Définition : Charges communes (frais de «condo»)

La webradio du mercredi 29 mars 2023 a porté sur le mode de répartition des charges communes entre les copropriétaires. La copropriété donne lieu à des dépenses relatives à l’entretien des parties communes et l’administration courante du syndicat. Les coûts d'administration, d'entretien, de remplacement, d'amélioration ou de transformation des parties communes constituent des charges qui sont réparties entre les copropriétaires d'un immeuble. Ce sujet semble simple, mais il peut devenir un casse-tête pour les petites copropriétés ou les grandes qui ont à gérer les clés de répartition de charges. Les administrateurs ne savent pas toujours bien comprendre le libellé de la déclaration en ce qui a trait aux parties communes à usage restreint, par exemple une terrasse, un stationnement ou un casier de rangement. Or, comment s’assurer que chacun paye sa juste part? Les invités étaient Me Charlotte Fortier, avocate en droit de la copropriété au sein du cabinet d'avocats Therrien Couture Joli-Coeur, monsieur Jasmin Patenaude, CPA, associé du cabinet Désormeaux Patenaude inc et monsieur Luc Poulin, administrateur. Cette webradio était animée par madame Valéry Couture, gestionnaire de copropriété de Condo stratégis. Pour visionner la webradio, cliquez sur le lien ci-dessous :

La taxe sur les produits et services (TPS) et la taxe de vente du Québec (TVQ)) sont perçues au Québec lors de la vente de la plupart des biens et des services. L’application de la Loi sur la taxe d’accise (Partie IX) et de la Loi sur la taxe de vente du Québec à l’égard de dépenses engagées par un syndicat de copropriétaires ainsi qu’aux contributions aux charges communes qu’il reçoit des copropriétaires est un sujet fort complexe. Avant de s’inscrire aux fichiers de la TPS et de la TVQ, un syndicat de copropriétaires a tout intérêt à consulter un fiscaliste. Cela dit, la question demeure : dans quelle situation un syndicat de copropriétaires doit facturer la TPS et la TVQ à un copropriétaire sur ses charges communes (frais de condo) ?

  Je souhaite connaître comment sont établis les frais de condo (charges communes) apparaissant dans les annonces des agences immobilières. Celles-ci ne sont pas constantes et mettent un doute dans l'esprit de ceux qui veulent acheter en copropriété. Question : Existe-t-il en cette matière une directive uniforme dans les agences immobilières ? Quel conseil un courtier immobilier doit-il donner à son client lorsqu'il l'assiste pour compléter le formulaire de la déclaration du vendeur? Certains vendeurs déclarent l'ensemble des frais, d'autres indiquent seulement les dépenses courantes (par ex. les dépenses de maintenance, de fonctionnement et d’administration des parties communes). Ces deux façons de faire peuvent faire varier de 300% le montant des frais de condo, ce qui peut représenter des sommes appréciables pour un acheteur.

Le syndicat de copropriétaires doit, pour faire face aux dépenses résultant de la copropriété et de l'exploitation de l'immeuble, recueillir de ses membres les sommes nécessaires. Il est donc essentiel que les copropriétaires s'acquittent ponctuellement de leurs obligations financières. Or, le défaut de paiement des charges communes générales ou particulières est un des différends les plus courants à survenir en copropriété. Le rôle du conseil d'administration en la matière est primordial, c'est à lui qu'il incombe de recouvrer les créances du syndicat. À moins que cette tâche soit déléguée au gestionnaire de la copropriété. Le syndicat doit ainsi engager les démarches nécessaires pour percevoir les sommes impayées. Portrait des options possibles en cette matière.

Les charges communes, communément appelées "frais de condo", sont payables par tous les copropriétaires en fonction de la valeur relative de leur fraction.

