permettront d’acquérir en toute connaissance de cause. Il s'agit, essentiellement, des documents relatifs à l’immeuble et au syndicat. Le législateur précise que ces documents et renseignements doivent être fournis avec diligence au promettant acheteur (à ses frais), sous réserve des dispositions relatives à la vie privée prévues aux articles 37 à 41 du Code civil du Québec. 
Vous devez vous identifier/inscrire pour lire cet article