Définition : Carnet d'entretien

Document préparé par un professionnel du bâtiment qui décrit notamment les entretiens faits et à faire dans les parties communes de l'immeuble. Il recense toutes les informations techniques concernant les méthodes d’entretien, ainsi que les travaux réalisés dans l’immeuble. Le carnet d’entretien comporte l’inventaire des composantes de l'immeuble (généralement les parties communes), ainsi qu’un calendrier d’entretien qui indique les opérations effectuées ou à venir, au regard de leur entretien ou de leur remplacement. Ce document fait partie du registre de la copropriété et doit être mis à la disposition de tout copropriétaire qui en fait la demande. 

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Le carnet d'entretien contient notamment l'historique des travaux réalisés dans un immeuble. Ainsi, les administrateurs nouvellement élus sauront ce que leurs prédécesseurs ont fait.
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Les dégâts d’eau représentent la première cause de sinistralité en copropriété. Ils sont aussi de plus en plus coûteux, que ce soit pour les syndicats ou leurs assureurs. Au cours des dix dernières années, la proportion des dégâts d'eau a plus que doublé dans les immeubles en copropriété.  Les principales causes d'un tel constat sont les mauvais entretiens, les constructions déficientes et les conditions climatiques changeantes. Et comme un dégât d’eau affecte les parties communes et privatives, la plupart du temps, il constitue fort certainement l'un des sinistres les plus complexes à gérer.
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L'étude du fonds de prévoyance et le carnet d'entretien deviendront éventuellement obligatoires, en vertu de l'adoption du projet de loi 16, en décembre 2019. Les syndicats de copropriétaires pourront, ainsi, mieux planifier les travaux majeurs à faire dans leur immeuble, ainsi que le remplacement des parties communes.
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Le carnet d'entretien est indispensable pout tout syndicat de copropriétaires, afin d'assurer la pérennité de son patrimoine bâti.
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Tout syndicat de copropriétaires a des obligations à assumer en matière d’entretien des parties communes. L'article 1039 du Code civil du Québec prévoit que "La collectivité des copropriétaires constitue, dès la publication de la déclaration de copropriété, une personne morale qui a pour objet la conservation de l’immeuble, l’entretien et l’administration des parties communes, la sauvegarde des droits afférents à l’immeuble ou à la copropriété, ainsi que toutes les opérations d’intérêt commun."  Or, cet article a fait l'objet d'une modification, suite à l'adoption du Projet de loi 16. À la fin du premier alinéa, parlant de la collectivité des copropriétaires (syndicat), on peut y lire la phrase suivante : "Elle doit notamment veiller à ce que les travaux nécessaires à la conservation et à l’entretien de l’immeuble soient effectués." Advenant que le syndicat fasse défaut d’en assurer l’entretien et la conservation, il est susceptible d’engager sa responsabilité civile. Cela veut dire qu’il a le devoir de faire réaliser les travaux nécessaires, afin d’éviter que les parties communes de l’immeuble se détériorent. La déclaration de copropriété et d'autres dispositions légales lui imposent cette obligation.
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Tout syndicat de copropriétaires a des obligations à assumer en matière d’entretien des parties communes. L'article 1039 du Code civil du Québec prévoit spécifiquement que le syndicat a pour objet la conservation de l’immeuble, l’entretien et l’administration des parties communes. Or, cet article a fait l'objet d'une modification, suite à l'adoption du Projet de loi 16. À la fin du premier alinéa, parlant de la collectivité des copropriétaires (syndicat), on peut y lire la phrase suivante : "Elle doit notamment veiller à ce que les travaux nécessaires à la conservation et à l’entretien de l’immeuble soient effectués.". Ce devoir de conservation de l'immeuble s'exerce notamment par la mise en place d'un carnet d'entretien.  
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Le certificat d’état d’immeuble correspond à un « bilan » de l’immeuble : il constate la qualité du bâtiment, à un moment précis. Il comprend l’inventaire des composantes de l’immeuble (espaces extérieurs, bâtiments, logements, équipements, etc.) qui feront l’objet d’une évaluation pour les fins du fonds de prévoyance. Bien il n’y ait pas d’obligation légale à cet effet, ce document devrait être préparé par un technologue professionnel, ingénieur, architecte.
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Toutes les copropriétés sont dotées de parties communes qui nécessitent d’être entretenues. Il peut notamment s’agir de couloirs, d’escaliers, de jardins et d’ascenseurs. Le syndicat a l’obligation d’assurer leur entretien, car la déclaration de copropriété prévoit, généralement, qu’il en est le principal responsable. De plus, l’article 1039 du Code civil du Québec stipule que le syndicat doit veiller à leur bon état. Quant à l’entretien des parties communes à usage restreint, par exemple les balcons, il peut être confié (en partie) aux copropriétaires qui en ont la jouissance. Cela diminue les recours à des fournisseurs de services externes, réduisant ainsi le montant alloué aux charges communes (frais de condo).
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  La loi stipule que le syndicat doit tenir un registre à la disposition des copropriétaires. L'article 342 du Code civil du Québec précise que le conseil d'administration tient la liste des membres, ainsi que les livres et registres nécessaires au bon fonctionnement de la personne morale.  Ce registre représente la mémoire et les archives de la copropriété. En ce sens, il a une valeur inestimable. Plus encore qu’un témoin de la saine gestion d’un immeuble, il en est l'outil par excellence. C’est pourquoi « conservation » et « accès » sont les mots clés de ce registre.  
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14 août 2012-  Outre le fait de veiller au respect de la déclaration de copropriété, gérer les affaires d’un syndicat de copropriété consiste également à assurer l’entretien et la conservation de l’immeuble. D’ailleurs, la plupart des tâches que les administrateurs doivent accomplir, en tant que mandataires du syndicat, s’articulent autour de cet objectif fondamental d’entretien et de conservation de l’immeuble.
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En achetant un appartement en copropriété, vous investirez fort probablement le plus gros montant d’argent de votre vie. Afin d’éviter d’être pris au dépourvu pendant les démarches préalables à cette acquisition, il vous faudra être bien accompagné. Après avoir trouvé le condo qui vous convient, la première chose à faire consiste à en apprécier l’état, ainsi que celui du bâtiment qui l’abrite. Rappelons que l'acquisition d'un appartement ne se résume pas à l'achat de ses murs. Vous devenez copropriétaire indivis des parties communes, par exemple le hall d'entrée, la toiture, le garage intérieur, l’ascenseur ou la fenestration de l'immeuble. Pour faire les choses correctement, vous devez requérir les services d’un inspecteur en bâtiment. Ce dernier examinera l’unité et l’immeuble qui suscitent votre intérêt.
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