Durée et fin de mandat

Le règlement de l’immeuble décrit, en principe, l’ensemble des modalités propres à la fonction d’administrateur, dont la durée de son mandat. Si le règlement est muet sur cette question, la durée légale d’un an prévaudra, en vertu de l’article 339 du Code civil du Québec: À "l’expiration de ce temps, leur mandat se continue s’il n’est pas dénoncé." Un administrateur demeure habituellement en poste jusqu’à l’assemblée générale annuelle ultérieure des copropriétaires, qui procédera à une réélection. 

 

Administration saine et efficace : comment y parvenir?

Afin d’assurer la stabilité du conseil d’administration et une continuité dans les actions prises par ses membres, il pourrait être bénéfique, pour un syndicat de copropriétaires, de prévoir dans le règlement de l’immeuble une clause de « renouvellement partiel des administrateurs élus ». Cela permettrait d’octroyer des mandats de deux ans, lesquels seraient assortis d’une élection annuelle. Prenons l’exemple d’un conseil d’administration qui compte cinq membres :

  • Deux membres sont élus pendant les années paires pour un mandat de deux ans;
  • Trois membres sont élus pendant les années impaires pour un mandat de deux ans.

On s’assure ainsi que d’une année à l’autre, des administrateurs qui siégeaient lors du mandat précédent soient toujours en poste. Cette formule est idéale pour assurer une certaine stabilité dans l’administration de la copropriété, et afin d’agir comme son aide-mémoire au fil du temps. Passer subitement d’un conseil d’administration à l’autre peut être brutal, car un syndicat se prive d’une phase de transition qui serait pourtant profitable.

Fin de mandat

Le mandat d’un administrateur se termine :

  • À l’expiration du terme pour lequel il a été nommé, bien qu’il soit sujet à une prolongation automatique, en attendant la prochaine assemblée des copropriétaires;
  • À son décès;
  • S’il est déclaré inhabile à être administrateur par le tribunal;
  • S’il est destitué;
  • S’il fait faillite;
  • S’il démissionne, conformément au règlement de l’immeuble;
  • S’il n’est plus copropriétaire dans l’immeuble suite à la vente de son appartement, alors que la déclaration de copropriété stipule cette condition;
  • Dans d’autres cas prévus spécifiquement par la Loi et la déclaration de copropriété, par exemple s’il est copropriétaire dans l’immeuble et qu’il doit être remplacé, à cause d’un défaut de paiement des charges communes (frais de condo).

Démission

En principe, tout administrateur peut quitter ses fonctions s’il le désire. Pour ce faire, il n’a qu’à présenter sa démission au président du conseil d’administration. Cependant, cette décision doit être mûrement réfléchie. Elle ne doit pas être prise à contretemps et nuire au bon fonctionnement de la copropriété, faute de quoi, l’administrateur démissionnaire risque d’avoir à répondre du préjudice qu’entraînerait (possiblement) sa décision.

Les causes d’une démission peuvent être diverses, par exemple pour des raisons de santé ou professionnelles (excès de travail), d’incompatibilité avec les autres membres du conseil d’administration, ou parce qu’un administrateur a vendu son appartement. Ce droit n’est généralement assorti d’aucune condition, par exemple l’acceptation préalable de la démission par le conseil d’administration ou le remplacement par un autre administrateur. Le démissionnaire doit s’assurer qu’une déclaration de mise à jour courante soit déposée promptement, afin que son nom n’apparaisse plus (en tant qu’administrateur) au Registraire des entreprises du Québec (REQ).

Destitution

En cours de mandat, tout administrateur peut être démis de ses fonctions par l’assemblée des copropriétaires, ou par celui qui l’a nommé, par exemple un promoteur qui destituerait son administrateur provisoire. Lorsque ce pouvoir relève de l’assemblée des copropriétaires, une destitution exige l’adoption d’une résolution. Un vote peut avoir lieu lors d’une assemblée générale extraordinaire, ou à l’occasion d’une assemblée générale annuelle, advenant que le mandat de l’administrateur ne soit pas encore échu au moment de la tenir.

Poste d’administrateur vacant

Le règlement de l’immeuble prévoit les modalités de remplacement d’un administrateur, si son poste devient vacant. Mais advenant que la déclaration de copropriété soit muette sur cette question, l’article 340 du Code civil du Québec s’applique à titre supplétif : « Les administrateurs comblent les vacances au sein du conseil. Ces vacances ne les empêchent pas d’agir. Si leur nombre est inférieur au quorum, ceux qui restent peuvent valablement convoquer les membres ».

 

http://www.condolegal.com/images/Boutons_encadres/Bon-a-savoir.png BON À SAVOIR! Advenant la démission ou la destitution d’un administrateur, il faut suivre la procédure indiquée dans le règlement de l’immeuble. Celui-ci peut prévoir que les administrateurs toujours en poste choisissent le remplaçant, ou qu’une assemblée générale extraordinaire doive être convoquée pour en élire un autre.

http://www.condolegal.com/images/Boutons_encadres/A_retenir.png À RETENIR : L’obligation de loyauté d’un administrateur envers le syndicat est indéfectible. S’il veut se retirer du conseil d'administration, il devra le faire en respectant un délai de préavis raisonnable, afin que sa démission ne soit pas considérée comme fautive.

http://www.condolegal.com/images/Boutons_encadres/Attention.jpgATTENTION!  La démission d’un ou de plusieurs membres du conseil d’administration révèle, bien souvent, que la copropriété est en crise. En pareille situation, il est vraisemblable que rien ne va plus entre les administrateurs ou entre les copropriétaires et le conseil d’administration.

http://www.condolegal.com/images/Boutons_encadres/icon-livre2.png CONSULTEZ  L'OUVRAGE: Administrateur de condo, Tout ce qu'il faut savoir

 

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