La nomination des officiers d’assemblée demeure un incontournable pour la tenue de toute assemblée de copropriétaires. L’éventail des titres et charges qui leur sont attribués est varié: président, vice-président, secrétaire d’assemblée et scrutateur. Bien que les fonctions de chacun de ces intervenants soient distinctes, elles ont pour objet d’assurer la bonne tenue des débats et leur retranscription dans le procès-verbal afin d’acter les décisions prises. C'est le Règlement de l'immeuble (deuxième partie de la déclaration de copropriété) qui prévoit les règles en cette matière. Or, la responsabilité civile d’un officier d’assemblée au regard des tâches qui lui incombent est largement méconnue. Pourtant, de nombreux Québécois acceptent cette charge, tout en ignorant cette réalité.
Risques multiples
Le rôle d’officier d’assemblée crée une responsabilité, qui peut être mise en cause par tout copropriétaire qui estime subir un préjudice du fait d'une irrégularité dans la façon dont l’assemblée a été tenue. Advenant qu’’il n’observe pas un devoir de prudence et de diligence dans l’exécution de son mandat, un officier peut donc faire l’objet de poursuites judiciaires - qu’il soit rémunéré ou non - en cas de manquement grave à ses obligations. Cela pourrait notamment être le cas du président d’assemblée qui prend une décision erronée lorsqu’il appelle à voter telle ou telle résolution. Il peut également engager sa responsabilité au près d’un ou plusieurs copropriétaires dans la mesure où il doit veiller à la régularité des débats, des votes et du procès-verbal.
Objet de la couverture
Cette assurance limite l'impact des conséquences financières dont les officiers d’assemblée sont redevables sur leurs biens. Elle les protège en les aidant à se défendre, c’est-à-dire qu’elle couvre les frais associés à la défense de l’assuré (honoraires d’avocat, frais d’expertise et autres frais de cour). Et s'ils sont tenus responsables d’avoir causé un préjudice, elle assumera en principe les dommages et intérêts, ainsi que les autres frais que l’assuré devrait payer à la suite d’une réclamation.
Obligation de s’assurer
Du fait de l'article 1073 du Code civil du Québec, l’assurance responsabilité civile des officiers d’assemblée est devenu obligatoire le 15 avril 2021. Elle couvre la responsabilité du président et du secrétaire de l’assemblée des copropriétaires, ainsi que celle des autres personnes chargées de voir à son bon déroulement. La déclaration de copropriété peut également préciser le montant de la couverture d’assurance. Ce produit a non seulement comme objet la protection des officiers d'assemblée, elle permet aussi au syndicat et aux copropriétaires d’être adéquatement couverts, advenant qu’un officier d’assemblée commette des fautes et des erreurs, ou qu’il se voit reconnu coupable de négligences ou d’omissions dans l’exercice de ses fonctions.
Exclusions
Les polices en responsabilité civile des officiers d'assemblée ne couvrent pas toutes les situations impliquant une responsabilité légale. Elles comportent généralement plusieurs exclusions. À titre d’exemple, les dommages causés qui résultent de fautes intentionnelles et de fautes lourdes tout autant que les actes de malversation, ne sont généralement pas couverts.
BON À SAVOIR ! En devenant officier d'assemblée, vous vous exposez à certains risques qui peuvent mettre en cause votre responsabilité personnelle. Vous avez donc tout intérêt à exiger que le conseil d'administration souscrive une assurance responsabilité, afin que les dommages causés aux tiers soient pris en charge par cette police d’assurance.
À RETENIR : Les syndicats de copropriétaires doivent souscrire une assurance responsabilité civile destinée aux officiers d'assemblée, notamment pour maximiser les chances que des personnes extérieures à la copropriété acceptent d’occuper cette fonction.
ATTENTION ! Même si les assurances multirisques souscrites par le syndicat prévoient généralement une couverture en responsabilité civile destinée aux administrateurs, cette couverture ne garantit pas pour autant les actes posés par des officiers d’assemblée. Afin d’éviter toute ambiguïté, le conseil d’administration doit s’assurer que la garantie en responsabilité civile des administrateurs soit étendue aux officiers d’assemblée.
CONSULTEZ L'OUVRAGE : L'assurance condo, Tout ce qu'il faut savoir aux pages 56 et suivantes.
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