Définition : Assemblée de copropriétaires - Résolution écrite

Résolution signée par toutes les personnes habiles à voter, ayant la même valeur que si elle avait été adoptée lors d'une assemblée des copropriétaires. L'article 1102.1 du Code civil du Québec énonce que le conseil d’administration doit transmettre aux copropriétaires toute résolution écrite, dans les 30 jours de son adoption. Cet article doit être lu avec l'article 1103 du Code civil du Québec qui prévoit un recours judiciaire pour tout copropriétaire en annulation ou en modification d'une décision de l’assemblée des copropriétaires. Par ailleurs, une résolution écrite fait partie des documents produits au registre de la copropriété, un exemplaire de celle-ci devant être conservé avec les procès-verbaux des délibérations ou ce qui en tient lieu. Elle doit être mis à la disposition de tout copropriétaire qui en fait la demande. 

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Notre déclaration de copropriété prévoit que les jardins sont des parties communes à usage restreint, tout comme les balcons. Un des copropriétaires, ayant l’usage exclusif d’un jardin, a pris l'initiative à travers les années de faire des améliorations (ex.: ajout de platebandes, retrait de certaines parties du gazon, ajout de cèdres, ajout de différents éléments, etc.), et ce sans en avoir eu l’autorisation préalable du syndicat. Or le conseil d’administration de l’époque ne s’est pas objecté à de tels travaux. Questions : Est-ce que le nouveau conseil d’administration peut lui demander de remettre en état les lieux? La notion de droits acquis par tolérance existe-t-elle en copropriété?
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L’assemblée des copropriétaires est le rassemblement de tous les copropriétaires, pour prendre les décisions nécessaires à la pérennité de l'immeuble et au bon fonctionnement de la copropriété. Elle constitue l’un des deux organes décisionnels du syndicat. Celle-ci doit se tenir au moins une fois par an, mais elle peut avoir lieu aussi souvent que nécessaire. Il faut savoir que la vie en copropriété suppose que les copropriétaires ou leurs représentants se réunissent, ponctuellement, pour discuter et voter d’importantes décisions. Cela doit être fait lors d’assemblées de copropriétaires, où les membres du syndicat peuvent faire entendre leur voix en exerçant leur droit de vote. Leur déroulement obéit à certaines règles de forme et de fonds. Regard sur les différents aspects propres aux assemblées de copropriétaires.
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Une assemblée de copropriétaires ne peut se dérouler sans ordre du jour. Pour délibérer conformément à la loi, les copropriétaires doivent prendre connaissance, préalablement à la tenue de l’assemblée, des questions qui figurent à l’ordre du jour. Raison pour laquelle celui-ci doit être annexé à l'avis de convocation, qui est généralement préparé par le conseil d’administration (CA). Il renferme l'ensemble des questions qui seront soumises aux délibérations pendant l'assemblée. Ce document doit être précis et sans équivoque, afin d’éviter toute contestation judiciaire. Regard sur les différents aspects propres à l'ordre du jour.  
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Il est possible de prendre une décision sans se réunir. L’article 354 du Code civil du Québec reconnaît la valeur d’une résolution écrite : « Les résolutions écrites, signées par toutes les personnes habiles à voter, ont la même valeur que si elles avaient été adoptées lors d’une réunion du conseil d’administration, d’une assemblée des membres ou d’une séance d’un autre organe ». Les copropriétaires et les administrateurs peuvent se prononcer sur une résolution au moyen d’un écrit, sans qu’aucune réunion du conseil d’administration ou assemblée de copropriétaires n’ait été tenue comme telle. Ce mécanisme a été prévu par la loi, advenant qu’il ne soit pas absolument nécessaire qu’une réunion ou assemblée soit convoquée, car l’essentiel du sujet à débattre a déjà été traité en amont, à la satisfaction de tous. On vient ainsi aplanir un formalisme qui n’a pas lieu d’être, bien que la résolution écrite doit être utilisée avec prudence et parcimonie.
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La loi prévoit que le syndicat doit tenir un registre à la disposition des copropriétaires. L'article 342 du Code civil du Québec précise que le conseil d'administration tient la liste des membres, ainsi que les livres et registres nécessaires au bon fonctionnement de la personne morale.  Ce registre représente la mémoire du bâtiment pour ceux qui l’administre. Il constitue l'historique du vécu de la copropriété dès sa conception, et ce en précisant son entretien et les travaux entrepris, tout en répertoriant les entrepreneurs et fournisseurs qui sont intervenus. En ce sens, il a une valeur inestimable. Le syndicat doit préserver à des fins d'organisation et de gestion, ou encore à des fins de protection juridique et de preuve, l'ensemble des documents pièces et informations relatives au fonctionnement de la copropriété. C’est pourquoi « conservation », « accès » et « archives » sont les mots clés de ce registre.   
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