Définition : Documents relatifs à l’immeuble et au syndicat

Ensemble des documents imprimés papier ou numériques qui sont produits ou reçus par le syndicat des copropriétaires. Ceux-ci sont déposés au registre de la copropriété et peuvent être consultés par tous les copropriétaires qui en font la demande.  Il s’agit, notamment, des rapports concernant les plans d’entretien et de réparation de l’immeuble (p. ex. le plan de gestion d’actifs), ainsi que les plans préventifs d’entretien (p. ex. le carnet d’entretien ). Il en va de même avec les évaluations de coûts des travaux de réfection (p. ex. l'étude de fonds de prévoyance), les budgets préparés afin qu’ils soient réalisés, les documents d’appel d’offres et les soumissions reçues.

BON À SAVOIR!  Les livres comptables de la copropriété sont des outils de gestion mis à la disposition du conseil d’administration. Ce ne sont pas des « documents relatifs à l’immeuble. », si bien qu’ils ne peuvent, en principe, être rendus accessibles aux copropriétaires.

 ATTENTION! L’article 1068.2 du Code civil du Québec , introduit dans le Code civil du Québec par le Projet de loi 16, oblige le syndicat à remettre, au promettant acheteur, tous les documents ou renseignements qui lui permettront d’acquérir en toute connaissance de cause.

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En tant qu'administrateurs, nous avons fréquemment à remplir et à fournir des documents aux notaires et aux courtiers immobiliers. Questions : Nous voulons savoir : Si on est en droit de demander des frais pour s'occuper de ces dossiers ? Si oui, quel est le montant jugé raisonnable ? Doit-on procéder par ajout au Règlement de l'immeuble ? Si oui, peut-on procéder par un vote majoritaire ou simplement par décision du Conseil d'Administration?
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La loi stipule que le syndicat doit tenir un registre à la disposition des copropriétaires. L'article 342 du Code civil du Québec précise que le conseil d'administration tient la liste des membres, ainsi que les livres et registres nécessaires au bon fonctionnement de la personne morale.  Ce registre représente la mémoire et les archives de la copropriété. En ce sens, il a une valeur inestimable. Plus encore qu’un témoin de la saine gestion d’un immeuble, il en est l'outil par excellence. C’est pourquoi « conservation » et « accès » sont les mots clés de ce registre.  
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L’intervention du notaire est très importante pendant l’achat d’un appartement en copropriété divise. Professionnel, membre de la Chambre des notaires du Québec, il est également officier public. En cette qualité, le notaire a notamment pour mission de recevoir les actes auxquels les parties doivent ou veulent faire donner le caractère d’authenticité (ex.: une déclaration de copropriété). Bien qu’il soit préférable qu'il agisse en amont d’une transaction, ce juriste entre généralement en scène après la signature de l'offre d'achat ou du contrat préliminaire.  
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Il faut recueillir un maximum d’information avant d’acheter un condo. Ces renseignements doivent être complets et transparents. Ainsi, vous limiterez les risques financiers liés à votre acquisition. En principe, le conseil d’administration du syndicat devrait fournir la documentation pertinente à ce sujet. Parmi les documents à réclamer, plusieurs d’entre eux sont incontournables :  
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Lorsque vous achetez une unité en copropriété divise, vous n’acquérez pas seulement un appartement. Vous rejoignez également un groupe de copropriétaires imputables au regard des comptes à payer pour entretenir et conserver l’immeuble. Il convient donc d’être prudent et de vérifier, en amont, les états financiers et la bonne gestion du syndicat. Pour y voir plus clair en cette matière, les deux questions élémentaires à poser sont les suivantes : est-ce que les administrateurs ont mis en place une gestion appropriée? Et est-ce qu’ils maîtrisent adéquatement son volet financier? Pour le savoir, vous devrez interroger le vendeur et le syndicat. Ainsi, vous pourrez constater si la copropriété est dotée d'une comptabilité rigoureuse ou non.
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J’aimerais acheter un condo. Or, la plupart des documents nécessaires à un achat éclairé se trouvent dans le registre de la copropriété. Question : Comment puis-je accéder à ce registre? Est-ce à moi ou au vendeur d’en faire la demande? Si cette initiative est de mon ressort, puis-je agir seul ou ai-je besoin d’une tierce personne pour m’accompagner dans cette démarche? 
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