Documents relatifs à l’immeuble et au syndicat

Lorsque vous désirez acheter un condo, il y a des vérifications importantes à faire et des documents à obtenir. L'une des principales vérifications est de connaître la santé financière du syndicat. Ces renseignements doivent être complets et transparents. Si la copropriété a mal été gérée, vous pourriez vous retrouver à payer des cotisations spéciales significatives qui pourraient vous mettre dans une situation précaire. C’est pourquoi, il faut recueillir un maximum d’information. Ainsi, vous limiterez les risques financiers liés à votre acquisition. En principe, le conseil d’administration du syndicat devrait fournir la documentation et l'information pertinente à ce sujet.

 

Accès aux documents ou renseignements concernant l’immeuble et le syndicat

L'article 1068.2, introduit au Code civil du Québec par le Projet de loi 16 oblige le syndicat à remettre, au promettant acheteur, les documents ou renseignements lui permettant de faire un choix éclairé. Le législateur mentionne que les documents et renseignements doivent être fournis avec diligence au promettant acheteur, aux frais de ce dernier, sous réserve des dispositions relatives à la vie privée, par exemple les articles 37 à 41 du Code civil du Québec. Il s'agit, essentiellement, des documents relatifs à l’immeuble et au syndicat. Une fois que ceux-ci ont été communiqués au promettant acheteur, le syndicat doit en informer le propriétaire, afin que toutes les parties disposent d’informations identiques. Pour en savoir plus à ce sujet, consultez cette question/réponse. Elle précise comment accéder à la documentation d’une copropriété.

Documents à obtenir

Parmi les documents relatifs à l’immeuble et au syndicat à réclamer, plusieurs d’entre eux sont incontournables :

Police d’assurance de l’immeuble

La souscription d’un contrat d’assurance par le syndicat couvrant l’immeuble pour sa valeur de reconstruction, ainsi que sa responsabilité civile est obligatoire. Cette assurance doit couvrir les parties communes, les parties privatives (à l’exclusion des améliorations qui y ont été apportées) et les biens meubles appartenant au syndicat. Une fiche pratique traitant de cette question est consultable dans la section Assurances.

Étant donné le resserrement du marché québécois de l’assurance en copropriété, un acheteur doit vérifier la qualité des couvertures que la copropriété a souscrites. Et pour cause, puisque de nos jours, l’enjeu transactionnel lié aux assurances est énorme. Il faut savoir que les protections offertes diminuent en nombre, tandis que les primes augmentent considérablement. Quant aux franchises, elles peuvent atteindre des dizaines, voire plus d’une centaine de milliers de dollars. Ces montants faramineux peuvent être imposés, afin d’obtenir certaines couvertures, par exemple celles liées aux dégâts d’eau. Cela dit, dans certains cas, ce type de sinistre n’est plus couvert.

Les primes et les franchises prohibitives risquent d’affecter la trésorerie d’un syndicat de copropriétaires. Pour pallier à cette situation, le législateur a rendu obligatoire la création d’un fonds d’auto assurance. Ce fonds doit égaler la plus haute franchise d’une police. Advenant qu’elle s’élève à 25 000 $, voire plus, la surprise pourrait être colossale pour un acheteur. D’ailleurs, une fiche pratique est consacrée à ce sujet dans la section Assurances.

Rapport d’évaluation

Un rapport d’évaluation de l’immeuble doit être obtenu par une firme compétente et être à jour. Attention : si ce rapport date de trois ans, voire plus, la valeur assurable du bâtiment risque d’être dépassée, si bien que le syndicat concerné se retrouverait sous-assuré. En cas de sinistre, il serait soumis à la règle proportionnelle. Cela ferait en sorte que l’indemnité obtenue serait possiblement inférieure à ce qu’il en coûterait pour réparer les dommages. Rappelons que la valeur de reconstruction est établie par un évaluateur agréé. Elle doit tenir compte, notamment, des coûts liés à la démolition et aux honoraires des professionnels, par exemple ceux d’un ingénieur ou d’un architecte, à la mise aux normes, à l’usage et aux règles de l’art, ainsi qu’aux taxes applicables (TPS et TVQ). En somme, la couverture d’assurance du syndicat doit non seulement refléter la valeur réelle du bâtiment, mais également inclure l’ensemble des frais y afférents. 

Unité de référence

L’unité de référence est une fiche technique, dont l’objet vise la description des aménagements d’origine dans votre partie privative. Elle doit être suffisamment précise, afin d’identifier les améliorations qui peuvent y avoir été apportées. Vous pourrez ainsi évaluer, le cas échéant, la valeur des améliorations et souscrire une assurance pour les couvrir. Le défaut, par le syndicat, d'établir une ou plusieurs unités de référence risquent d’avoir de lourdes conséquences. Pourquoi? Parce que cela peut entraîner des situations d’insuffisance d’assurance, puisque des composantes qui étaient autrefois assurées par des copropriétaires tombent, dès lors, dans le giron de l’assurance du syndicat. Cela peut aussi créer des iniquités pour certains copropriétaires, en faisant payer l’assurance par les uns pour les améliorations des autres.

