Feuille de présence (Registre des présences)

L’ouverture d’une assemblée de copropriétaire nécessite la préparation préalable d’une feuille de présence. Elle permet le calcul du quorum, l'établissement d'une preuve matérielle confirmant la présence des copropriétaires ou de leurs mandataires (procuration) et le contrôle de  la régularité des votes.

 

 

Présentation et contenu

La feuille de présence est produite par le conseil d’administration, à partir de la liste officielle des copropriétaires contenue au registre de la copropriété.

Ce document se présente généralement sous forme de tableau. Il doit comporter :

  • La date et le lieu de l’assemblée des copropriétaires;
  • Le nom et l'adresse du syndicat de copropriétaires;
  • Les numéros de lot de chacune des parties privatives;
  • Le nombre de voix correspondant à chacune des parties privatives;
  • Le nom et l’adresse de leur propriétaire;
  • Un espace libre devant chaque nom où le copropriétaire ou son mandataire pourra apposer sa signature;

Émargement de la feuille de présence

Dès leur arrivée, les copropriétaires doivent apposer leur signature en marge de la feuille de présence (émargement de la feuille de présence). Ceux qui ont des procurations pour représenter un ou plusieurs copropriétaires doivent les présenter avant de signer la feuille. Ces procurations y seront jointes.

L’émargement de la feuille de présence par un copropriétaire ou son mandataire confirme sa présence (à moins d'avis contraire) jusqu’à la toute fin de l’assemblée. Néanmoins, il est recommandé d'y prévoir une case permettant d’inscrire l’heure tardive ou le départ anticipé d'un copropriétaire ou de son mandataire.

Du début à la fin de l'assemblée, il faut s’assurer que tous les copropriétaires (ou leurs mandataires) présents ont émargé la feuille de présence. On évite ainsi une potentielle incohérence dans le calcul des votes, à plus forte raison lorsque des copropriétaires sont considérés comme absents sur la feuille de présence.

Certification

Le président de l’assemblée est tenu de certifier la feuille de présence. Un espace libre à la dernière page du document lui permettra de la signer, et ce, à la toute fin de l’assemblée. Ce document sera ensuite annexé au procès-verbal d'assemblée.

Conservation et accès

Une fois signée par le président d'assemblée, la feuille de présence doit être déposée au registre de la copropriété, afin que les copropriétaires puissent y avoir accès. L’article 1070 du Code civil du Québec prévoit que le syndicat a l’obligation de tenir à la disposition des copropriétaires une copie des procès-verbaux et tous autres documents relatifs à l’immeuble et au syndicat. Le conseil d'administration est le gardien des registres contenant les procès-verbaux des assemblées des copropriétaires et de leurs annexes. Il est ainsi tenu d'en délivrer une copie ou un extrait à tout copropriétaire qui en fait la demande. La déclaration de copropriété peut prévoir des frais pour la communication de ces documents.

 

 BON À SAVOIR!  La feuille de présence doit comporter le nombre de voix auquel chaque copropriétaire a droit, en tenant compte, le cas échéant, des règles particulières de réduction du nombre de voix ou de suspension du droit de vote.

À RETENIR : L’émargement de la feuille de présence permet au président d’assemblée de procéder au décompte du nombre de voix des copropriétaires présents et représentés, et de calculer le quorum. Il peut ainsi vérifier la légalité des votes et des décisions prises.

 ATTENTION! La feuille de présence peut être électronique, auquel cas la personne qui en a la charge doit être dûment identifiée. Ce document doit par ailleurs être conservé de telle sorte que son intégrité ne puisse être compromise. Il faudra aussi garantir la fiabilité du processus menant à la prise des présences.

 

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