Définition : Conseil d'administration - Secrétaire

Personne physique désignée ou élue généralement parmi les membres du conseil d'administration. Le secrétaire a notamment pour tâches d’envoyer les avis de convocation aux réunions du conseil d’administration, et de rédiger les résolutions que le conseil adopte. Il remplit toute autre fonction (en rapport avec ses activités) que le conseil d’administration lui demande d’assumer.

 ATTENTION! Il ne faut pas confondre la charge de secrétaire du conseil d'administration et celle de secrétaire d'assemblée. Ces deux fonctions sont différentes.

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Le conseil d’administration est l’un des deux organes décisionnels du syndicat des copropriétaires. Composé d’un ou de plusieurs administrateurs, il constitue la pierre angulaire de toute copropriété bien gérée. Sa mission consiste à administrer et assurer la conservation de l’immeuble. Son fonctionnement et la façon dont il prend les décisions sont établis par la déclaration de copropriété. Regard sur les différents éléments propres au conseil d’administration.    
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La loi stipule que le syndicat doit tenir un registre à la disposition des copropriétaires. L'article 342 du Code civil du Québec précise que le conseil d'administration tient la liste des membres, ainsi que les livres et registres nécessaires au bon fonctionnement de la personne morale.  Ce registre représente la mémoire et les archives de la copropriété. En ce sens, il a une valeur inestimable. Plus encore qu’un témoin de la saine gestion d’un immeuble, il en est l'outil par excellence. C’est pourquoi « conservation » et « accès » sont les mots clés de ce registre.  
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Le conseil d'administration (CA) est composé de membres appelés administrateurs. Leur nomination est soumise à certaines formalités. À cet égard, l’article 1084 du Code civil du Québec prévoit que la composition du CA du syndicat, le mode de nomination, de remplacement ou de rémunération des administrateurs, ainsi que les autres conditions de leur charge, sont fixés par le règlement de l’immeuble.  Chaque administrateur agit à titre de mandataire du syndicat des copropriétaires. Cette personne doit respecter les obligations que la loi et l'acte constitutif de copropriété lui imposent et agir dans les limites des pouvoirs qui lui sont conférés. Un administrateur siège au conseil d’administration du syndicat. 
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Les décisions prises par les administrateurs doivent être constatées et consignées dans un procès-verbal. Ce document est capital pour une copropriété, car il assure la conservation écrite des délibérations du conseil d’administration, ainsi que celle du résultat de chacun des votes, afin que tout copropriétaire et administrateur puisse s’y référer au fil du temps. Il permet également de constater que la réunion du conseil d’administration s’est déroulée dans les règles. Eu égard à son importance, ce document doit respecter un certain formalisme.
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Lorsque les membres du conseil d’administration (CA) se rencontrent à l’occasion d’une réunion, l’ordre du jour est essentiel, afin qu’ils puissent délibérer efficacement. Tous doivent prendre connaissance des questions et de la documentation pertinente qui y figurent. L’ordre du jour est généralement préparé par le président du CA et joint à l'avis de convocation. Il énumère l'ensemble des questions qui seront soumises aux délibérations. Ce document doit être précis et sans équivoque pour que la réunion se déroule adéquatement.
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