Définition : Assemblée de copropriétaires - Vote

Mode d’expression, par scrutin secret ou à main levée, par lequel l’assemblée des copropriétaires se prononce sur une question figurant à l’ordre du jour et soumise au vote.

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Question : Lors d'une assemblée de copropriétaires tenue récemment, le président d’assemblée a distribué des post-it et a demandé aux propriétaires d'inscrire leur numéro d'unité ainsi que 5 membres de leur choix au conseil d'administration. (CA composé de 5 membres). C'est la première fois que je vois quelque chose comme ça arriver. Habituellement, les propriétaires ne voteront que pour les candidats qu'ils jugent aptes à occuper un poste au sein du conseil, qu'ils soient un ou n'importe quel nombre jusqu'à 5. Mais pas nécessairement 5 dans ce cas. La prise de position du président est-elle acceptable? Dans le cas contraire, peut-on demander qu'un nouveau vote soit effectué à bulletin secret.
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Le procès-verbal de l'assemblée constitue un document d'une importance capitale pour assurer l'exécution des décisions de l'assemblée. C’est pourquoi, les décisions prises par les copropriétaires en assemblée doivent être constatées et consignées dans un procès-verbal. Ce document est capital pour une copropriété, car il assure la conservation écrite des délibérations de l’assemblée, ainsi que celle du résultat de chacun des votes afin que tout copropriétaire et administrateur puisse s’y référer au fil du temps. Il permet également de constater que l’assemblée s’est déroulée dans les règles. Eu égard à son importance, ce document doit respecter un certain formalisme.
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L’assemblée des copropriétaires est le rassemblement de tous les copropriétaires, pour prendre les décisions nécessaires à la pérennité de l'immeuble et au bon fonctionnement de la copropriété. Elle constitue l’un des deux organes décisionnels du syndicat. Celle-ci doit se tenir au moins une fois par an, mais elle peut avoir lieu aussi souvent que nécessaire. Il faut savoir que la vie en copropriété suppose que les copropriétaires ou leurs représentants se réunissent, ponctuellement, pour discuter et voter d’importantes décisions. Cela doit être fait lors d’assemblées de copropriétaires, où les membres du syndicat peuvent faire entendre leur voix en exerçant leur droit de vote. Leur déroulement obéit à certaines règles de forme et de fonds. Regard sur les différents aspects propres aux assemblées de copropriétaires.
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Une assemblée de copropriétaires ne peut se dérouler sans ordre du jour. Pour délibérer conformément à la loi, les copropriétaires doivent prendre connaissance, préalablement à la tenue de l’assemblée, des questions qui figurent à l’ordre du jour. Raison pour laquelle celui-ci doit être annexé à l'avis de convocation, qui est généralement préparé par le conseil d’administration (CA). Il renferme l'ensemble des questions qui seront soumises aux délibérations pendant l'assemblée. Ce document doit être précis et sans équivoque, afin d’éviter toute contestation judiciaire. Regard sur les différents aspects propres à l'ordre du jour.  
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  Les copropriétaires doivent prendre des décisions essentielles pour la vie de leur copropriété, qui ne peuvent être adoptées par le conseil d’administration sans leur assentiment. A cette fin, l'assemblée des copropriétaires réunit les copropriétaires ou leurs mandataires, au moins une fois par an. Dans ce cadre, la prise de ces décisions fait l'objet d'un encadrement strict. L’assemblée de copropriétaires prend ses décisions au moyen d’un vote. Toute proposition soumise pour adoption doit être votée pour devenir une résolution. Sans que cette énumération ne soit limitative, deux modes de scrutin sont énoncés à l’article 351 du Code civil du Québec, soit : le vote à main levée ou, sur demande, le scrutin secret. Le choix de retenir un de ces deux types de vote est influencé par l’objectif de simplicité ou de confidentialité entourant les prises de décision. Focus sur les différentes modalités de vote en Assemblée de copropriétaires.
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Les règles de vote en assemblée de copropriétaires varient en fonction de l'importance de la décision à prendre. Elles requièrent un calcul complexe, afin de déterminer si une majorité requise a été atteinte. Pour bien faire les choses, il faut tout d’abord s’assurer que le registre des copropriétaires est à jour, et que la compilation des votes soit faite en fonction de la valeur relative propre à chaque fraction. On évite, ainsi, les risques de contestation d'une résolution adoptée. Cela dit, certaines décisions ont des conséquences extrêmement importantes pour l'ensemble des copropriétaires. Les exigences en termes de majorités sont donc plus élevées. Pour cette raison, la loi impose pour l'essentiel trois catégories de majorité, à savoir absolue, renforcée et double.
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