Définition : Budget prévisionnel

Plan financier de la copropriété, établi en début d’exercice, qui comprend le budget d’exploitation et auquel s’ajoutent les sommes requises pour couvrir les dépenses d'exploitation. Ce budget tient généralement compte des dépenses courantes recencées durant les années antérieures, mais doit aussi prévoir les sommes requises pour payer les dépenses courantes de l'année à venir, ainsi que celles qui seront versées dans le fonds de prévoyance et le fonds d'auto assurance. Il doit accompagner l’avis de convocation à l’assemblée annuelle des copropriétaires.

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Le budget prévisionnel est essentiel à tout syndicat de copropriétaires, afin que ce dernier puisse assumer ses charges financières annuelles.  
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    Lors de notre dernière assemblée annuelle, le conseil d’administration a présenté le budget prévisionnel pour l'année à venir. Ce budget était assorti d’une augmentation substantielle des charges communes, car d’importants travaux de mise aux normes d'ascenseur devaient être engagés au cours de l’année. Plusieurs copropriétaires n'étaient pas d'accord avec cette décision, n’empêche le budget a été adopté! J'ai vraiment eu l'impression que pendant cette assemblée, la volonté d’une majorité de copropriétaires n’a pas été prise en considération. Question: Quel est le pouvoir de l’assemblée des copropriétaires concernant le vote du budget? Peut-elle voter contre une augmentation des charges communes?
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Les dépenses liées à l’entretien et à l’administration des parties communes d’une copropriété commencent dès sa naissance. Il est par conséquent nécessaire que chaque copropriété soit dotée, dès la publication de la déclaration de copropriété, d'un conseil d'administration pour l'administrer. Ce conseil d'administration constitue l’organe exécutif du syndicat et en est le représentant légal. Quant à ses membres, ils agissent comme mandataires du syndicat. Afin d'assurer le démarrage du syndicat, le promoteur désigne généralement, dans la déclaration de copropriété (règlement de l’immeuble), l’un de ses représentants pour agir comme administrateur transitoire du syndicat.  Son rôle est d’accompagner les copropriétaires, de gérer la copropriété et de voir à l’organisation de l'assemblée extraordinaire de transition pour élire les nouveaux administrateurs devant constituer le conseil d’administration.
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La production d’un budget annuel prévisionnel est incontournable en copropriété. Sa préparation, son examen préliminaire et son adoption assureront le bon fonctionnement du syndicat de copropriétaires. Il revient au conseil d’administration d’en définir les termes, au regard des coûts qu’il faudra débourser pour qu’un syndicat puisse faire face à ses obligations. Ce budget permet aussi d’établir le montant des contributions de chacun des copropriétaires aux dépenses de la copropriété.   Le tout sera préparé par le conseil d’administration ou le gestionnaire de l’immeuble, en fonction des montants engagés lors d’exercices comptables précédents, ainsi que des dépenses non récurrentes anticipées. La préparation du budget prévisionnel nécessite du temps et de la rigueur.
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La plupart des administrateurs de copropriétés assument cette activité́ à titre gracieux, excluant de fait la perception d’une quelconque somme d’argent. Mais, contrairement aux idées reçues, ils peuvent être rémunérés. D’ordinaire, la rémunération accordée à un administrateur est surtout symbolique et ne s’apparente pas à une rétribution similaire à celle versée à un gestionnaire de copropriété. Les rétributions versées prennent diverses formes : salaire, honoraires et jetons de présence, pour ne nommer que ces exemples. Ces compensations financières, qui font partie des dépenses imputables à l’administration de la copropriété, peuvent aussi inclure le remboursement de certaines dépenses engagées par un administrateur.  
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Lorsque la vente porte sur une fraction de copropriété divise d’un immeuble à usage d’habitation, le contrat préliminaire doit être accompagné, au moment de sa signature, de certains documents (comme formant avec lui un tout indivisible). Il en est ainsi notamment de la note d’information portant sur les caractéristiques essentielles du projet, qu’il s’agisse d’une copropriété neuve ou en construction, ou d’un immeuble ayant fait l’objet de rénovations majeures au point d’être désormais considéré comme neuf. De plus le contrat de garantie complétera le contrat préliminaire. Il concerne les immeubles ou projets assujettis au Règlement sur le plan de garantie des bâtiments résidentiels neufs, soit ceux qui comptent quatre parties privatives (appartements) superposées ou moins. 
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Les travaux en copropriété sont d’une importance capitale. Pourtant, bien souvent, ils sont les grands négligés d’un syndicat de copropriétaires. Ceux qu’il faudra éventuellement réaliser dans les parties communes peuvent être de petite ou de grande envergure. Mais encore faut-il avoir l'argent nécessaire pour en assumer la facture. Une bonne planification financière est donc souhaitable à moyen et long terme, afin qu’une collectivité de copropriétaires puisse protéger adéquatement son investissement immobilier.
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Avant d’acheter l’appartement de vos rêves, informez-vous sur l’état des charges communes qui s’y rattachent, plus particulièrement celles qui sont possiblement demeurées impayées par le vendeur. Les charges communes, mieux connues sous l’appellation « frais de condo », que vous devrez payer une fois devenu propriétaire, représentent un volet primordial à considérer. Elles correspondent aux dépenses courantes que vous devrez régler régulièrement pour le fonctionnement, l’administration de la copropriété et l’entretien des parties communes. Chaque copropriétaire y participe et les règle généralement chaque début de mois.
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Lorsque vous achetez une unité en copropriété divise, vous n’acquérez pas seulement un appartement. Vous rejoignez également un groupe de copropriétaires imputables au regard des comptes à payer pour entretenir et conserver l’immeuble. Il convient donc d’être prudent et de vérifier, en amont, les états financiers et la bonne gestion du syndicat. Pour y voir plus clair en cette matière, les deux questions élémentaires à poser sont les suivantes : est-ce que les administrateurs ont mis en place une gestion appropriée? Est-ce que les administrateurs maîtrisent adéquatement son volet financier? Pour le savoir, vous devrez interroger le vendeur et le syndicat. Ainsi, vous pourrez constater si la copropriété est dotée d'une comptabilité rigoureuse ou non.
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Avec l’entrée en vigueur du Code civil du Québec, en 1994, le législateur québécois a introduit l’obligation, pour tout syndicat de copropriétaires, d’avoir un « fonds de prévoyance ». Cette obligation visait à combler une lacune du droit antérieur. Avant l’adoption de cette loi, il était courant qu’une copropriété dispose d’un « fonds de réserve », encore que le Code civil du Bas-Canada était silencieux sur cette question. La plupart du temps, ce fonds était insuffisant, en raison des faibles contributions qui y étaient versées. D'ailleurs, les déclarations de copropriété comportaient souvent un plafond de contribution (par exemple 50 000$), au-delà duquel il n'était plus requis de cotiser les copropriétaires.
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