Définition : Carnet d'entretien - Carnet d’entretien numérique

Carnet d’entretien dont les données ont été numérisées. Il nécessite la collecte, la dématérialisation et l'enregistrement des documents imprimés. La mise en place du carnet numérique d'entretien se présente sous la forme d'un service en ligne, qui est accessible aux administrateurs, aux copropriétaires et au gestionnaire.

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La survenance d'un sinistre n'est jamais une bonne nouvelle. Un dégât d'eau important est susceptible de causer des dégâts durables au sein de l’immeuble (par ex. développements fongiques à l'intérieur des murs et plafonds). Il n’existe aucune solution miracle pour éviter les sinistres causés par l’eau. Toutefois, considérant leur impact sur le budget d’une copropriété, des mesures de prévention doivent être mises en place afin de surveiller les composantes et équipements plus à risque. Pour limiter les risques de sinistre, particulièrement les dégâts d'eau, quelques bonnes résolutions sont à prendre au quotidien.
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Le carnet d'entretien contient notamment l'historique des travaux réalisés dans un immeuble. Ainsi, les administrateurs nouvellement élus sauront ce que leurs prédécesseurs ont fait.
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Le fonds de prévoyance est le "bas de laine" d'une copropriété. Il sera indispensable lorsque viendra le temps d'engager des travaux majeurs dans l'immeuble, ou qu'il faudra remplacer des parties communes arrivées à échéance.
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Tout syndicat de copropriétaires a des obligations à assumer en matière d’entretien des parties communes. Le certificat d’état d’immeuble est une démarche essentielle pour assurer la conservation de l’immeuble. Il constitue une étape préalable avant de requérir les services d’un professionnel pour établir une étude du fonds de prévoyance.  Le certificat d’état d’immeuble correspond à un « bilan » de l’immeuble : il constate la qualité du bâtiment, à un moment précis. Il comprend l’inventaire des composantes de l’immeuble (espaces extérieurs, bâtiments, logements, équipements, etc.) qui feront l’objet d’une évaluation pour établir les sommes à être versées au fonds de prévoyance. Bien il n’y ait pas d’obligation légale à cet effet, ce document devrait être préparé par un technologue professionnel, ingénieur, architecte.
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Toutes les copropriétés sont dotées de parties communes qui nécessitent d’être entretenues. Il peut notamment s’agir de couloirs, d’escaliers, de jardins et d’ascenseurs. Le syndicat a l’obligation d’assurer leur entretien, car la déclaration de copropriété prévoit, généralement, qu’il en est le principal responsable. De plus, l’article 1039 du Code civil du Québec stipule que le syndicat doit veiller à leur bon état. Quant à l’entretien des parties communes à usage restreint, par exemple les balcons, il peut être confié (en partie) aux copropriétaires qui en ont la jouissance. Cela diminue les recours à des fournisseurs de services externes, réduisant ainsi le montant alloué aux charges communes (frais de condo).
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Les dépenses liées à l’entretien et à l’administration des parties communes d’une copropriété commencent dès sa naissance. Il est par conséquent nécessaire que chaque copropriété soit dotée, dès la publication de la déclaration de copropriété, d'un conseil d'administration pour l'administrer. Ce conseil d'administration constitue l’organe exécutif du syndicat et en est le représentant légal. Quant à ses membres, ils agissent comme mandataires du syndicat. Afin d'assurer le démarrage du syndicat, le promoteur désigne généralement, dans la déclaration de copropriété (règlement de l’immeuble), l’un de ses représentants pour agir comme administrateur transitoire du syndicat.  Son rôle est d’accompagner les copropriétaires, de gérer la copropriété et de voir à l’organisation de l'assemblée extraordinaire de transition pour élire les nouveaux administrateurs devant constituer le conseil d’administration.
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14 août 2012-  Outre le fait de veiller au respect de la déclaration de copropriété, gérer les affaires d’un syndicat de copropriété consiste également à assurer l’entretien et la conservation de l’immeuble. D’ailleurs, la plupart des tâches que les administrateurs doivent accomplir, en tant que mandataires du syndicat, s’articulent autour de cet objectif fondamental d’entretien et de conservation de l’immeuble.
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