Définition : Assemblée de copropriétaires - Procès-verbal

Document qui consigne les délibérations de l’assemblée des copropriétaires, les résultats de tout vote ainsi que le décompte des voix concernant les résolutions soumises au vote. Appelé à tort « minutes », il confère une valeur d'exécution aux décisions valablement adoptées lors de l'assemblée, à la condition qu’aucune contestation n’ait été soumise dans les délais prescrits. L'article 1102.1 du Code civil du Québec énonce que le conseil d’administration doit transmettre aux copropriétaires, dans les 30 jours de la réunion de l’assemblée, le procès-verbal de toute décision prise au cours de cette réunion. Cet article doit être lu avec l'article 1103 du Code civil du Québec qui prévoit un recours judiciaire pour tout copropriétaire en annulation ou en modification d'une décision de l’assemblée des copropriétaires. Par ailleurs, le procès-verbal fait partie des documents produits au registre de la copropriété. Il doit être mis à la disposition de tout copropriétaire qui en fait la demande.

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27 décembre 2021- L’assemblée des copropriétaires est un événement majeur dans la vie d’une copropriété. Réunie au minimum une fois par an, elle est décisive puisqu’elle permet la prise de décisions majeures qui impactent la vie et les finances des copropriétaires. Le conseil d’administration a pour mission de s’occuper de la convocation et de la tenue de l'assemblée de copropriétaires mais aussi de l’exécution des décisions qu’elle vote. Pour que les décisions qui y sont prises apparaissent claires et limpides, une fine planification s’impose. Il importe également de bien comprendre les règles qui y sont applicables.
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Notre déclaration de copropriété prévoit que les jardins sont des parties communes à usage restreint, tout comme les balcons. Un des copropriétaires, ayant l’usage exclusif d’un jardin, a pris l'initiative à travers les années de faire des améliorations (ex.: ajout de platebandes, retrait de certaines parties du gazon, ajout de cèdres, ajout de différents éléments, etc.), et ce sans en avoir eu l’autorisation préalable du syndicat. Or le conseil d’administration de l’époque ne s’est pas objecté à de tels travaux. Questions : Est-ce que le nouveau conseil d’administration peut lui demander de remettre en état les lieux? La notion de droits acquis par tolérance existe-t-elle en copropriété?
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L'assemblée des copropriétaires a été enregistrée avec l'autorisation des copropriétaires. Questions: En tant que copropriétaire, ai-je le droit d'en obtenir une copie de l'enregistrement? Est-ce que le syndicat pourrait me la refuser? Si oui, pour quelle raison? 
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Les irrégularités constatées lors d’une assemblée des copropriétaires ne rendent pas les décisions prises inexistantes, mais annulables. En conséquence, le copropriétaire qui entend se prévaloir de l’irrégularité d’une décision doit entreprendre un recours judiciaire, conformément à l’article 1103 du Code civil du Québec. Voulant favoriser la stabilité des décisions prises par l’assemblée, le législateur ne permet d’intenter un tel recours que dans certaines circonstances. C’est ainsi que tout copropriétaire peut demander au tribunal d’annuler ou, exceptionnellement, de modifier une décision de l’assemblée des copropriétaires si elle est partiale, si elle a été prise dans l’intention de nuire aux copropriétaires ou au mépris de leurs droits, ou encore si une erreur s’est produite dans le calcul des voix. 
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Le procès-verbal de l'assemblée constitue un document d'une importance capitale pour assurer l'exécution des décisions de l'assemblée. C’est pourquoi, les décisions prises par les copropriétaires en assemblée doivent être constatées et consignées dans un procès-verbal. Ce document est capital pour une copropriété, car il assure la conservation écrite des délibérations de l’assemblée, ainsi que celle du résultat de chacun des votes afin que tout copropriétaire et administrateur puisse s’y référer au fil du temps. Il permet également de constater que l’assemblée s’est déroulée dans les règles. Eu égard à son importance, ce document doit respecter un certain formalisme.
