Définition : Dématérialisation

Action de créer ou de conserver les documents liés à la gestion de l'immeuble et à la copropriété exclusivement sur des supports informatiques permettant leur accès et leur transmission en ligne de manière sécurisée, par les copropriétaires, les administrateurs et le gestionnaire. Pour pouvoir dématérialiser certains documents, un amendement à la déclaration de copropriété peut parfois être requis (par exemple afin de permettre la transmission par courriel de l'avis de convocation aux copropriétaires).

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La loi stipule que le syndicat doit tenir un registre à la disposition des copropriétaires. L'article 342 du Code civil du Québec précise que le conseil d'administration tient la liste des membres, ainsi que les livres et registres nécessaires au bon fonctionnement de la personne morale.  Ce registre représente la mémoire et les archives de la copropriété. En ce sens, il a une valeur inestimable. Plus encore qu’un témoin de la saine gestion d’un immeuble, il en est l'outil par excellence. C’est pourquoi « conservation » et « accès » sont les mots clés de ce registre.  
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