Ordre du jour d'une réunion du conseil d’administration

Lorsque les membres du conseil d’administration (CA) se rencontrent à l’occasion d’une réunion, l’ordre du jour est essentiel, afin qu’ils puissent délibérer efficacement. Tous doivent prendre connaissance des questions et de la documentation pertinente qui y figurent. L’ordre du jour est généralement préparé par le président du CA et joint à l'avis de convocation. Il énumère l'ensemble des questions qui seront soumises aux délibérations. Ce document doit être précis et sans équivoque pour que la réunion se déroule adéquatement.

 

L'ordre du jour et son contenu

Bien qu’aucune formule officielle ne soit requise pour en rédiger le contenu, l'ordre du jour doit être suffisamment précis. Il faut y mentionner l’ensemble des questions et des points qui seront traités. Ce document ne devrait comporter que des sujets relevant de la compétence du CA. En principe, à l'exception des petites copropriétés, les points qui abordent la gestion courante de la copropriété n’ont pas à y apparaître. Cependant, certains points d’intérêt général ou d'information peuvent faire l’objet d’une présentation.

Préparation des projets de résolution

Afin d’éviter toute ambiguïté quant à la portée des questions soumises au vote des administrateurs, il est recommandé de joindre - à l’avis de convocation et à l’ordre du jour - le libellé des projets de résolutions qui feront l’objet d’un vote. Autrement dit, chacune des questions proposées nécessitent d’être assortie d’un descriptif détaillé, clair et précis, ainsi que des éléments d’information nécessaires à la prise d’une décision éclairée. Il faut se rappeler que pour tout ce qui touche aux sujets inscrits à l’ordre du jour, chacune des résolutions doit être votée séparément.

 

http://fr.condolegal.com/images/stories/boutons/bon-a-savoir.png BON À SAVOIR ! L’ordre du jour se veut une liste structurée des sujets à traiter pendant une réunion du CA. Il est accompagné, le cas échéant, d’une copie des documents nécessaires à l’examen des questions inscrites.

http://www.condolegal.com/images/Boutons_encadres/A_retenir.png À RETENIR : Le règlement de l’immeuble dicte les règles encadrant la tenue des réunions du CA. La responsabilité de préparer l'ordre du jour revient généralement au président du conseil d’administration, en collaboration avec le secrétaire d’assemblée.

http://fr.condolegal.com/images/stories/boutons/plot-attention.jpg ATTENTION ! En règle générale, un administrateur peut demander au président du CA d’inscrire une question complémentaire à l’ordre du jour. Il lui appartient d’en informer les autres administrateurs.

http://www.condolegal.com/images/Boutons_encadres/icon-livre2.png CONSULTEZ  L'OUVRAGE: Guide de procédure et de fonctionnement des assemblées des copropriétaires

 

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