Documentation financière

Lorsque vous achetez une unité en copropriété divise, vous n’acquérez pas seulement un appartement. Vous rejoignez également un groupe de copropriétaires imputables au regard des comptes à payer pour entretenir et conserver l’immeuble. Il convient donc d’être prudent et de vérifier, en amont, les états financiers et la bonne gestion du syndicat. Pour y voir plus clair en cette matière, les deux questions élémentaires à poser sont les suivantes : est-ce que les administrateurs ont mis en place une gestion appropriée? Et est-ce qu’ils maîtrisent adéquatement son volet financier? Pour le savoir, vous devrez interroger le vendeur et le syndicat. Ainsi, vous pourrez constater si la copropriété est dotée d'une comptabilité rigoureuse ou non.

Budget et prévisions financières

Il faut scruter à la loupe le budget de l’année courante, aussi appelé « budget prévisionnel ». Celui-ci inclut les sommes requises pour payer les dépenses courantes, ainsi que celles à verser dans le fonds de prévoyance et le fonds d’auto assurance. Les dépenses liées à l’utilisation des parties communes à usage restreint doivent, également, faire partie intégrante de ce budget. Cela suppose le calcul des sommes à verser par les copropriétaires qui en ont la jouissance exclusive. Une fois adopté, ce budget établira les contributions propres à chacun des copropriétaires, de sorte que tous paient leur juste quote-part des charges communes pour honorer les dépenses de la copropriété.

S’il s’agit d’une nouvelle copropriété divise, le promoteur devra préparer un budget incluant les dépenses détaillées concernant l’immeuble. Ce budget couvrira l’ensemble des activités financières qui y auront cours, et ce, depuis le jour où la déclaration de copropriété a été publiée au Bureau de la publicité des droits.  Y apparaîtront, également, un état des dettes et créances ainsi que les charges communes à payer, incluant les contributions au fonds de prévoyance et (dans un avenir prochain) au fonds d'auto assurance. Pour tout savoir sur la préparation des budgets prévisionnels subséquents, consultez la fiche pratique Budget prévisionnel.

États financiers

Tout syndicat de copropriétaires doit tenir à la disposition des copropriétaires les états financiers du syndicat. Ceux-ci révèlent l’état de la situation financière (bilan) de la copropriété, ses performances financières, l’état des résultats et l’état de l’évolution de l’actif net. Ces informations doivent être transmises sur demande à un éventuel acheteur. Toutefois, la loi n'impose aucune norme en ce qui a trait aux états financiers et ne précise pas qui doit les préparer. Certaines déclarations de copropriété exigent toutefois qu’ils soient certifiés par un comptable professionnel agréé (CPA). Ce dernier procédera à une mission d’examen ou d’audit pour établir, notamment :

  • Les actifs et les passifs du syndicat;
  • Les performances financières (excédentaires ou déficitaires) de la copropriété;
  • Le montant des charges communes à percevoir;
  • Le détail des postes comptables;
  • Les comparaisons par rapport à l’année précédente et/ou au regard du budget.

Précisons que dans un petit ensemble détenu en copropriété divise, les administrateurs pourraient se contenter d’un « Avis au lecteur » (mission de compilation). Cet avis précise, sur chaque page des états financiers, qu’un CPA n’a mené aucune mission d’audit ni mission d’examen, en rapport avec les renseignements financiers fournis. Ceux-ci pourraient donc s’avérer incomplets aux fins visées par le lecteur.

L’état des charges communes de l’unité convoitée.

Obtenir l’état des charges communes permet, entre autres, la vérification des charges communes propres à la fraction visée. S’il subsiste des charges communes impayées ou des charges communes payées à l’avance, il y aura alors lieu, le cas échéant, de les répartir entre le vendeur et l’acheteur.

Accès aux données financières 

L’article 1068.2, introduit dans le Code civil du Québec par le Projet de loi 16, oblige le syndicat à remettre les documents ou renseignements qui permettront à un promettant acheteur de prendre une décision éclairée et avisée. Le législateur indique que les documents et renseignements devront être fournis avec diligence au promettant acheteur, à ses frais, sous réserve des dispositions relatives à la vie privée, par exemple celles stipulées aux articles 37 à 41 du Code civil du Québec

Ces documents et renseignements concernent, essentiellement, ceux relatifs à l’immeuble et au syndicat. Une fois transmis au promettant acheteur, le propriétaire concerné doit en être informé, afin que toutes les parties disposent d’une information identique. Pour en savoir plus à ce sujet, référez-vous à la question/réponse qui précise comment accéder à la documentation d’une copropriété.

 

 BON À SAVOIR! Un promettant acheteur a tout intérêt à vérifier, en amont, l’état des finances du syndicat et sa bonne gestion. À cet égard, il doit obtenir la documentation financière de la copropriété et vérifier (entre autres) le poste appelé « copropriétaires débiteurs ». Si plusieurs copropriétaires ont des charges communes en souffrance, la trésorerie s’en verra fragilisée, si bien que le syndicat pourrait ne plus pouvoir faire face à ses obligations financières. Il pourrait être contraint de demander des fonds supplémentaires (cotisation spéciale) aux autres copropriétaires.

À RETENIR : Les états financiers et le budget annuel d’une copropriété doivent être remis à chacun des copropriétaires, lors de la convocation à l’assemblée générale annuelle. Cela dit, tout éventuel acquéreur d’un condo ne devrait pas acheter, s'il n'a pas en main les états financiers et le budget de la copropriété ciblée. Au besoin, il pourra aussi consulter une personne compétente pour les faire analyser.

 ATTENTION! Chaque copropriétaire paie des charges communes générales. Elles servent à payer les dépenses inhérentes à la conservation, à l’entretien et à l’administration des parties communes. Tous y contribuent en proportion de la valeur relative de leur fraction. Dans certains cas, un copropriétaire pourrait aussi devoir payer des charges communes particulières. Celles-ci permettent le paiement des frais liés à l’entretien, et parfois même aux réparations et au remplacement des parties communes à usage restreint (exclusif). Il peut notamment s’agir des balcons, des terrasses et des fenêtres. L’avis de cotisation transmis par le syndicat, au copropriétaire vendeur devrait fournir tous les détails utiles sur cette question.

 

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