Définition : Carnet d'entretien

Document préparé par un professionnel du bâtiment qui décrit notamment les entretiens faits et à faire dans les parties communes de l'immeuble. Il recense tous les renseignements techniques concernant les méthodes d’entretien, ainsi que les travaux réalisés dans l’immeuble. Le carnet d’entretien comporte l’inventaire des composantes de l'immeuble (généralement les parties communes), ainsi qu’un calendrier d’entretien qui indique les travaux effectués ou à venir, au regard de l'entretien ou du remplacement de ces composantes. Ce document fait partie du registre de la copropriété et doit être mis à la disposition de tout copropriétaire qui en fait la demande. 

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La loi ne dresse pas une liste exhaustive des devoirs et obligations que doivent assumer les membres du conseil d’administration. C’est la déclaration de copropriété (acte constitutif de copropriété) et certains articles du Code civil du Québec qui, pour l’essentiel, les déterminent. Par ailleurs, les administrateurs sont considérés comme des mandataires du syndicat. Les administrateurs doivent ainsi agir dans les limites des pouvoirs qui leur sont conférés par la loi et par la déclaration de copropriété. À ce titre, ils sont tenus d’agir avec prudence, diligence, honnêteté, loyauté, efficacité, assiduité, équité, et ce dans l'intérêt du syndicat.
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La survenance d'un sinistre n'est jamais une bonne nouvelle. Un dégât d'eau important est susceptible de causer des dégâts durables au sein de l’immeuble (par ex. développements fongiques à l'intérieur des murs et plafonds). Il n’existe aucune solution miracle pour éviter les sinistres causés par l’eau. Toutefois, considérant leur impact sur le budget d’une copropriété, des mesures de prévention doivent être mises en place afin de surveiller les composantes et équipements plus à risque. Pour limiter les risques de sinistre, particulièrement les dégâts d'eau, quelques bonnes résolutions sont à prendre au quotidien.
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Le carnet d'entretien contient notamment l'historique des travaux réalisés dans un immeuble. Ainsi, les administrateurs nouvellement élus sauront ce que leurs prédécesseurs ont fait.
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L'étude du fonds de prévoyance et le carnet d'entretien deviendront éventuellement obligatoires, en vertu de l'adoption du projet de loi 16, en décembre 2019. Les syndicats de copropriétaires pourront, ainsi, mieux planifier les travaux majeurs à faire dans leur immeuble, ainsi que le remplacement des parties communes.
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Le carnet d'entretien est indispensable pout tout syndicat de copropriétaires, afin d'assurer la pérennité de son patrimoine bâti.
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Tout syndicat de copropriétaires a des obligations à assumer en matière d’entretien des parties communes. L'article 1039 du Code civil du Québec prévoit que "La collectivité des copropriétaires constitue, dès la publication de la déclaration de copropriété, une personne morale qui a pour objet la conservation de l’immeuble, l’entretien et l’administration des parties communes, la sauvegarde des droits afférents à l’immeuble ou à la copropriété, ainsi que toutes les opérations d’intérêt commun."  Or, cet article a fait l'objet d'une modification, suite à l'adoption du Projet de loi 16. À la fin du premier alinéa, parlant de la collectivité des copropriétaires (syndicat), on peut y lire la phrase suivante : "Elle doit notamment veiller à ce que les travaux nécessaires à la conservation et à l’entretien de l’immeuble soient effectués." Advenant que le syndicat fasse défaut d’en assurer l’entretien et la conservation, il est susceptible d’engager sa responsabilité civile. Cela veut dire qu’il a le devoir de faire réaliser les travaux nécessaires, afin d’éviter que les parties communes de l’immeuble se détériorent. La déclaration de copropriété et d'autres dispositions légales lui imposent cette obligation.
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Tout syndicat de copropriétaires a des obligations à assumer en matière d’entretien des parties communes. L'article 1039 du Code civil du Québec prévoit spécifiquement que le syndicat a pour objet la conservation de l’immeuble, l’entretien et l’administration des parties communes. Or, cet article a fait l'objet d'une modification, suite à l'adoption du Projet de loi 16. À la fin du premier alinéa, parlant de la collectivité des copropriétaires (syndicat), on peut y lire la phrase suivante : "Elle doit notamment veiller à ce que les travaux nécessaires à la conservation et à l’entretien de l’immeuble soient effectués.". Ce devoir de conservation de l'immeuble s'exerce notamment par la mise en place d'un carnet d'entretien.
