Définition : Conseil d'administration - Procès-verbal

Document qui consigne les délibérations du conseil d’administration, les résultats de tout vote ainsi que le décompte des voix concernant les résolutions présentées. Ce document fait partie du registre de la copropriété et doit être mis à la disposition de tout copropriétaire qui en fait la demande.

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  Les copropriétaires (ou un administrateur) disposent désormais d’un recours judiciaire pour s'opposer aux décisions prises par le conseil d’administration. L'article 1086.2 du Code civil du Québec, entré en vigueur le 10 janvier 2020, permet au tribunal d’annuler ou, exceptionnellement, de corriger une décision du conseil d’administration. Le recours doit être entrepris dans les 90 jours suivant la décision du conseil d’administration. Voulant favoriser la stabilité des décisions du conseil d’administration, le législateur ne permet d’intenter un tel recours que dans certaines circonstances.  
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Il est possible de prendre une décision sans se réunir. L’article 354 du Code civil du Québec reconnaît la valeur d’une résolution écrite : « Les résolutions écrites, signées par toutes les personnes habiles à voter, ont la même valeur que si elles avaient été adoptées lors d’une réunion du conseil d’administration, d’une assemblée des membres ou d’une séance d’un autre organe ». Les copropriétaires et les administrateurs peuvent se prononcer sur une résolution au moyen d’un écrit, sans qu’aucune réunion du conseil d’administration ou assemblée de copropriétaires n’ait été tenue comme telle. Ce mécanisme a été prévu par la loi, advenant qu’il ne soit pas absolument nécessaire qu’une réunion ou assemblée soit convoquée, car l’essentiel du sujet à débattre a déjà été traité en amont, à la satisfaction de tous. On vient ainsi aplanir un formalisme qui n’a pas lieu d’être, bien que la résolution écrite doit être utilisée avec prudence et parcimonie.
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La loi stipule que le syndicat doit tenir un registre à la disposition des copropriétaires. L'article 342 du Code civil du Québec précise que le conseil d'administration tient la liste des membres, ainsi que les livres et registres nécessaires au bon fonctionnement de la personne morale.  Ce registre représente la mémoire et les archives de la copropriété. En ce sens, il a une valeur inestimable. Plus encore qu’un témoin de la saine gestion d’un immeuble, il en est l'outil par excellence. C’est pourquoi « conservation » et « accès » sont les mots clés de ce registre.  
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Les décisions prises par les administrateurs doivent être constatées et consignées dans un procès-verbal. Ce document est capital pour une copropriété, car il assure la conservation écrite des délibérations du conseil d’administration, ainsi que celle du résultat de chacun des votes, afin que tout copropriétaire et administrateur puisse s’y référer au fil du temps. Il permet également de constater que la réunion du conseil d’administration s’est déroulée dans les règles. Eu égard à son importance, ce document doit respecter un certain formalisme.
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