Procès-verbal de l'assemblée

Les décisions prises par les copropriétaires en assemblée générale doivent être constatées et consignées dans un procès-verbal. Ce document est capital pour une copropriété, car il assure la conservation écrite des délibérations de l’assemblée, ainsi que celle du résultat de chacun des votes afin que tout copropriétaire et administrateur puisse s’y référer au fil du temps. Il permet également de constater que l’assemblée s’est déroulée dans les règles. Eu égard à son importance, ce document doit respecter un certain formalisme.

Contenu

Rédigé au cours de l'assemblée, le contenu devrait contenir les indications et les éléments suivants:

  • Le nom du syndicat de copropriétaires;
  • Le type d’assemblée (assemblée générale annuelleextraordinaire, de rattrapage ou de transition);
  • La date et le lieu où s’est tenue l’assemblée;
  • L’heure du début de l’assemblée;
  • Le nombre de copropriétaires présents ou représentés, ainsi que le nombre de voix qu'ils représentent (afin de déterminer le quorum); 
  • Les questions qui apparaissent à l’ordre du jour ;
  • Le nom du président et du secrétaire d’assemblée ;
  • Le nom des non membres invités sur demande du conseil d’administration;
  • Le nom des auteurs des propositions faites pendant l’assemblée et, si requis, des personnes qui ont secondé ces propositions ;
  • Le texte des résolutions soumises au vote ;
  • Le résultat du vote sous l'intitulé de chaque question inscrite à l'ordre du jour;
  • Le résultat de chaque vote, en nombre de copropriétaires et en voix, lorsqu’il s’agit d’une résolution nécessitant pour son adoption les doubles majorités (majorités renforcées);
  • Le mode de scrutin ;
  • L’ajournement, le cas échéant, de l’assemblée, par faute de quorum; 
  • L’heure de la fin de l’assemblée ;
  • Le nom et la qualité des personnes qui signent le procès-verbal.

Par ailleurs, il est utile d'annexer la feuille de présence au procès-verbal, afin que l'on puisse vérifier si le quorum requis a été atteint ou non et calculer la majorité requise pour l’adoption des résolutions soumises au vote.

Le secrétaire d’assemblée

La nomination d’un secrétaire d’assemblée est le prélude obligatoire aux délibérations. C’est en principe le règlement de l’immeuble qui précise la personne responsable de prendre en note les débats de l’assemblée, de rédiger et de signer le procès-verbal.

Le mode de rédaction

Le procès-verbal doit être rédigé avec impartialité et précision, en suivant l’ordre chronologique du déroulement de l’assemblée. Il importe ainsi de transcrire intégralement le contenu de chaque résolution présentée, ainsi que les motifs qui supportent son adoption ou son rejet, et d'indiquer le résultat du vote. De plus, il est requis d'y faire mention des réserves exprimées par les copropriétaires opposants sur la régularité des décisions. Bien que le procès-verbal doive refléter la réalité des débats, il n’est pas requis, ni même souhaitable, que l’ensemble des propos ayant été tenus pendant l’assemblée soit intégralement rapporté.

Signature du procès-verbal

Il incombe généralement au président et au secrétaire  d’assemblée de signer les procès-verbaux. Ces signatures ont pour objet de confirmer que le contenu du procès-verbal reflète les délibérations de l’assemblée et du résultat de chacune des décisions prises par l’assemblée.

Sa valeur probante

Le procès-verbal constitue la preuve matérielle de l'existence du contenu de chaque résolution. C’est ainsi que tout intéressé qui en conteste l’exactitude doit en faire la preuve. Le procès-verbal confère ainsi une valeur probante aux décisions valablement prises lors de l'assemblée, à défaut d'une contestation faite dans les délais. Raison pour laquelle il est inutile de le faire approuver par les copropriétaires lors de l’assemblée générale suivante.

Conservation et accès

Une fois signé par le président et le secrétaire, il doit être déposé au registre de la copropriété, afin que les copropriétaires puissent y avoir accès. L’article 1070 du Code civil du Québec prévoit que le syndicat a l’obligation de tenir à la disposition des copropriétaires une copie des procès-verbaux. Le conseil d'administration est le gardien des registres contenant les procès-verbaux des assemblées des copropriétaires et de leurs annexes. Il est ainsi tenu d'en délivrer une copie ou un extrait à tout copropriétaire qui en fait la demande. La déclaration de copropriété peut prévoir des frais pour la communication de ces documents.

Délai de transmission

La Loi ne fixe pas de délai précis pour déposer un procès-verbal au registre de copropriété, ni d’obligation pour le conseil d’administration de transmettre une copie du procès-verbal d’assemblée à chacun des copropriétaires. Or, le défaut d’agir avec célérité peut être préjudiciable aux copropriétaires. Il ne faut pas oublier que les décisions portées au procès-verbal prennent effet à la levée de l’assemblée. Dès ce moment, le compte à rebours du délai de 60 jours pour les contester est déclenché. À cet égard, tout copropriétaire peut demander au tribunal d’annuler une décision de l’assemblée dans les 60 jours de la tenue de l’assemblée.

 

 BON À SAVOIR! Le procès-verbal doit être rédigé en cours d’assemblée et idéalement signé à la toute fin - ou quelque temps plus tard - par le président et le secrétaire d’assemblée. Dès qu’il est signé et conservé dans les registres de la copropriété, ce procès-verbal  fait foi, jusqu’à preuve du contraire, des délibérations de l’assemblée et des résultats de chacun des votes (art. 342-343 C.c.Q.).

À RETENIR  Un procès-verbal des décisions prises en assemblée générale doit être établi après chaque séance. De plus, la feuille constatant la présence des copropriétaires ou de leurs mandataires à l'assemblée générale doit être annexée à celui-ci.

 ATTENTION! Le procès-verbal d’une assemblée de copropriétaires fait partie du registre de la copropriété et doit être tenu à la disposition de tout copropriétaire qui en fait la demande. Il constitue la preuve matérielle de l'existence et du contenu de chaque résolution soumise à l'assemblée.

 

Retour à la méga-fiche Assemblée des copropriétaires