Définition : Déclaration de copropriété - Règlement de l'immeuble

31 décembre 2022 - Le droit de la copropriété est en pleine effervescence et vit actuellement une réforme importante. Mais qu’en est-il plus précisément des modifications tacites à la déclaration de copropriété et au règlement de l’immeuble? Par exemple, si un copropriétaire utilise depuis plus de dix ans un espace inutilisé dans le garage afin d’y entreposer ses biens personnels, a-t-il le droit de l’utiliser indéfiniment? La personne qui achètera éventuellement son unité pourra-t-elle également utiliser cet espace afin d’y entreposer ses biens?  

La webradio du 7 septembre 2022 concernait le lancement de l'ouvrage le « Guide de la réglementation copropriété divise » des juristes émérites, Me Christine Gagnon et Me Yves Papineau. Afin d’assurer un milieu de vie paisible à tous, il est primordial d’élaborer une réglementation appropriée. Il en va sans dire que la rigueur est de mise, et ce afin de limiter les litiges relatifs à sa mise en œuvre. Ce « Guide » fait un tour d’horizon de toutes les questions qui concernent ce délicat sujet. Il est destiné autant aux dirigeants des syndicats, administrateurs et gestionnaires, aux copropriétaires, aux promoteurs, qu’aux avocats et notaires. L’ouvrage permettra d’accompagner le lecteur dans la détermination de la nouvelle réglementation et sa rédaction, mais également dans son analyse et son application. Me Yves Papineau et Madame Valéry Couture (gestionnaire de copropriété de Condo stratégis) ont animé cette webradio. BOUTIQUE CODOLEGAL Guide de la réglementation en copropriété 45.00 $ Réf. : 978-2-89689-559-5 Voir le détail   

Question : Le conseil d’administration souhaite voter un règlement visant à limiter le nombre de baigneurs à la piscine et à interdire la présence de chiens dans l’immeuble. Pourrions-nous le mettre en œuvre immédiatement ? Il va de soi que ce règlement sera voté lors de notre prochaine assemblée annuelle de copropriétaires.

  La déclaration de copropriété est le document maître d'un syndicat de copropriétaires. Elle définit les fondements mêmes d'une copropriété, et indique le code de vie à y adopter.

Le droit de la copropriété a connu des changements significatifs au cours des dernières années. L’adoption des Projets de loi 141 de 2018, 16 de 2019, 41 de 2020, 103 de 2021 et 96 de 2022 ont passablement modifié le Code civil du Québec en matière de copropriété divise. Ceux-ci ont permis notamment plusieurs modifications en matière d’assurance des copropriétés et créés de nombreuses obligations supplémentaires pour les syndicats des copropriétaires, dont celles de tenir un carnet d’entretien de l’immeuble et d’obtenir une étude du fonds de prévoyance établissant les sommes nécessaires pour que ce fonds soit suffisant pour payer les réparations majeures et le remplacement des parties communes.  

Les copropriétaires irrespectueux du règlement de l’immeuble (déclaration de copropriété) sont nombreux. Leurs infractions peuvent notamment se traduire par du tapage nocturne (trouble anormal de voisinage), un animal bruyant ou le non-respect des règles relatives au stationnement. Ces comportements peuvent causer un préjudice sérieux à certains copropriétaires ou au syndicat. En pareille situation, il revient au conseil d’administration d’agir, en faisant respecter les règlements prévus dans la déclaration de copropriété. Dès qu’un manquement est constaté ou porté à sa connaissance, en cette matière, il doit intervenir pour que cesse un comportement délinquant. Les copropriétaires concernés ne doivent donc pas hésiter à se tourner vers leur syndicat, en l’occurrence les administrateurs, afin que soient mises en œuvre diverses mesures visant à sanctionner toute personne fautive.

