Définition : Assemblée de copropriétaires - Ordre du jour

Question : L'article 1088 du Code civil du Québec prévoit que tout copropriétaire peut requérir du conseil d’administration l’inscription, à l’ordre du jour, de toute autre question, dans les 5 jours de la réception de l’avis de convocation. Ces 5 jours sont-ils des jours ouvrables ou simplement 5 jours consécutifs ? Si je reçois la convocation le vendredi, le 5e jour est-il le mardi ou le jeudi (car samedi et dimanche ne comptent pas). Réponse : Le calcul des délais de convocation de l'assemblée des copropriétaires ou d’une demande d’ajout à l’ordre du jour ne fait l'objet d'aucune disposition spécifique dans le Code civil du Québec. La déclaration peut comporter des énoncés sur le mode de computation des délais. 

Question: Certains copropriétaires de notre syndicat veulent soumettre une résolution au vote lors de notre prochaine assemblée annuelle. Quelles sont les étapes à suivre ? Doit-on faire parvenir à l'avance aux membres du conseil d'administration le texte de notre projet de résolution ou peut-on faire cela pendant l'assemblée? Y a-t-il une procédure légale particulière à suivre? Au moment de l'assemblée, si on doit apporter certaines corrections au texte de la résolution, cela peut-il être fait pendant l'assemblée ou doit-on convoquer une autre assemblée pour présenter et voter le nouveau texte de la résolution?

AVIS DE CONVOCATION À UNE ASSEMBLÉE ANNUELLE (Nom du syndicat)   Le  _____________________ 20__ À tous les copropriétaires, vous êtes par les présentes, convoqués à l’assemblée annuelle des copropriétaires qui se tiendra aux lieu et date mentionnés ci-après. Lieu : (Indiquer le lieu) Date : (date)                                                                Heure : (heure)   Afin de ne pas retarder l'ouverture de l'assemblée, nous vous serions reconnaissants de vous présenter à compter de (heure).  

MODÈLE DE LETTRE DE DEMANDE D'INSCRIPTION D'UNE QUESTION À L'ORDRE DU JOUR     Le  _____________________ 20__ Au Syndicat _______________ (nom exact du Syndicat des copropriétaires), Je, soussigné(e), _______________________________ (prénom, nom et adresse du copropriétaire) propriétaire de la fraction de copropriété portant le numéro civique ___________ du ________________, appartement ______, à ____________________________(ville et code postal), souhaite que vous inscriviez à l’ordre du jour de la prochaine assemblée des copropriétaires la question suivante : [Décrire] Exemple : Projet de modification à la déclaration de copropriété au sujet de [décrire], ce projet de résolution, dont le texte est joint à la présente demande, doit être communiqué aux copropriétaires avant l’assemblée et soumis au vote de l’assemblée.

Les assemblées de copropriétaire doivent être tenues en bonne et due forme, car il s'agit d'un des deux organes décisionnels d'une copropriété, l'autre étant le conseil d'administration. Des décisions importantes s'y prennent. Par conséquent, il est primordial qu'elles se déroulent dans les règles de l'art.

Le procès-verbal de l'assemblée constitue un document d'une importance capitale pour assurer l'exécution des décisions de l'assemblée. C’est pourquoi, les décisions prises par les copropriétaires en assemblée doivent être constatées et consignées dans un procès-verbal. Ce document est essentiel pour une copropriété, car il assure la conservation écrite des délibérations de l’assemblée, ainsi que celle du résultat de chacun des votes afin que tout copropriétaire et administrateur puisse s’y référer au fil du temps. Il permet également de constater que l’assemblée s’est déroulée dans les règles. Eu égard à son importance, ce document doit respecter un certain formalisme.

L’assemblée des copropriétaires est le rassemblement de tous les copropriétaires, pour prendre les décisions nécessaires à la pérennité de l'immeuble et au bon fonctionnement de la copropriété. Elle constitue l’un des deux organes décisionnels du syndicat. Celle-ci doit se tenir au moins une fois par an, mais elle peut avoir lieu aussi souvent que nécessaire. Il faut savoir que la vie en copropriété suppose que les copropriétaires ou leurs représentants se réunissent, ponctuellement, pour discuter et voter d’importantes décisions. Cela doit être fait lors d’assemblées de copropriétaires, où les membres du syndicat peuvent faire entendre leur voix en exerçant leur droit de vote. Leur déroulement obéit à certaines règles de forme et de fonds. Regard sur les différents aspects propres aux assemblées de copropriétaires.

Une assemblée de copropriétaires ne peut se dérouler sans ordre du jour. Pour délibérer conformément à la loi, les copropriétaires doivent prendre connaissance, préalablement à la tenue de l’assemblée, des questions qui figurent à l’ordre du jour. Raison pour laquelle celui-ci doit être annexé à l'avis de convocation, qui est généralement préparé par le conseil d’administration (CA). Il renferme l'ensemble des questions qui seront soumises aux délibérations pendant l'assemblée. Ce document doit être précis et sans équivoque, afin d’éviter toute contestation judiciaire. Regard sur les différents aspects propres à l'ordre du jour.  

La première étape de la préparation d'une assemblée des copropriétaires consiste à établir un ordre du jour complet. Ce document récapitule l'ensemble des questions qui devront être votées au cours de cette assemblée. Il liste ainsi les résolutions qui seront débattues et votées. Bien qu'il n'existe pas de formalisme entourant sa fine rédaction, l'ordre du jour doit être suffisamment précis. Il doit ainsi faire mention de toutes les questions et points qui seront soumis lors de l'assemblée. Envoyé à l’ensemble des copropriétaires, ce programme permet d’organiser le déroulé de la séance. Joint à l'avis de convocation, l’ordre du jour est accompagné des documents nécessaires à la réflexion des votants. 

La question se pose souvent de savoir si un copropriétaire peut modifier l'ordre du jour qu'il reçoit avec son avis de convocation à l'assemblée annuelle. Le peut-il avant? Le peut-il pendant? L’assemblée des copropriétaires obéit à des règles strictement définies par la loi qu’il est important de connaître. Elle ne délibère en principe que sur les questions qui ont été  inscrites à l’ordre du jour préalablement à la tenue de l'assemblée. Faute de quoi, toute décision adoptée à propos d’une question inscrite illégalement à l’ordre du jour est nulle et peut faire l’objet d’une contestation judiciaire.