Définition : Assemblée des copropriétaires - Avis de convocation

Document transmis aux copropriétaires qui a pour but de les aviser de la tenue d'une assemblée des copropriétaires à laquelle ils sont conviés. L’avis doit comporter le nom de la personne qui la convoque, identifier le type d'assemblée (assemblée générale annuelleassemblée générale extraordinaireassemblée générale extraordinaire de transition, assemblée générale de rattrapage, assemblée générale d'information) et indiquer la date, l’heure et le lieu de la réunion. Un ordre du jour doit être inclus dans l’envoi, généralement comme document distinct. D’autres documents (p. ex. états financiers, budget prévisionnel, projet d'acte visant à modifier la déclaration de copropriété, etc.), devront dans certaines circonstances être envoyés en même temps que l’avis. Enfin, bien que non obligatoire, une formule de procuration est habituellement joint à l'avis de convocation.

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AVIS DE CONVOCATION À UNE ASSEMBLÉE ANNUELLE (Nom du syndicat)   Le  _____________________ 20__ À tous les copropriétaires, vous êtes par les présentes, convoqués à l’assemblée générale annuelle des copropriétaires qui se tiendra aux lieu et date mentionnés ci-après. Lieu : (Indiquer le lieu) Date : (date)                                                                Heure : (heure)   Afin de ne pas retarder l'ouverture de l'assemblée, nous vous serions reconnaissants de vous présenter à compter de (heure).   ORDRE DU JOUR    Ouverture de la séance Élection du président d'assemblée Élection du secrétaire d'assembléee Lecture de l'ordre du jour Présentation pour commentaires du procès-verbal de l'assemblée annuelle du __ (ce point n’est pas obligatoire, car le procès-verbal n’a pas à être adopté, c’est un usage dans certaines copropriétés) Rapport du conseil d'administration  Présentation des états financiers de l'exercice financier __ Présentation et consultation sur le budget prévisionnel de l'exercice financier du  __ - __ …  …  Élection des administrateurs a) Lecture des causes d'inhabilité b) Présentation des candidats c) Vote pour l'élection des administrateurs du syndicat d) Acceptation de leur charge Affaires diverses (points non soumis au vote) Levée de la séance
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Le processus qui mène à la convocation d’une assemblée générale des copropriétaires doit être scrupuleusement observé. Il est nécessaire de respecter certaines conditions de forme et de délai, autrement les décisions prises pendant cette assemblée pourraient être invalidées. Les copropriétaires sont informés de la tenue de l’assemblée des copropriétaires par la réception d’un avis de convocation. Cet avis écrit doit indiquer la date, l’heure et le lieu où se tiendra l’assemblée, ainsi que les questions inscrites à l'ordre du jour. Selon la nature de ces questions, certains documents devront être joints à l'avis de convocation. Regard sur les différents aspects de la convocation de l'assemblée.
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Une assemblée de copropriétaires ne peut se dérouler sans ordre du jour. Pour délibérer conformément à la loi, les copropriétaires doivent prendre connaissance, préalablement à la tenue de l’assemblée, des questions qui figurent à l’ordre du jour. Raison pour laquelle celui-ci doit être annexé à l'avis de convocation, qui est généralement préparé par le conseil d’administration (CA). Il renferme l'ensemble des questions qui seront soumises aux délibérations pendant l'assemblée. Ce document doit être précis et sans équivoque, afin d’éviter toute contestation judiciaire. Regard sur les différents aspects propres à l'ordre du jour.  
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Les copropriétaires doivent être convoqués au moins une fois par année à une assemblée que l'on qualifie d'assemblée annuelle. Cette assemblée, comme tous les autres types d'assemblée, doit réunir l'ensemble des copropriétaires. Avec l’avis de convocation à l'assemblée générale, le conseil d’administration notifie à tous les copropriétaires la liste des points à étudier et des décisions à voter lors de l'assemblée des copropriétaires. Ce document est l'ordre du jour de l'assemblée. La convocation doit respecter un cadre procédural, faute de quoi l'assemblée des copropriétaires pourrait être irrégulière. C'est pourquoi il appartient à celui qui prend l'initiative de la convoquer d'en respecter les règles. Qui convoque l'assemblée ? En principe, le conseil d’administration (CA) convoque l'assemblée des copropriétaires. Mais dans certaines circonstances, un ou plusieurs copropriétaires peuvent prendre cette initiative :
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En ce qui a trait à l’assemblée générale annuelle, l'article 1087 du Code civil du Québec prévoit que certains documents doivent obligatoirement être joints à l’avis de convocation. Ces documents seront acheminés aux copropriétaires, afin que ces derniers puissent apprécier la nature exacte des questions abordées et la portée des décisions qu'ils seront appelés à prendre. Certains de ces documents, dont l'énoncé figure à l'ordre du jour, conditionnent la validité de la décision (par exemple: un projet de modification à la déclaration de copropriété). D'autres documents sont, quant à eux, nécessaires à l'information du copropriétaire (par exemple: le budget prévisionnel et le compte rendu du conseil d'administration).  
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La première étape de la préparation d'une assemblée des copropriétaires consiste à établir un ordre du jour complet. Ce document récapitule l'ensemble des questions qui devront être votées au cours de cette assemblée. Il liste ainsi les résolutions qui seront débattues et votées. Bien qu'il n'existe pas de formalisme entourant sa fine rédaction, l'ordre du jour doit être suffisamment précis. Il doit ainsi faire mention de toutes les questions et points qui seront soumis lors de l'assemblée. Envoyé à l’ensemble des copropriétaires, ce programme permet d’organiser le déroulé de la séance. Joint à l'avis de convocation, l’ordre du jour est accompagné des documents nécessaires à la réflexion des votants. 
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Question: Un copropriétaire, seul, peut-il convoquer lui-même une assemblée? Si oui, dans quelles circonstances et en respectant quelles formes?
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