Définition : Assemblée des copropriétaires - Question

Point (de décision) inscrit à l'ordre du jour d'une assemblée des copropriétaires et nécessitant un vote, afin qu'une décision soit prise. Tous les points inscrits à l’ordre du jour ne sont pas nécessairement des questions.

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Question: Certains copropriétaires de notre syndicat veulent soumettre une résolution au vote lors de notre prochaine assemblée annuelle. Doit-on faire parvenir le texte de notre résolution à l'avance au conseil d’administration ou peut-on faire cela pendant l'assemblée? Y a-t-il une procédure légale particulière à suivre? Au moment de l'assemblée, si on doit apporter certaines corrections au texte de la résolution, cela peut-il être fait pendant l'assemblée ou doit-on convoquer une autre assemblée pour présenter et voter le nouveau texte de la résolution?
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MODÈLE DE LETTRE DE DEMANDE D'INSCRIPTION D'UNE QUESTION À L'ORDRE DU JOUR     Le  _____________________ 20__ Au Syndicat _______________ (nom exact du Syndicat des copropriétaires), Je, soussigné(e), _______________________________ (prénom, nom et adresse du copropriétaire) propriétaire de la fraction de copropriété portant le numéro civique ___________ du ________________, appartement ______, à ____________________________(ville et code postal), souhaite que vous inscriviez à l’ordre du jour de la prochaine assemblée des copropriétaires la question suivante : [Décrire] Exemple : Projet de modification à la déclaration de copropriété au sujet de [décrire], ce projet de résolution, dont le texte est joint à la présente demande,  doit être communiqué aux copropriétaires avant l’assemblée et soumis au vote de l’assemblée.
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Les décisions prises par les copropriétaires en assemblée doivent être constatées et consignées dans un procès-verbal. Ce document est capital pour une copropriété, car il assure la conservation écrite des délibérations de l’assemblée, ainsi que celle du résultat de chacun des votes afin que tout copropriétaire et administrateur puisse s’y référer au fil du temps. Il permet également de constater que l’assemblée s’est déroulée dans les règles. Eu égard à son importance, ce document doit respecter un certain formalisme.
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L’assemblée des copropriétaires est l’un des deux organes décisionnels du syndicat. Elle doit se tenir au moins une fois par an, mais celle-ci peut avoir lieu aussi souvent que nécessaire. Il faut savoir que la vie en copropriété suppose que les copropriétaires ou leurs représentants se réunissent, ponctuellement, pour discuter et voter d’importantes décisions. Cela doit être fait lors d’assemblées de copropriétaires, qui représentent l’organe démocratique par excellence au sein de la copropriété. Leur déroulement obéit à certaines règles de forme et de fonds. Regard sur les différents aspects propres aux assemblées de copropriétaires.
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Une assemblée de copropriétaires ne peut se dérouler sans ordre du jour. Pour délibérer conformément à la loi, les copropriétaires doivent prendre connaissance, préalablement à la tenue de l’assemblée, des questions qui figurent à l’ordre du jour. Raison pour laquelle celui-ci doit être annexé à l'avis de convocation, qui est généralement préparé par le conseil d’administration (CA). Il renferme l'ensemble des questions qui seront soumises aux délibérations pendant l'assemblée. Ce document doit être précis et sans équivoque, afin d’éviter toute contestation judiciaire. Regard sur les différents aspects propres à l'ordre du jour.  
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La déclaration de copropriété contient généralement les modalités concernant le déroulement de l'assemblée des copropriétaires en définissant des règles de procédure et le rôle des officiers d’assemblée. Personnages incontournables de l'assemblée des copropriétaires, ils assurent le bon déroulement de celle-ci. Leur nomination est ainsi nécessaire à la tenue de toute assemblée de copropriétaires. Ces derniers sont généralement élus au début de l’assemblée, à l’occasion d’un vote distinct pris à la majorité absolue des voix des copropriétaires présents ou représentés (50 % plus un). Il s'agit d'une obligation à laquelle on ne saurait déroger, car toutes décisions prises avant leur élection n'a aucune valeur juridique.  
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La première étape de la préparation d'une assemblée des copropriétaires consiste à établir un ordre du jour complet. Ce document récapitule l'ensemble des questions qui devront être votées au cours de cette assemblée. Il liste ainsi les résolutions qui seront débattues et votées. Bien qu'il n'existe pas de formalisme entourant sa fine rédaction, l'ordre du jour doit être suffisamment précis. Il doit ainsi faire mention de toutes les questions et points qui seront soumis lors de l'assemblée. Envoyé à l’ensemble des copropriétaires, ce programme permet d’organiser le déroulé de la séance. Joint à l'avis de convocation, l’ordre du jour est accompagné des documents nécessaires à la réflexion des votants. 
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  L’assemblée de copropriétaires prend ses décisions au moyen d’un vote. Toute proposition soumise pour adoption doit être votée pour devenir une résolution. Sans que cette énumération ne soit limitative, deux modes de scrutin sont énoncés à l’article 351 du Code civil du Québec, soit : le vote à main levée ou, sur demande, le scrutin secret. Le choix de retenir un de ces deux types de vote est influencé par l’objectif de simplicité ou de confidentialité entourant les prises de décision. Focus sur les différentes modalités de vote en Assemblée de copropriétaires.
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Question: Un copropriétaire, seul, peut-il convoquer lui-même une assemblée? Si oui, dans quelles circonstances et en respectant quelles formes?
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La question se pose souvent de savoir si un copropriétaire peut modifier l'ordre du jour qu'il reçoit avec son avis de convocation à l'assemblée générale annuelle. Le peut-il avant? Le peut-il pendant?
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