Définition : Conseil d'administration - Procès-verbal

Document qui consigne les délibérations du conseil d’administration, les résultats de tout vote ainsi que le décompte des voix concernant les résolutions présentées. L'article 1086.1 du Code civil du Québec énonce que le conseil d’administration doit transmettre aux copropriétaires, dans les 30 jours de la réunion du conseil d'administration, le procès-verbal de toute décision prise au cours d’une réunion. Cet article doit être lu avec l'article 1086.2 du Code civil du Québec qui prévoit un recours judiciaire pour tout copropriétaire ou administrateur en annulation ou en modification d'une décision du conseil d'administration. Par ailleurs, le procès-verbal fait partie des documents produits au registre de la copropriété. Il doit être mis à la disposition de tout copropriétaire qui en fait la demande.

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  Dans le cadre d'une réunion du conseil d'administration, les administrateurs ne doivent adopter aucune décision qui soit partiale, ou dans l'intention de nuire aux copropriétaires (ou à l’un d'entre eux) ou au mépris de leurs droits. En cas de défaut, les copropriétaires (ou un administrateur) disposent désormais d’un recours judiciaire pour s'opposer aux décisions prises par le conseil d’administration. L'article 1086.2 du Code civil du Québec, entré en vigueur le 10 janvier 2020, permet au tribunal d’annuler ou, exceptionnellement, de corriger une décision du conseil d’administration. Le recours doit être entrepris dans les 90 jours suivant la décision du conseil d’administration. Voulant favoriser la stabilité des décisions du conseil d’administration, le législateur ne permet d’intenter un tel recours que dans certaines circonstances.
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Il est possible de prendre une décision sans se réunir. L’article 354 du Code civil du Québec reconnaît la valeur d’une résolution écrite : « Les résolutions écrites, signées par toutes les personnes habiles à voter, ont la même valeur que si elles avaient été adoptées lors d’une réunion du conseil d’administration, d’une assemblée des membres ou d’une séance d’un autre organe ». Les copropriétaires et les administrateurs peuvent se prononcer sur une résolution au moyen d’un écrit, sans qu’aucune réunion du conseil d’administration ou assemblée de copropriétaires n’ait été tenue comme telle. Ce mécanisme a été prévu par la loi, advenant qu’il ne soit pas absolument nécessaire qu’une réunion ou assemblée soit convoquée, car l’essentiel du sujet à débattre a déjà été traité en amont, à la satisfaction de tous. On vient ainsi aplanir un formalisme qui n’a pas lieu d’être, bien que la résolution écrite doit être utilisée avec prudence et parcimonie.
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La loi prévoit que le syndicat doit tenir un registre à la disposition des copropriétaires. L'article 342 du Code civil du Québec précise que le conseil d'administration tient la liste des membres, ainsi que les livres et registres nécessaires au bon fonctionnement de la personne morale.  Ce registre représente la mémoire du bâtiment pour ceux qui l’administre. Il constitue l'historique du vécu de la copropriété dès sa conception, et ce en précisant son entretien et les travaux entrepris, tout en répertoriant les entrepreneurs et fournisseurs qui sont intervenus. En ce sens, il a une valeur inestimable. Le syndicat doit préserver à des fins d'organisation et de gestion, ou encore à des fins de protection juridique et de preuve, l'ensemble des documents pièces et informations relatives au fonctionnement de la copropriété. C’est pourquoi « conservation », « accès » et « archives » sont les mots clés de ce registre.   
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Les décisions prises par les administrateurs doivent être constatées et consignées dans un procès-verbal. Ce document est capital pour une copropriété, car il assure la conservation écrite des délibérations du conseil d’administration, ainsi que celle du résultat de chacun des votes, afin que tout copropriétaire et administrateur puisse s’y référer au fil du temps. Il permet également de constater que la réunion du conseil d’administration s’est déroulée dans les règles. Eu égard à son importance, ce document doit respecter un certain formalisme.  
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