Procès-verbal de réunion du conseil d'administration

Les décisions prises par les administrateurs doivent être constatées et consignées dans un procès-verbal. Ce document est capital pour une copropriété, car il assure la conservation écrite des délibérations du conseil d’administration, ainsi que celle du résultat de chacun des votes afin que tout copropriétaire et administrateur puisse s’y référer au fil du temps. Il permet également de constater que la réunion du conseil d’administration s’est déroulée dans les règles. Eu égard à son importance, ce document doit respecter un certain formalisme.

Contenu

Le procès-verbal doit contenir les décisions qui ont un impact sur la vie économique et sociale de la copropriété, mais ne doit pas obligatoirement contenir les décisions relatives à la gestion quotidienne de la copropriété.

Forme

Rédigé au cours de la réunion, le contenu devrait contenir les indications et les éléments suivants:

  • Nom du syndicat de copropriétaires;
  • Date et le lieu où s’est tenue la réunion;
  • Heure du début de la réunion;
  • Nom des administrateurs présents ;
  • Nom des administrateurs absents;
  • Questions qui apparaissent à l’ordre du jour; 
  • Nom des invités sur demande du conseil d’administration;
  • Nom des auteurs des propositions faites pendant la réunion et, si requis, des personnes qui ont secondé ces propositions ;
  • Texte des résolutions soumises au vote ;
  • Résultat de chaque vote sous l'intitulé de chaque question inscrite à l'ordre du jour;
  • Dissidences constatées;
  • Ajournement, le cas échéant, de la réunion, par faute de quorum; 
  • Heure de la fin de la réunion ;
  • Nom et la qualité des personnes qui signent le procès-verbal.

Le secrétaire d’assemblée

La nomination d’un secrétaire est le prélude obligatoire aux délibérations. C’est en principe le règlement de l’immeuble qui précise la personne responsable de prendre en note les débats des réunions du conseil d’administration, de rédiger et de signer le procès-verbal.

Le mode de rédaction

Le procès-verbal doit être rédigé avec impartialité et précision, en suivant l’ordre chronologique du déroulement de la réunion. Il importe ainsi de transcrire intégralement le contenu de chaque résolution présentée, ainsi que les motifs qui supportent son adoption ou son rejet, et d'indiquer le résultat du vote. De plus, il est requis d'y faire mention des dissidences et des réserves exprimées par les administrateurs opposants sur la régularité des décisions. Bien que le procès-verbal doive refléter la réalité des débats, il n’est pas requis, ni même souhaitable, que l’ensemble des propos ayant été tenus pendant la réunion soit intégralement rapporté.

Signature du procès-verbal

Il incombe généralement au président et au secrétaire de signer les procès-verbaux. Ces signatures ont pour objet de confirmer que le contenu du procès-verbal reflète les délibérations et du résultat de chacune des décisions prises par le conseil d’administration.

Sa valeur probante

Le procès-verbal constitue la preuve matérielle de l'existence du contenu de chaque résolution. C’est ainsi que tout intéressé qui en conteste l’exactitude doit en faire la preuve. Le procès-verbal confère ainsi une valeur probante aux décisions valablement prises lors de la réunion du conseil d’administration, à défaut d'une contestation faite dans les délais.

Conservation

Une fois signé, il doit être déposé au registre de la copropriété, afin que les copropriétaires puissent y avoir accès. L’article 1070 du Code civil du Québec prévoit que le syndicat a l’obligation de tenir à la disposition des copropriétaires une copie des procès-verbaux. Le conseil d'administration est le gardien des registres contenant les procès-verbaux des réunions du conseil d’administration. Il est ainsi tenu d'en délivrer une copie ou un extrait à tout copropriétaire qui en fait la demande. La déclaration de copropriété peut prévoir des frais pour la communication de ces documents.

 

http://www.condolegal.com/images/Boutons_encadres/Bon-a-savoir.png BON À SAVOIR!  La loi n’impose aucune obligation quant à la signature du procès-verbal, mais de la pratique est née la tradition qu'il soit signé par la personne qui le rédige et par le président du conseil d’administration, ou parfois même par tous les administrateurs présents.

http://www.condolegal.com/images/Boutons_encadres/A_retenir.pngÀ RETENIR  Le procès-verbal doit être rédigé en cours de réunion et idéalement signé à la toute fin ou quelque temps plus tard. Dès qu’il est signé et conservé dans les registres de la copropriété, ce procès-verbal  fait foi, jusqu’à preuve du contraire, des délibérations de la réunion du conseil d’administration et des résultats de chacun des votes (art. 342-343 C.c.Q.).

http://www.condolegal.com/images/Boutons_encadres/Attention.jpg ATTENTION! Le procès-verbal d’une réunion du conseil d’administration est un document essentiel en copropriété. Il constitue la preuve matérielle de l'existence et du contenu de chaque résolution soumise à l'assemblée.

http://www.condolegal.com/images/Boutons_encadres/icon-livre2.png CONSULTEZ  L'OUVRAGE: Guide de procédure et de fonctionnement des assemblées des copropriétaires

 

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