Procès-verbaux des assemblées de copropriétaires et du conseil d’administration.

Il est indispensable, pour l’éventuel acquéreur, de consulter les derniers procès-verbaux  des assemblées de copropriétaires et du conseil d’administration. Ces documents révéleront l’état d’esprit qui règne dans l’immeuble. Ainsi, vous saurez dans quel climat se déroulent ces rencontres. Est-ce qu’elles sont harmonieuses et sereines, ou plutôt tendues et conflictuelles? De même, est-ce qu’elles ont entraîné des procédures judiciaires intentées par certains copropriétaires ou administrateurs? Pour avoir un portrait d’ensemble de la situation, il faudra, au minimum, consulter les procès-verbaux des trois dernières années. Ils fourniront également un topo global des travaux réalisés dans l’immeuble, et préciseront ceux qui sont à venir.

Carnet d'entretien et Étude du fonds de prévoyance

Préparé par un professionnel du bâtiment, le carnet d’entretien recense toutes les informations techniques à propos des méthodes d’entretien préconisées dans les parties communes. Il indique aussi les travaux qui ont été réalisés dans l’immeuble, dresse l’inventaire de ses composantes (généralement les parties communes). Ce carnet a également prévu un calendrier d’entretien indiquant les opérations d’entretien ou de remplacement effectuées ou à venir. De plus, les membres du conseil d'administration devraient faire préparer une étude du fonds de prévoyance. D’ailleurs, en vertu du Projet de loi 16, ces deux outils de gestion deviendront éventuellement obligatoires. L’acheteur a donc intérêt à vérifier s’ils sont déjà en place dans la copropriété convoitée. Il faut savoir que même si cette obligation n’est pas encore entrée en vigueur, les syndicats qui n’en ont pas devraient être proactifs en les obtenant dès maintenant.

Renseignements à obtenir

Dans le cas des reventes de copropriétés résidentielles, les acheteurs connaissent parfois des difficultés à obtenir du syndicat les informations requises afin de prendre une décision éclairée. C’est pourquoi l'article 1068.2 du Code civil du Québec oblige le syndicat à remettre, au promettant acheteur, les renseignements utiles. Parmi l’information essentielle à obtenir, celle relative au fonds de prévoyance est une des plus importante. Il est connu que, les sommes affectées annuellement à ce fonds sont fréquemment insuffisantes pour couvrir le coût des travaux majeurs que seule une étude de fonds de prévoyance permet d’établir avec précision.

Fonds de prévoyance

À l’instar d’une voiture, un immeuble nécessitera tôt ou tard des réparations majeures et coûteuses. Il faudra examiner ces dépenses avec soin, qu’il s’agisse entre autres de travaux touchant la toiture, les ascenseurs, la fenestration ou d’autres composantes majeures comprises dans l’immeuble. Tous ces travaux devront être financés par le fonds de prévoyance. L’argent qui y aura été accumulé servira à financer les réparations majeures, ainsi que le remplacement des parties communes arrivées à échéance.

Ce fonds de prévoyance devra être suffisant, autrement, vous pourriez être appelé à le financer (en tout ou en partie) à même vos propres deniers. Un fonds de prévoyance insuffisant, voire inexistant entraînera (à court, moyen ou long terme) le lancement d’appels de charges (cotisations spéciales) auprès des copropriétaires. Par conséquent, vérifiez la valeur du fonds de prévoyance. Et rappelez-vous que: même s’il est substantiel, sa valeur pourrait quand même être insuffisante. En prenant toutes ces précautions, vous pourrez négocier le prix d’achat d’un appartement en fonction des données recueillies.

 

BON À SAVOIR ! L’analyse du solde du fonds de prévoyance, à même les états financiers d’une copropriété, permet d’évaluer sommairement s’il a été constitué adéquatement. Les sommes qui y ont été accumulées (au fil du temps) ne sont soumises à aucune limite. Elles varieront, parfois, en fonction des directives contenues dans le certificat d’état d’immeuble.

http://www.condolegal.com/images/Boutons_encadres/A_retenir.pngÀ RETENIR:​ Les décisions prises par le conseil d'administration et l'assemblée des copropriétaires doivent être constatées et consignées dans un procès-verbal. Ce document est capital pour une copropriété, car il assure la conservation écrite des délibérations de ces deux organes décisionnels de la copropriété, ainsi que celle du résultat de chacun des votes, afin que tout copropriétaire et administrateur puisse s’y référer au fil du temps

ATTENTION !​ Bien des syndicats s’entêtent à ne pas imposer des contributions suffisantes au fonds de prévoyance. S’il est déficitaire, une copropriété risque de s’enfoncer dans un bourbier financier, à plus forte raison lorsque des travaux majeurs deviennent nécessaires. Advenant que les coûts pour les réaliser dépassent la capacité de payer d'un certain nombre de copropriétaires, l'immeuble risque de souffrir d'un déficit d'entretien. Pire encore, les copropriétaires solvables devront, éventuellement, payer la note à la place des copropriétaires insolvables.

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