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Tout syndicat de copropriétaires a des obligations à assumer en matière d’entretien des parties communes. Le certificat d’état d’immeuble est une démarche essentielle pour assurer la conservation de l’immeuble. Il constitue une étape préalable avant de requérir les services d’un professionnel pour établir une étude du fonds de prévoyance.  Le certificat d’état d’immeuble correspond à un « bilan » de l’immeuble : il constate la qualité du bâtiment, à un moment précis. Il comprend l’inventaire des composantes de l’immeuble (espaces extérieurs, bâtiments, logements, équipements, etc.) qui feront l’objet d’une évaluation pour établir les sommes à être versées au fonds de prévoyance. Bien il n’y ait pas d’obligation légale à cet effet, ce document devrait être préparé par un technologue professionnel, ingénieur, architecte.
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Toutes les copropriétés sont dotées de parties communes qui nécessitent d’être entretenues. Il peut notamment s’agir de couloirs, d’escaliers, de jardins et d’ascenseurs. Le syndicat a l’obligation d’assurer leur entretien, car la déclaration de copropriété prévoit, généralement, qu’il en est le principal responsable. De plus, l’article 1039 du Code civil du Québec stipule que le syndicat doit veiller à leur bon état. Quant à l’entretien des parties communes à usage restreint, par exemple les balcons, il peut être confié (en partie) aux copropriétaires qui en ont la jouissance. Cela diminue les recours à des fournisseurs de services externes, réduisant ainsi le montant alloué aux charges communes (frais de condo).
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Les dépenses liées à l’entretien et à l’administration des parties communes d’une copropriété commencent dès sa naissance. Il est par conséquent nécessaire que chaque copropriété soit dotée, dès la publication de la déclaration de copropriété, d'un conseil d'administration pour l'administrer. Ce conseil d'administration constitue l’organe exécutif du syndicat et en est le représentant légal. Quant à ses membres, ils agissent comme mandataires du syndicat. Afin d'assurer le démarrage du syndicat, le promoteur désigne généralement, dans la déclaration de copropriété (règlement de l’immeuble), l’un de ses représentants pour agir comme administrateur transitoire du syndicat.  Son rôle est d’accompagner les copropriétaires, de gérer la copropriété et de voir à l’organisation de l'assemblée extraordinaire de transition pour élire les nouveaux administrateurs devant constituer le conseil d’administration.
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  La notion de dégât d’eau désigne les dommages causés aux biens par l'action de l'eau: cela peut être une canalisation qui éclate à cause du gel, le tuyau d’évacuation de la machine à laver qui rompt ou encore la baignoire qui déborde. Souvent impressionnants, les dégâts d’eau constituent sans doute le problème le plus récurrent dans les immeubles en copropriété. À preuve, au cours des dix dernières années, la proportion de ce type de sinistre a plus que doublé. Ils représentent aujourd'hui la première cause de sinistralité. Ils sont aussi de plus en plus coûteux, que ce soit pour les syndicats ou leurs assureurs. Afin de gérer en amont les conséquences relatives aux dégâts d'eau, vous trouverez ci-dessous des sous-fiches traitant de cette question.
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La loi prévoit que le syndicat doit tenir un registre à la disposition des copropriétaires. L'article 342 du Code civil du Québec précise que le conseil d'administration tient la liste des membres, ainsi que les livres et registres nécessaires au bon fonctionnement de la personne morale.  Ce registre représente la mémoire du bâtiment pour ceux qui l’administre. Il constitue l'historique du vécu de la copropriété dès sa conception, et ce en précisant son entretien et les travaux entrepris, tout en répertoriant les entrepreneurs et fournisseurs qui sont intervenus. En ce sens, il a une valeur inestimable. Le syndicat doit préserver à des fins d'organisation et de gestion, ou encore à des fins de protection juridique et de preuve, l'ensemble des documents pièces et informations relatives au fonctionnement de la copropriété. C’est pourquoi « conservation », « accès » et « archives » sont les mots clés de ce registre.   
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14 août 2012-  Outre le fait de veiller au respect de la déclaration de copropriété, gérer les affaires d’un syndicat de copropriété consiste également à assurer l’entretien et la conservation de l’immeuble. D’ailleurs, la plupart des tâches que les administrateurs doivent accomplir, en tant que mandataires du syndicat, s’articulent autour de cet objectif fondamental d’entretien et de conservation de l’immeuble.
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En achetant un appartement en copropriété, vous investirez fort probablement le plus gros montant d’argent de votre vie. Afin d’éviter d’être pris au dépourvu pendant les démarches préalables à cette acquisition, il vous faudra être bien accompagné. Après avoir trouvé le condo qui vous convient, la première chose à faire consiste à en apprécier l’état, ainsi que celui du bâtiment qui l’abrite. Rappelons que l'acquisition d'un appartement ne se résume pas à l'achat de ses murs. Vous devenez copropriétaire indivis des parties communes, par exemple le hall d'entrée, la toiture, le garage intérieur, l’ascenseur ou la fenestration de l'immeuble. Pour faire les choses correctement, vous devez requérir les services d’un inspecteur en bâtiment. Ce dernier examinera l’unité et l’immeuble qui suscitent votre intérêt.
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