Définition : Officier d'assemblée de copropriétaires - Secrétaire d'assemblée

Officier d’assemblée dont la tâche consiste à rédiger les procès-verbaux. Il résume les délibérations et prend note des projets de résolution soumis au vote à l’assemblée.

 ATTENTION! Il ne faut pas confondre la charge de secrétaire d'assemblée et celle de secrétaire du conseil d'administration. Ce dernier est l'administrateur désigné pour tenir les livres et registres du syndicat de copropriétaires.

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Les assemblées de copropriétaire doivent être tenues en bonne et due forme, car il s'agit d'un des deux organes décisionnels d'une copropriété, l'autre étant le conseil d'administration. Des décisions importantes s'y prennent. Par conséquent, il est primordial qu'elles se déroulent dans les règles de l'art.
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La nomination des officiers d’assemblée  demeure un incontournable pour la tenue de toute assemblée de copropriétaires. L’éventail des titres et charges qui leur sont attribués est varié: président, vice-président, secrétaire d’assemblée et scrutateur.  Bien que les fonctions de chacun de ces intervenants soient distinctes, elles ont pour objet d’assurer la bonne tenue des débats et leur retranscription dans le procès-verbal afin d’acter les décisions prises. C'est le Règlement de l'immeuble (deuxième partie de la déclaration de copropriété) qui prévoit les règles en cette matière. Or, la responsabilité civile d’un officier d’assemblée au regard des tâches qui lui incombent est largement méconnue. Pourtant, de nombreux Québécois acceptent cette charge, tout en ignorant cette réalité.
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Le procès-verbal de l'assemblée constitue un document d'une importance capitale pour assurer l'exécution des décisions de l'assemblée. C’est pourquoi, les décisions prises par les copropriétaires en assemblée doivent être constatées et consignées dans un procès-verbal. Ce document est capital pour une copropriété, car il assure la conservation écrite des délibérations de l’assemblée, ainsi que celle du résultat de chacun des votes afin que tout copropriétaire et administrateur puisse s’y référer au fil du temps. Il permet également de constater que l’assemblée s’est déroulée dans les règles. Eu égard à son importance, ce document doit respecter un certain formalisme.
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L’assemblée des copropriétaires est le rassemblement de tous les copropriétaires, pour prendre les décisions nécessaires à la pérennité de l'immeuble et au bon fonctionnement de la copropriété. Elle constitue l’un des deux organes décisionnels du syndicat. Celle-ci doit se tenir au moins une fois par an, mais elle peut avoir lieu aussi souvent que nécessaire. Il faut savoir que la vie en copropriété suppose que les copropriétaires ou leurs représentants se réunissent, ponctuellement, pour discuter et voter d’importantes décisions. Cela doit être fait lors d’assemblées de copropriétaires, où les membres du syndicat peuvent faire entendre leur voix en exerçant leur droit de vote. Leur déroulement obéit à certaines règles de forme et de fonds. Regard sur les différents aspects propres aux assemblées de copropriétaires.
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La déclaration de copropriété contient généralement les modalités concernant le déroulement de l'assemblée des copropriétaires en définissant des règles de procédure et le rôle des officiers d’assemblée. Personnages incontournables de l'assemblée des copropriétaires, ils assurent le bon déroulement de celle-ci. Leur nomination est ainsi nécessaire à la tenue de toute assemblée de copropriétaires. Ces derniers sont généralement élus au début de l’assemblée, à l’occasion d’un vote distinct pris à la majorité absolue des voix des copropriétaires présents ou représentés (50 % plus un). Il s'agit d'une obligation à laquelle on ne saurait déroger, car toutes les décisions prises avant leur élection n'ont aucune valeur juridique.
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Un des moments essentiels de la copropriété est sans aucun doute celui de l’assemblée des copropriétaires. C’est au cours de cette réunion que de grandes décisions de la copropriété sont votées, telles que la réalisation de certains travaux, la vente d'une partie commune et la modification de la déclaration de copropriété. Les copropriétaires pourront également y débattre et réfléchir sur les orientations à donner à leur copropriété.
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Question: Un des copropriétaires vient troubler les assemblées des copropriétaires par ses questions interminables et ses insultes incessantes envers les membres du conseil d’administration. Il est toujours en contestation sur tout, par principe et esprit de contradiction. Que peut-on faire?
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Notre dernière assemblée générale annuelle des copropriétaires a été ouverte et tenue par nos administrateurs.  L’ennui, c’est que nous ne savons pas comment mener une assemblée. Question: Un président est-il requis? Des personnes autres que les administrateurs doivent-elles obligatoirement prendre des notes? Et qui rédige le procès-verbal?
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