Définition : Comptabilité par fonds

Méthode de comptabilité selon laquelle les revenus, les dépenses, les actifs et les passifs du syndicat de copropriétaires sont comptabilisés en fonction des activités et objectifs que détermine le Code civil du Québec (p. ex. le fonds de prévoyance) ou par le conseil d’administration (p. ex. le fonds d’imprévus).

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Un syndicat de copropriétaires a l’obligation de comptabiliser ses opérations par fonds. Le Code Civil du Québec impose la création d’un fonds général, d’un fonds de prévoyance et en avril 2022, la création du fonds d’auto assurance. La création du fonds d’auto assurance anticipée est recommandée. Le fonds général pour les opérations courantes est aussi parfois appelé fonds d’administration ou fonds d’opération.  
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Lors de notre dernière assemblée générale annuelle, le conseil d’administration nous a informé qu'il allait prendre $10,000 de notre fonds de prévoyance pour constituer un fonds d'auto assurance. Pour justifier leur décision, les administrateurs nous ont indiqué que cette façon de faire évitera l'imposition d'une cotisation spéciale. Plusieurs copropriétaires semblaient en accord. Question: Est-ce que le C.A. peut décider unilatéralement d'utiliser une partie des sommes accumulées au fonds de prévoyance pour constituer un fond d'auto assurance sans consulter ou obtenir l'approbation des copropriétaires? Et si oui est-ce une bonne façon de gérer les fonds de notre copropriété? Réponse : L'assemblée des copropriétaires n'a pas de pouvoir décisionnel relativement à la gestion financière de la copropriété, puisque le tout relève de la compétence du C.A. Toutefois, il ne lui est pas permis de prendre des argents du fonds de prévoyance pour autre chose que d’assumer les coûts liées aux réparations majeures ou au remplacement des parties communes de l’immeuble. Ce qu’il faut retenir, c’est que le législateur a prévu l’objet du fonds de prévoyance: il est strictement réservé aux réparations majeures et au remplacement des parties communes. Il ne doit pas être utilisé pour financer autre chose.
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L'état de la situation financière, aussi nommé bilan, fait état des actifs, des passifs et de l'actif net du syndicat des copropriétaires à un moment précis. C'est une photo de la situation financière à une date donnée comparativement aux autres états qui couvrent habituellement un exercice complet. L'état de la situation financière présente d'un côté les actifs et de l'autre, les passifs et l'actif net. L’actif est toujours égal à la somme du passif et de l’actif net. Tout le monde connait la fameuse citation « rien ne se perd, rien ne se crée, tout se transforme ». Ce principe se retrouve en comptabilité. L’état de la situation financière est toujours équilibré puisque l’actif est financé soit par les créanciers (les passifs) ou par les copropriétaires (l’actif net). En copropriété, il faut utiliser la comptabilité par fonds, le Code civil du Québec exigeant au minimum le fonds d’opération et le fonds de prévoyance.  Chacun des fonds est indépendant de l'autre et a son propre état de la situation financière qui doit être équilibré.
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