La déclaration de copropriété est un contrat qui orchestre et réglemente la vie des copropriétaires, des locataires et des autres occupants de l’immeuble. Elle représente la ligne de conduite à suivre pour tous ceux qui cohabitent dans l’immeuble. La déclaration de copropriété prévoit, systématiquement, qu’il revient au conseil d’administration (CA) d’en faire observer le contenu. Or, il arrive que des personnes enfreignent les règles, notamment par le fait d’un usage non conforme d'une partie privative au regard de la destination de l'immeuble, d’une nuisance sonore et de travaux réalisés en violation du règlement de l’immeuble. D’autres exemples illustrent le désordre qui peut s’installer dans la copropriété, en raison d’un empiètement sur une partie commune ou de l’installation inadéquate d'un revêtement de sol. Quiconque ne respecte pas la déclaration de copropriété s’expose, entre autres, à un recours judiciaire fondé sur l’article 1080 du Code civil du Québec. Ce recours peut être intenté par un copropriétaire ou le syndicat.

La déclaration de copropriété est une convention qui organise et réglemente la vie collective des copropriétaires et occupants de l’immeuble. Cette convention définit notamment leurs droits et obligations. Comme il s’agit d’un acte authentique, elle doit être reçue par un notaire. La déclaration de copropriété est signée bien souvent par le promoteur qui agit à titre de propriétaire unique, ou parfois, par des indivisaires qui désirent assujettir leur immeuble (détenu en indivision) au régime de la copropriété divise, ainsi que par les créanciers hypothécaires. Ce document doit subséquemment être publié au registre foncier. Sa publication donne naissance à la copropriété et au syndicat. Tout nouveau copropriétaire est tenu de la respecter. Regard sur les différents aspects de la déclaration de copropriété.

La déclaration de copropriété contient généralement les modalités concernant le déroulement de l'assemblée des copropriétaires en définissant des règles de procédure et le rôle des officiers d’assemblée. Personnages incontournables de l'assemblée des copropriétaires, ils assurent le bon déroulement de celle-ci. Leur nomination est ainsi nécessaire à la tenue de toute assemblée de copropriétaires. Ces derniers sont généralement élus au début de l’assemblée, à l’occasion d’un vote distinct pris à la majorité absolue des voix des copropriétaires présents ou représentés (50 % plus un). Il s'agit d'une obligation à laquelle on ne saurait déroger, car toutes les décisions prises avant leur élection n'ont aucune valeur juridique.

La copropriété donne lieu à des dépenses relatives à l’entretien des parties communes et l’administration courante du syndicat. Les coûts d'administration, d'entretien, de remplacement, d'amélioration ou de transformation des parties communes constituent des charges qui sont réparties entre les copropriétaires d'un immeuble. On distingue les charges communes générales des charges communes particulières, dont la répartition ne suit pas les mêmes règles. Dans le premier cas, c’est la valeur relative de chaque fraction qui sert à établir la contribution des copropriétaires. Quant aux charges communes particulières, issues des parties communes à usage restreint, les copropriétaires qui les utilisent sont tenus seuls aux charges qui en résultent.

Les véhicules électriques (VE) sont de plus en plus considérés comme un des moyens pour réduire l’impact de la circulation automobile sur le climat. Avec l’effort à fournir pour réduire les émissions québécoises de gaz à effet de serre et pour contenir l’augmentation des températures d’ici la fin du siècle, la vente de VE est devenue un incontournable. Au Québec, en 2030, le nombre de VE devrait passer à 1,5 million, soit 30% du parc automobile québécois. En 2035, la vente de voitures neuves à essence sera interdite au Québec et au Canada. Paradoxalement, la grande majorité des immeubles détenus en copropriété divise ne sont pas équipés pour permettre la recharge de VE. De plus, les déclarations de copropriété de ces immeubles n’ont rien prévu relativement à cette question. 

La loi prévoit que le syndicat doit tenir un registre à la disposition des copropriétaires. L'article 342 du Code civil du Québec précise que le conseil d'administration tient la liste des membres, ainsi que les livres et registres nécessaires au bon fonctionnement de la personne morale.  Ce registre représente la mémoire du bâtiment pour ceux qui l’administre. Il constitue l'historique du vécu de la copropriété dès sa conception, et ce en précisant son entretien et les travaux entrepris, tout en répertoriant les entrepreneurs et fournisseurs qui sont intervenus. En ce sens, il a une valeur inestimable. Le syndicat doit préserver à des fins d'organisation et de gestion, ou encore à des fins de protection juridique et de preuve, l'ensemble des documents pièces et informations relatives au fonctionnement de la copropriété. C’est pourquoi « conservation », « accès » et « archives » sont les mots clés de ce registre.   

