Définition : Conseil d'administration - Réunion virtuelle

Réunion du conseil d'administration qui compte uniquement des administrateurs en ligne via une plateforme d’événement virtuel. L’article 1084.1 du Code civil du Québec prévoit que les administrateurs peuvent participer à une réunion du conseil d’administration à l’aide de moyens permettant à tous les participants de communiquer immédiatement entre eux. 

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31 décembre 2021 - Par un arrêté ministériel du 26 avril 2020 (Arrêté 2020-029), la ministre de la Santé du Québec  Danielle McCann autorisait la tenue de réunions et d’assemblées à l’aide d’un moyen permettant à tous les membres de communiquer immédiatement entre eux, à certaines conditions. Ce fut donc la naissance des réunions et des assemblées virtuelles en matière de copropriété, qui n’étaient pas permises jusqu’à ce moment. Ce nouveau moyen permettait de continuer l’administration des syndicats, mais ceci n’était valide que pour la durée de l’urgence sanitaire et cesserait avec cette dernière.  
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La crise sanitaire de la COVID-19 et son cortège de restrictions gouvernementales pour limiter les rassemblements ont rendu souvent impossible tout regroupement. Le législateur s’est vu contraint d’organiser le sauvetage des personnes morales, interdits d’assemblées, pour préserver, au moins un temps, leur fonctionnement. Les syndicats de copropriétaires ont ainsi adopté des solutions de remplacement aux assemblées de copropriétaires en présentiel. Distanciation sociale oblige, la COVID-19 a donné ainsi naissance à un phénomène en copropriété : les assemblées virtuelles de copropriétaires, aussi appelées assemblées à distance. Afin de pérenniser cette façon de faire, la loi autorise dorénavant aux syndicats de copropriétaires de tenir des assemblées par des moyens technologiques.
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Le conseil d’administration (CA) occupe une place importante dans la gouvernance d’une copropriété. Il tient des réunions aussi souvent que l’intérêt de la collectivité des copropriétaires l’exige, et se saisit de toute question qui intéresse la bonne marche du syndicat. Ces réunions sont animées par un président qui veille à leur bon déroulement. Les administrateurs peuvent y débattre et réfléchir sur les orientations à donner à leur copropriété. Plus la réunion sera préparée avec soin et méthode, plus les administrateurs seront motivés et voudront y participer. Par ailleurs, des règles précises doivent être suivies impérativement, autrement les décisions qui seront prises pourraient être invalidées.
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Pour que le conseil d’administration (CA) puisse valablement délibérer et prendre des décisions, la déclaration de copropriété prévoit, généralement, qu’un nombre minimum d’administrateurs doit participer aux réunions du CA. On appelle cette exigence le quorum. À moins que le conseil d’administration ne soit composé d’un administrateur unique, le quorum à une réunion du conseil d'administration est généralement fixé par le règlement de l'immeuble à la majorité des administrateurs en poste. Rappelons que le quorum est défini en vue d’assurer la représentativité et l’autorité du conseil d'administration. Il permet d’éviter les prises de décision par un nombre restreint d'administrateurs. C'est pourquoi, celui-ci doit être vérifié à chaque réunion du CA. 
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