Définition : Assemblée de copropriétaires - Affaires diverses (varia)

Point de l'ordre du jour qui permet aux copropriétaires de faire inscrire, lors de l’assemblée, des sujets non prévus initialement à l’ordre du jour. Les affaires diverses peuvent faire l'objet d'un débat, mais non d'un vote, sauf si tous les copropriétaires sont présents à l'assemblée et y consentent. Elles sont soumises au moment de la présentation de l'ordre du jour, mais elles ne sont abordées qu'en fin d'assemblée.

 BON À SAVOIR! L’emploi du mot varia dans des documents d'assemblée (p. ex., l'ordre du jour ou le procès-verbal) est une impropriété à éviter. Il faut plutôt utiliser les termes « divers », « affaires diverses » ou « sujets divers ».

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L’assemblée des copropriétaires est le rassemblement de tous les copropriétaires, pour prendre les décisions nécessaires à la pérennité de l'immeuble et au bon fonctionnement de la copropriété. Elle constitue l’un des deux organes décisionnels du syndicat. Celle-ci doit se tenir au moins une fois par an, mais elle peut avoir lieu aussi souvent que nécessaire. Il faut savoir que la vie en copropriété suppose que les copropriétaires ou leurs représentants se réunissent, ponctuellement, pour discuter et voter d’importantes décisions. Cela doit être fait lors d’assemblées de copropriétaires, où les membres du syndicat peuvent faire entendre leur voix en exerçant leur droit de vote. Leur déroulement obéit à certaines règles de forme et de fonds. Regard sur les différents aspects propres aux assemblées de copropriétaires.
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La première étape de la préparation d'une assemblée des copropriétaires consiste à établir un ordre du jour complet. Ce document récapitule l'ensemble des questions qui devront être votées au cours de cette assemblée. Il liste ainsi les résolutions qui seront débattues et votées. Bien qu'il n'existe pas de formalisme entourant sa fine rédaction, l'ordre du jour doit être suffisamment précis. Il doit ainsi faire mention de toutes les questions et points qui seront soumis lors de l'assemblée. Envoyé à l’ensemble des copropriétaires, ce programme permet d’organiser le déroulé de la séance. Joint à l'avis de convocation, l’ordre du jour est accompagné des documents nécessaires à la réflexion des votants. 
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On utilise souvent le mot varia dans un ordre du jour, un procès-verbal pour les réunions du conseil d'administration ou l'assemblée des copropriétaires. Question: Que signifie le mot «varia» ?
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La question se pose souvent de savoir si un copropriétaire peut modifier l'ordre du jour qu'il reçoit avec son avis de convocation à l'assemblée annuelle. Le peut-il avant? Le peut-il pendant? L’assemblée des copropriétaires obéit à des règles strictement définies par la loi qu’il est important de connaître. Elle ne délibère en principe que sur les questions qui ont été  inscrites à l’ordre du jour préalablement à la tenue de l'assemblée. Faute de quoi, toute décision adoptée à propos d’une question inscrite illégalement à l’ordre du jour est nulle et peut faire l’objet d’une contestation judiciaire.
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