Pour que le conseil d’administration (CA) puisse valablement délibérer et prendre des décisions, la déclaration de copropriété prévoit, généralement, qu’un nombre minimum d’administrateurs doit participer aux réunions du CA. On appelle cette exigence le quorum. À moins que le conseil d’administration ne soit composé d’un administrateur unique, le quorum à une réunion du conseil d'administration est généralement fixé par le règlement de l'immeuble à la majorité des administrateurs en poste. Rappelons que le quorum est défini en vue d’assurer la représentativité et l’autorité du conseil d'administration. Il permet d’éviter les prises de décision par un nombre restreint d'administrateurs. C'est pourquoi, celui-ci doit être vérifié à chaque réunion du CA. 

Lorsque les membres du conseil d’administration (CA) se rencontrent à l’occasion d’une réunion, l’ordre du jour est essentiel, afin qu’ils puissent délibérer efficacement. Tous doivent prendre connaissance des questions et de la documentation pertinente qui y figurent. L’ordre du jour est généralement préparé par le président du CA et joint à l'avis de convocation. Il énumère l'ensemble des questions qui seront soumises aux délibérations. Ce document doit être précis et sans équivoque pour que la réunion se déroule adéquatement.

La déclaration de copropriété inclut l’ensemble des règles assurant l’organisation efficace d’une copropriété. Leur connaissance par les membres du conseil d'administration et par chacun des copropriétaires est indispensable au bon fonctionnement de la copropriété. Ce document de référence des copropriétaires est consulté par exemple en cas de travaux. Pour un promettant-acheteur, la déclaration de copropriété contient une mine d’informations utiles au regard des conditions d’utilisation et de jouissance des parties privatives et communes. D’où la nécessité de bien lire ce document, avant d’acheter, afin d’éviter toute surprise désagréable, notamment quant à l’usage que l’on entend faire de sa partie privative.

Un copropriétaire a beau être chez lui dans son appartement, l’usage qu’il en fait doit être conforme à ce que prescrit la déclaration de copropriété. Or, les locations de courte durée de type Airbnb sont parfois interdites si déclaration de copropriété l’indique expressément ou que la destination d'immeuble est exclusivement résidentielle. Ce document peut ainsi contenir des dispositions qui interdisent les activités autres que résidentielles dans l’immeuble. Afin d’assurer le bien-être des personnes qui y vivent, il peut être nécessaire que le syndicat impose des sanctions aux copropriétaires ou aux locataires qui enfreignent le règlement de l’immeuble. Il peut même avoir, en certaines occasions, à recourir au tribunal pour faire valoir les droits de l’ensemble des copropriétaires.

Les règles de vote en assemblée de copropriétaires varient en fonction de l'importance de la décision à prendre. Elles requièrent un calcul complexe, afin de déterminer si une majorité requise a été atteinte. Pour bien faire les choses, il faut tout d’abord s’assurer que le registre des copropriétaires est à jour, et que la compilation des votes soit faite en fonction de la valeur relative propre à chaque fraction. On évite, ainsi, les risques de contestation d'une résolution adoptée. Cela dit, certaines décisions ont des conséquences extrêmement importantes pour l'ensemble des copropriétaires. Les exigences en termes de majorités sont donc plus élevées. Pour cette raison, la loi impose pour l'essentiel trois catégories de majorité, à savoir absolue, renforcée et double.

La déclaration de copropriété est un document qui englobe l’ensemble des règles propres à un syndicat de copropriétaires, afin d'assurer le bon fonctionnement d'un immeuble et une cohésion entre ses occupants. Elle précise également les conditions d’utilisation et de jouissance des parties communes et privatives. La vie en copropriété n'est pas statique. Elle est évolutive et sujette aux changements, qui seront tôt ou tard réclamés par des copropriétaires. Cette évolution donnera parfois lieu à des modifications apportés à la déclaration de copropriété, moyennant le respect des modalités prévues par la Loi. Ainsi, toute modification à la déclaration de copropriété fait généralement l’objet d’un vote en assemblée de copropriétaires. Le vote pour procéder à une telle modification diffère selon la nature du changement à effectuer.