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La déclaration de copropriété contient généralement les modalités concernant le déroulement de l'assemblée des copropriétaires en définissant des règles de procédure et le rôle des officiers d’assemblée. Personnages incontournables de l'assemblée des copropriétaires, ils assurent le bon déroulement de celle-ci. Leur nomination est ainsi nécessaire à la tenue de toute assemblée de copropriétaires. Ces derniers sont généralement élus au début de l’assemblée, à l’occasion d’un vote distinct pris à la majorité absolue des voix des copropriétaires présents ou représentés (50 % plus un). Il s'agit d'une obligation à laquelle on ne saurait déroger, car toutes les décisions prises avant leur élection n'ont aucune valeur juridique.
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Il est possible de prendre une décision sans se réunir. L’article 354 du Code civil du Québec reconnaît la valeur d’une résolution écrite : « Les résolutions écrites, signées par toutes les personnes habiles à voter, ont la même valeur que si elles avaient été adoptées lors d’une réunion du conseil d’administration, d’une assemblée des membres ou d’une séance d’un autre organe ». Les copropriétaires et les administrateurs peuvent se prononcer sur une résolution au moyen d’un écrit, sans qu’aucune réunion du conseil d’administration ou assemblée de copropriétaires n’ait été tenue comme telle. Ce mécanisme a été prévu par la loi, advenant qu’il ne soit pas absolument nécessaire qu’une réunion ou assemblée soit convoquée, car l’essentiel du sujet à débattre a déjà été traité en amont, à la satisfaction de tous. On vient ainsi aplanir un formalisme qui n’a pas lieu d’être, bien que la résolution écrite doit être utilisée avec prudence et parcimonie.
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La loi prévoit que le syndicat doit tenir un registre à la disposition des copropriétaires. L'article 342 du Code civil du Québec précise que le conseil d'administration tient la liste des membres, ainsi que les livres et registres nécessaires au bon fonctionnement de la personne morale.  Ce registre représente la mémoire du bâtiment pour ceux qui l’administre. Il constitue l'historique du vécu de la copropriété dès sa conception, et ce en précisant son entretien et les travaux entrepris, tout en répertoriant les entrepreneurs et fournisseurs qui sont intervenus. En ce sens, il a une valeur inestimable. Le syndicat doit préserver à des fins d'organisation et de gestion, ou encore à des fins de protection juridique et de preuve, l'ensemble des documents pièces et informations relatives au fonctionnement de la copropriété. C’est pourquoi « conservation », « accès » et « archives » sont les mots clés de ce registre.   
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Les copropriétaires doivent être convoqués au moins une fois par année à une assemblée que l'on qualifie d'assemblée annuelle. Cette assemblée, comme tous les autres types d'assemblée, doit réunir l'ensemble des copropriétaires. Avec l’avis de convocation à l'assemblée générale, le conseil d’administration notifie à tous les copropriétaires la liste des points à étudier et des décisions à voter lors de l'assemblée des copropriétaires. Ce document est l'ordre du jour de l'assemblée. La convocation doit respecter un cadre procédural, faute de quoi l'assemblée des copropriétaires pourrait être irrégulière. C'est pourquoi il appartient à celui qui prend l'initiative de la convoquer d'en respecter les règles. Qui convoque l'assemblée ? En principe, le conseil d’administration (CA) convoque l'assemblée des copropriétaires. Mais dans certaines circonstances, un ou plusieurs copropriétaires peuvent prendre cette initiative :
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 2 septembre 2011- On ne saurait assez insister sur l’importance de constituer et tenir à jour des registres de copropriété complets et ordonnés. En tant qu’entité distincte de ses membres, le syndicat a une « vie corporative » qui doit être clairement et efficacement documentée.  Doivent donc être conservés au registre :
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Notre dernière assemblée générale annuelle des copropriétaires a été ouverte et tenue par nos administrateurs.  L’ennui, c’est que nous ne savons pas comment mener une assemblée. Question: Un président est-il requis? Des personnes autres que les administrateurs doivent-elles obligatoirement prendre des notes? Et qui rédige le procès-verbal?
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