La présence d’un conseil d’administration est obligatoire dans une copropriété. Il constitue l’organe exécutif du syndicat et en est le représentant légal. Quant à ses membres, ils agissent comme mandataires du syndicat. En raison du phénomène des copropriétés en difficulté ou dysfonctionnelles, le législateur par l’entremise du Projet de loi 16, a mis en place des dispositifs judiciaires destinés à pallier ces difficultés. L'article 1086.4 a été ainsi introduit au Code civil du Québec. Cet ajout permet au tribunal de remplacer le conseil d’administration par un administrateur provisoire, si les circonstances le justifient, et de déterminer les conditions et modalités de son administration (par ex. : la durée du mandat).

La présence d’un conseil d’administration est obligatoire dans une copropriété. Il constitue l’organe exécutif du syndicat et en est le représentant légal. Quant à ses membres, ils agissent comme mandataires du syndicat. Lorsqu’une copropriété est nouvellement constituée, la déclaration de copropriété prévoit généralement la nomination d’un administrateur transitoire, qui exerce les fonctions du conseil d’administration jusqu’à ce que l’assemblée des copropriétaires nomme un nouveau conseil d’administration. Cette période transitoire s'avère généralement délicate en raison des problèmes forcément nombreux et complexes relatifs aux malfaçons, vices cachés et vices de construction. Et ce sans compter que l'administrateur transitoire mis en place par le promoteur peut avoir un rôle négatif : protéger le promoteur et transférer sur la copropriété des charges revenant en principe au promoteur. 

La production d’un budget annuel prévisionnel est incontournable en copropriété. Sa préparation, son examen préliminaire et son adoption assureront le bon fonctionnement du syndicat de copropriétaires. Il revient au conseil d’administration d’en définir les termes, au regard des coûts qu’il faudra débourser pour qu’un syndicat puisse faire face à ses obligations. Ce budget permet aussi d’établir le montant des contributions de chacun des copropriétaires aux dépenses de la copropriété.   Le tout sera préparé par le conseil d’administration ou le gestionnaire de l’immeuble, en fonction des montants engagés lors d’exercices comptables précédents, ainsi que des dépenses non récurrentes anticipées. La préparation du budget prévisionnel nécessite du temps et de la rigueur.

La copropriété donne lieu à des dépenses relatives à l’entretien des parties communes et l’administration courante du syndicat. Les coûts d'administration, d'entretien, de remplacement, d'amélioration ou de transformation des parties communes constituent des charges qui sont réparties entre les copropriétaires d'un immeuble. On distingue les charges communes générales des charges communes particulières, dont la répartition ne suit pas les mêmes règles. Dans le premier cas, c’est la valeur relative de chaque fraction qui sert à établir la contribution des copropriétaires. Quant aux charges communes particulières, issues des parties communes à usage restreint, les copropriétaires qui les utilisent sont tenus seuls aux charges qui en résultent.

Les charges communes doivent être payées par le copropriétaire de l’unité d’habitation. S'il ne paie pas, il est considéré comme défaillant, ou « en défaut de paiement ». Des recours existent pour cela. Toutefois, d'autres situations, plus rares, peuvent se présenter et doivent être envisagées.

Un copropriétaire a causé, à répétition, plusieurs dégâts d'eau dans notre immeuble, et ce en raison de sa négligence. Il en a résulté une surprime pour l’assurance du syndicat. Question: Le conseil d'administration peut-il en réclamer le montant total au copropriétaire à l’origine du sinistre?

L’article 339 du Code civil du Québec établit comme règle de base que le mandat d’un administrateur est d’un an. Le règlement de l’immeuble décrit habituellement l’ensemble des modalités propres à la fonction d’administrateur, dont la durée de son mandat. C’est ainsi qu’il peut être prévu que la durée soit plus d’une année (par exemple à deux ou trois ans). À l’expiration du terme prévu, le mandat se continue s’il n’est pas dénoncé. En conséquence, tant et aussi longtemps qu’aucun copropriétaire ne s’oppose aux actes des administrateurs, ceux-ci peuvent continuer d’exercer les pouvoirs qui leur ont été conférés. Un administrateur demeure en poste jusqu’à l’assemblée annuelle suivante, qu’elle se tienne avant ou après le terme d’un an. Il est administrateur lors de cette assemblée tant qu’il n’aura pas été remplacé par l’élection d’un nouvel administrateur afin d’éviter que le syndicat soit sans administrateur advenant que l’élection ne puisse se tenir à ce moment par suite d’un ajournement ou autre.

