Définition : Administrateur - Devoir de prudence

Obligation morale, légale ou contractuelle pour un administrateur de prendre les mesures qu'il est raisonnable d'adopter pour éviter les erreurs dans l'exécution de ses obligations, compte tenu de la probabilité et de la gravité des risques normalement prévisibles. L'article 322 du Code civil du Québec exige un devoir de prudence de la part de l'administrateur d'une personne morale (p. ex., un syndicat de copropriétaires) . 

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La loi ne dresse pas une liste exhaustive des devoirs et obligations que doivent assumer les membres du conseil d’administration. C’est la déclaration de copropriété (acte constitutif de copropriété) et certains articles du Code civil du Québec qui, pour l’essentiel, les déterminent. Par ailleurs, les administrateurs sont considérés comme des mandataires du syndicat. Les administrateurs doivent ainsi agir dans les limites des pouvoirs qui leur sont conférés par la loi et par la déclaration de copropriété. À ce titre, ils sont tenus d’agir avec prudence, diligence, honnêteté, loyauté, efficacité, assiduité, équité, et ce dans l'intérêt du syndicat.
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La personnalité juridique du syndicat est distincte de celle des copropriétaires et des administrateurs. Ses actes n’engagent que lui-même, sauf les exceptions prévues par la loi. Les fautes commises par le syndicat n’ont de conséquence que sur sa propre responsabilité civile et non celle des administrateurs. Dans ces conditions, ils sont tenus indemnes par le syndicat et n'assument aucune responsabilité pour les frais, dépenses, charges ou pertes qu'ils ont encourus pour l'administration de l'immeuble et du syndicat. Ceci constitue le principe de base, mais il est important d’y apporter plusieurs nuances. En effet, un administrateur ne doit jamais perdre de vue l’intérêt de la collectivité des copropriétaires.
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L’administrateur d’une copropriété est appelé à jouer un rôle primordial dans la saine administration de la copropriété, ainsi que la préservation du patrimoine des copropriétaires. Pour renforcer et maintenir le lien de confiance avec eux, tout administrateur se doit d’être impartial, honnête et loyal à l’égard du syndicat et des copropriétaires. Il est également tenu au respect de l’éthique et des règles déontologiques prévues au Code civil du Québec et dans la déclaration de copropriété. En cas de doute, il doit agir selon l'esprit de ces principes et de ces règles. Il doit de plus organiser ses affaires personnelles de telle sorte qu’elles ne puissent nuire à l’exercice de ses fonctions.
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