Déroulement d'une réunion du conseil d'administration

Le conseil d’administration (CA) occupe une place importante dans la gouvernance d’une copropriété. Il tient des réunions aussi souvent que l’intérêt de la collectivité des copropriétaires l’exige, et se saisit de toute question qui intéresse la bonne marche du syndicat. Ces réunions sont animées par un président qui veille à leur bon déroulement. Les administrateurs peuvent y débattre et réfléchir sur les orientations à donner à leur copropriété. Plus la réunion sera préparée avec soin et méthode, plus les administrateurs seront motivés et voudront y participer. Par ailleurs, des règles précises doivent être suivies impérativement, autrement les décisions qui seront prises pourraient être invalidées.

 

Les participants

En principe, une réunion du CA n’est pas publique. Seuls les administrateurs ont le droit d’y assister. Ainsi, rien n’autorise un copropriétaire d’exiger qu’elle soit ouverte à tous les copropriétaires, ou que lui soit relatée la teneur des échanges tenus par les membres. Néanmoins, le CA pourrait permettre, dans certaines circonstances particulières, que des copropriétaires soient présents à une réunion ou à une partie de celle-ci. Rappelons que la seule obligation de confidentialité qui s’impose aux administrateurs, en vertu du Code civil du Québec, concerne les informations à caractère personnel auxquelles ils pourraient avoir accès dans le cadre de leur mandat. Selon certains, il est déconseillé d’agir avec une totale « transparence », car des propos tenus malencontreusement pourraient créer des tensions inutiles dans la copropriété. Ainsi, les administrateurs devraient s’efforcer de respecter la confidentialité des délibérations du CA. Par ailleurs, le caractère privé des réunions ne s’oppose en rien à son devoir d’informer les copropriétaires des décisions qui y ont été prises, et de leur fournir copie des procès-verbaux.

Feuille de présence

Dès son arrivée à la réunion, l’administrateur devrait signer la feuille de présence sous la supervision du secrétaire du CA. Ce document confirme la présence physique des administrateurs présents. Elle permet également de déterminer si le nombre d’administrateurs requis a été atteint pour obtenir le quorum, et ce, afin que le CA puisse valablement délibérer et prendre des décisions. Rappelons que les décisions du CA sont prises à la majorité des voix des administrateurs.

Bien que les réunions du CA se tiennent généralement lorsque les administrateurs y sont présents, physiquement, le Code civil du Québec permet de tenir une réunion « à l’aide de moyens permettant à tous les participants de communiquer immédiatement entre eux ». Cela pourrait notamment se faire par téléphone ou par visioconférence. Toutefois, le Code civil du Québec impose une condition : que tous les administrateurs soient d’accord pour procéder ainsi.

Les officiers du conseil d’administration

Il est obligatoire de désigner un président et un secrétaire du CA. Bien qu’aucune recette gagnante n’existe pour déterminer ce qu’est un bon président, ce poste requiert néanmoins un certain savoir, d’être expérimenté et d’user d’autorité avec tact. Au-delà de l’orientation que prendront les débats, le président doit être un excellent animateur. Sa prestance donnera non seulement le ton à une réunion du CA, ainsi qu’aux débats qui s’y tiendront, mais elle assurera également son bon déroulement.

Ouverture de la réunion

Le président appelle les administrateurs à l’ordre et ouvre la réunion. Il déclare que le quorum a été atteint, note l’heure de l’ouverture de l’assemblée et souhaite la bienvenue aux participants. Il doit subséquemment :

En principe, les administrateurs ne délibèrent que sur les questions qui ont été préalablement inscrites à l’ordre du jour, c’est-à-dire avant la tenue de la réunion du CA. D’autres sujets peuvent être débattus, mais ils ne pourront pas faire l’objet d’un vote décisionnel, sauf si tous les administrateurs y consentent.

Les débats

Il est indispensable que la réunion du CA commence à l’heure prévue, et d’assurer une rigueur dans la gestion des débats. En temps normal, chaque administrateur peut prendre la parole, faire part de ses observations et donner son avis. Le président du CA doit s’assurer que les interventions demeurent respectueuses et pertinentes, et qu’elles ont un lien avec le point traité à l’ordre du jour. Il convient que chaque administrateur s’adresse uniquement au président. Il faut ainsi éviter d’interpeler directement un autre administrateur. De plus, les administrateurs ne doivent pas retarder indûment le déroulement de la réunion. 

Même si le président agit avec rigueur dans l’exercice de ses fonctions, il ne peut pas empêcher un administrateur présent d’aller au fond des choses. Les sujets plus délicats inscrits à l’ordre du jour doivent donc être traités comme il se doit, en y accordant le temps qu’il faudra, encore que les discussions ne peuvent pas durer éternellement. Les sujets plus difficiles à résoudre touchent, bien souvent, les aspects financiers de la copropriété et les changements de décoration apportés aux espaces communs, par exemple le hall d’entrée. Le président doit pouvoir gérer ces débats avec respect et considération, autrement des conflits interpersonnels pourraient apparaître, et certains administrateurs se sentiraient muselés. 

Durée maximale à ne pas excéder

Après un certain temps, l’attention des administrateurs à une réunion s’amenuise. Certains d’entre eux risquent de quitter l’assemblée, ce qui pourrait avoir comme conséquence la perte du quorum. Pour éviter d’en arriver là, il est indispensable que le président du CA évalue, avant que la séance ne se tienne, le temps approximatif à allouer à chacune des questions inscrites à l’ordre du jour. En somme, il doit trouver le juste équilibre, afin que les sujets soient traités équitablement, sans pour autant que la réunion ne s’éternise. 

Levée de l’assemblée

Lorsque tous les sujets à l’ordre du jour ont été traités, le président déclare que la réunion est levée. On indiquera (au procès-verbal) l’heure à laquelle elle a pris fin.

Empêchement ou opposition systématique

Le Code civil du Québec a prévu les cas d’empêchement ou d’opposition systématique par certains administrateurs, qui font en sorte que le CA ne peut plus agir selon la règle de la majorité ou une autre proportion prévue dans la déclaration de copropriété. En pareille circonstance, les autres administrateurs peuvent agir seuls, en ce qui concerne les actes conservatoires. Ils peuvent également agir seuls au regard d’actes qui exigent d’agir avec célérité, conditionnel à ce que le tribunal l’autorise.

Si la situation persiste et que l’administration du syndicat en est sérieusement entravée, le tribunal peut également rendre diverses ordonnances estimées appropriées, selon les circonstances (article 341 du Code civil du Québec 2e alinéa)

 

 BON À SAVOIR! Les réunions du conseil d’administration sont tenues suivant les dispositions de la déclaration de copropriété. À cet égard, le règlement de l’immeuble contient les règles relatives au fonctionnement et à l’administration de la copropriété.

À RETENIR : Le président du conseil d’administration est désigné ou élu parmi ses membres. Bien qu’il n’ait pas plus de pouvoir décisionnel que les autres administrateurs, le président a notamment la tâche de présider les réunions du CA.

 ATTENTION! Une réunion du conseil d’administration doit être convoquée à un moment propice, de sorte que tous les administrateurs (ou la majorité d’entre eux) puissent y assister. Bien que le fait de tenir une telle réunion les fins de semaine soit acceptable, mieux vaut la prévoir pendant un soir en semaine. Il revient au président du CA d’exercer un pouvoir discrétionnaire et équitable sur cette question, ce qui suppose qu’il fasse preuve de bonne foi et respecte les réalités propres aux administrateurs concernés.

 

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