Avant d’acheter l’appartement de vos rêves, informez-vous de l’état des charges (frais de condo) qui s’y rattachent, plus particulièrement celles qui sont possiblement demeurées impayées par le vendeur. À défaut de faire cette vérification, vous serez tenu de les payer une fois devenu propriétaire de l’appartement.

Avant d’acheter l’appartement de vos rêves, informez-vous sur l’état des charges communes qui s’y rattachent, plus particulièrement celles qui sont possiblement demeurées impayées par le vendeur. Les charges communes, mieux connues sous l’appellation « frais de condo », que vous devrez payer une fois devenu propriétaire, représentent un volet primordial à considérer. Elles correspondent aux dépenses courantes que vous devrez régler régulièrement pour le fonctionnement, l’administration de la copropriété et l’entretien des parties communes. Chaque copropriétaire y participe et les règle généralement chaque début de mois.

Lors de la vente d’un immeuble, l’acheteur est tenu au paiement avec les intérêts de toutes les charges communes dues par le vendeur (article 1069 du Code civil du Québec). Le syndicat pourra, dès lors, lui réclamer des sommes qu’il n’aurait jamais cru devoir payer. Toutefois, si une demande concernant l’état des charges communes a été adressée au syndicat (avant la vente définitive), soit par le notaire, soit par l'acheteur, et que le syndicat n’y a pas répondu dans les 15 jours suivant ladite demande, ce dernier ne pourra pas en réclamer le paiement au nouveau copropriétaire.  

Lorsque vous achetez une unité en copropriété divise, vous n’acquérez pas seulement un appartement. Vous rejoignez également un groupe de copropriétaires imputables au regard des comptes à payer pour entretenir et conserver l’immeuble. Il convient donc d’être prudent et de vérifier, en amont, les états financiers et la bonne gestion du syndicat. Pour y voir plus clair en cette matière, les deux questions élémentaires à poser sont les suivantes : est-ce que les administrateurs ont mis en place une gestion appropriée? Est-ce que les administrateurs maîtrisent adéquatement son volet financier? Pour le savoir, vous devrez interroger le vendeur et le syndicat. Ainsi, vous pourrez constater si la copropriété est dotée d'une comptabilité rigoureuse ou non.

La déclaration de copropriété est intimement liée à l’achat d’un appartement détenu en copropriété divise. Véritable « guide de l’utilisateur », ce document définit les règles à observer dans l’immeuble, ainsi que les balises à respecter sur le plan administratif et de la gestion. Avant d’acquérir un condo, tout acheteur consciencieux devrait, impérativement, lire la déclaration de copropriété du bâtiment convoité. Cet exercice lui permettra de vérifier quelles sont ses obligations, ainsi que les limites relatives à son droit de propriété. Il pourra, de ce fait, en apprécier les termes et décider d’acheter ou non.  

Il y a trois mois, on nous a convoqués à l'assemblée annuelle des copropriétaires. Lors de cette assemblée, les copropriétaires ont été consultés sur le budget prévisionnel. Mais depuis ce temps, nous n'avons reçu aucun avis du conseil d'administration détaillant le montant qui serait dû pour notre contribution dans le budget d'opération de notre copropriété. Questions: Le syndicat n’a-t-il pas l’obligation de nous faire parvenir un avis de cotisation relatif aux charges communes? Si tel est le cas, quelles informations doit-il contenir ?

Question: Cela fait six mois que je suis dans mon condo, et il y a encore plusieurs unités invendues dans l'immeuble. Je fais partie des administrateurs nouvellement élus sur le premier conseil d'administration de la copropriété, élu lors de l'assemblée extraordinaire pour l'élection du nouveau conseil. Qui doit payer les charges communes rattachées à ces unités invendues : est-ce nous ou le promoteur?