Procuration pour l'assemblée

Tous les copropriétaires devraient prendre part aux assemblées, afin que l’assemblée puisse atteindre le quorum et par conséquent délibérer et décider. S’il vous est impossible d’y assister, ou si vous ne souhaitez pas y participer, mieux vaut désigner un mandataire. Il pourra ainsi vous représenter à cette assemblée, au moyen d’une procuration que vous lui remettrez. Rappelez-vous qu’une procuration représente le compromis idéal pour exercer votre droit de vote.

 

Un écrit s’impose

Le mandat tacite étant exclu, vous devrez remettre un écrit à un mandataire de votre choix, si vous souhaitez être représenté à l’assemblée. Celui-ci, qui vous représentera et votera à votre place pendant l’assemblée, peut être l’un des administrateurs de la copropriété (en sa qualité personnelle), un autre copropriétaire, voire un ami ou une personne totalement étrangère à la copropriété.

Cette procuration devrait être présentée, en principe, avant le début de la séance, soit au moment de la signature de la feuille des présences. Les procurations seront annexées à ce document de manière à rendre possible une vérification ultérieure.

Par ailleurs, il appartient au président d’assemblée de s’assurer que les procurations  sont régulièrement établies. Pour ce faire, il devra avoir accès à un registre actualisé des copropriétaires afin de vérifier que celui qui accorde une procuration a bien le statut de copropriétaire.

Objet et contenu de la procuration

Un formulaire de procuration est habituellement joint à l’avis de convocation, encore que cela ne soit pas obligatoire.

Aucun formalisme n’est imposé : il suffit au copropriétaire d’exprimer par écrit en des termes assez larges son intention de se faire représenter à l’assemblée générale. Cet écrit devrait comporter minimalement les informations suivantes :

  • Le nom du syndicat de copropriétaires;
  • Le nom du copropriétaire;
  • Les numéros des lots de la ou des parties privatives;
  • La date et l'heure de l’assemblée;
  • Le nom du mandataire.

Par ailleurs, il n’est pas nécessaire que la procuration indique pour qui ou pour quoi le mandataire doit voter, bien qu’il soit possible de le préciser. Précisons que les pouvoirs du mandataire ne s'étendent pas seulement à ce qui est exprimé dans la procuration, ils couvrent aussi ce qui peut s'en déduire.

Mise en œuvre de la procuration

Il n’est pas obligatoire que le mandataire contresigne la procuration, l’émargement (la signature) de la feuille de présence ou sa présence à l’assemblée valant acceptation de ce mandat. Sauf indication contraire, la procuration ne sera plus valide s’il y ajournement, pour une Assemblée Générale de Rattrapage (AGR), même si l’ordre du jour est inchangé. C’est pourquoi, il est important que son libellé mentionne le maintien de sa validité pour une éventuelle assemblée ultérieure, au cas où la première n’aurait pas réuni le quorum requis.

Dénonciation et délai

Certaines déclarations de copropriété comportent des clauses relatives à la représentation. Elles obligent parfois les copropriétaires à remettre leur procuration aux administrateurs 48 heures avant la tenue de l’assemblée de copropriétaires. Sachez toutefois que la légalité d’une telle disposition est à la fois délicate et discutable, car la déclaration de copropriété ne peut en principe restreindre les droits des copropriétaires.

On peut se demander, et avec raison, si tel ou tel échéancier est raisonnable ou non. Comme la réponse n’est pas toujours claire, les copropriétaires ont intérêt à respecter le délai imposé. De leur côté, les administrateurs devraient rappeler ce délai dans l’avis de convocation. Il leur suffit d’instaurer un mécanisme de contrôle efficace pour y parvenir, faute de quoi cela pourrait faire la différence devant le tribunal, advenant qu’un copropriétaire conteste la validité d’une assemblée de copropriétaires.

Durée de vie d’une procuration

En principe, la validité d’une procuration se limite à une assemblée générale déterminée. Sauf si des dispositions particulières lui confèrent une durée de vie plus longue, ses effets s’éteignent au moment de la clôture de l’assemblée Cependant, elle pourrait être permanente si la procuration mentionne que le mandataire a le pouvoir de représenter le copropriétaire à toutes les assemblées générales du syndicat concerné.

Peu importe sa durée de vie, une procuration peut être révoquée en tout temps par le copropriétaire qui la signée.

Qu’en est-il des indivisaires

Si un copropriétaire indivisaire ne peut assister à une assemblée, un autre indivisaire ne pourrait le représenter sans une procuration valablement signée. La même règle s’applique pour les conjoints indivisaires, qui ne sont pas obligés de choisir un représentant commun. Par ailleurs, si un indivisaire se fait représenter lors de l’assemblée, seuls ses droits de vote seront comptabilisés, au prorata de sa quote-part indivise.

Convocation à l’assemblée des copropriétaires

Il n’est pas nécessaire d’envoyer l’avis de convocation au mandataire d’un copropriétaire, à moins que le mandataire ait été désigné en raison de l’inaptitude du mandant, dont l’homologation a été dénoncée au syndicat. Par ailleurs, si un copropriétaire en fait la demande expresse et écrite aux administrateurs, ces derniers doivent valablement transmettre l’avis de convocation de l’assemblée à son mandataire.  

 

BON À SAVOIR ! Lors d’une assemblée générale de copropriétaires, un mandataire ne peut voter que sur une question figurant à l’ordre du jour. Selon l’article 348 C.c.Q., l’assemblée ne peut délibérer sur d’autres questions que celles figurant à l’ordre du jour à moins que tous les membres qui devaient être convoqués (i.e. les copropriétaires, et non leurs mandataires) ne soient présents et n’y consentent.  Le copropriétaire-mandant pourrait attaquer une décision adoptée à propos d’un sujet qui n’était pas à l’ordre du jour, quand bien même son mandataire aurait voté en sa faveur.

 À RETENIR : Si vous ne pouvez assister à une assemblée générale, ne laissez pas les décisions concernant votre copropriété se prendre sans vous. Donnez une procuration à une personne de votre choix pour qu’elle puisse vous représenter et prendre part aux délibérations.

 ATTENTION ! Certains copropriétaires n’ont pas le choix d’être représentés par un mandataire, notamment s’ils sont mineurs et non émancipés, inaptes ou absents ou encore s’il s’agit d’une personne morale. Dans ce dernier cas, une résolution du conseil d’administration désignant une personne physique pour la représenter à l'assemblée doit être adoptée.

 CONSULTEZ  L'OUVRAGE: Guide de procédure et de fonctionnement des assemblées des copropriétaires

 

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