Résolution écrite

caricature résolution écrite

Il est possible de prendre une décision sans se réunir. L’article 354 du Code civil du Québec reconnaît la valeur d’une résolution écrite : « Les résolutions écrites, signées par toutes les personnes habiles à voter, ont la même valeur que si elles avaient été adoptées lors d’une réunion du conseil d’administration, d’une assemblée des membres ou d’une séance d’un autre organe ».

Les copropriétaires et les administrateurs peuvent se prononcer sur une résolution au moyen d’un écrit, sans qu’aucune réunion du conseil d’administration ou assemblée de copropriétaires n’ait été tenue comme telle.

Ce mécanisme a été prévu par la loi, advenant qu’il ne soit pas absolument nécessaire qu’une réunion ou assemblée soit convoquée, car l’essentiel du sujet à débattre a déjà été traité en amont, à la satisfaction de tous. On vient ainsi aplanir un formalisme qui n’a pas lieu d’être, bien que la résolution écrite doit être utilisée avec prudence et parcimonie.

Conseil d'administration

Le conseil d’administration s’exprime par l’adoption de résolutions par l’une ou l’autre des manières suivantes :

  • À la majorité des administrateurs présents ou suivant une autre majorité précisée à la déclaration de copropriété. Cette prise de décision doit avoir lieu lors d’une réunion du conseil d’administration dûment convoquée, et pour laquelle il y a eu quorum. Le tout doit être consigné en bonne et due forme dans un procès-verbal de la réunion;
  • Par voie de résolution écrite.

Une résolution écrite, signée par tous les administrateurs, a le même effet que si elle avait été adoptée à l’occasion d’une réunion du conseil d’administration dûment convoquée et tenue. Cette résolution doit être consignée au registre des procès-verbaux du conseil d’administration, au même titre qu’un procès-verbal régulier. Un syndicat pourra ainsi conserver la preuve de la décision et son contenu exact. Rappelons que cette résolution ne prend effet qu’à la date de la dernière signature.

Assemblée des copropriétaires

L’expression du vote des copropriétaires peut être recueillie par écrit, sans qu’une assemblée de copropriétaires soit tenue. L’article 354 du Code civil du Québec pose comme condition à la validité d’une résolution écrite qu’elle soit signée « par toutes les personnes habiles à voter ». Cependant, un copropriétaire dont les droits de vote sont suspendus n’a pas à signer la résolution écrite pour que celle-ci soit valide. En outre, lorsqu’un copropriétaire a cédé ses droits de vote, par exemple à son créancier hypothécaire, ou s’il a mandaté un tiers (mandataire) pour les exercer (ex. : aux termes d’une procuration), il appartiendra à ces derniers de signer la résolution écrite. Précisons, par ailleurs, qu’une résolution écrite ne porte que sur une décision à être prise par l’assemblée des copropriétaires. Cette résolution ne remplace pas la tenue de l’assemblée annuelle des copropriétaires, qui doit avoir lieu en bonne et due forme (articles 1087 et suivants du Code civil du Québec).   

Formalisme

La résolution doit être signée par toutes les personnes habiles à voter. Est-ce que cela veut dire que tous doivent être d’accord avec une résolution proposée? Autrement dit, est-ce qu’elle doit faire l’unanimité? Étant donné que cette interprétation de la Loi n’a jamais été validée par un tribunal, il convient d’être prudent. Mieux vaut inscrire dans la déclaration de copropriété que les résolutions écrites sont valides, même si certains administrateurs ou copropriétaires sont en désaccord, pourvu que cette résolution obtienne les majorités requises.

 

 BON À SAVOIR! Une résolution écrite doit être signée par tous les membres du conseil d’administration. Si l’un des administrateurs exprime sa dissidence sur cette résolution, il devra l’inscrire dans la résolution elle-même. Ainsi, son désaccord à l’égard de la décision prise par le conseil d'administration sera officiellement consignée, afin de le tenir indemne de la responsabilité qui peut en découler, le cas échéant (article 337 du Code civil du Québec).

À RETENIR ! Le second alinéa de l’article 354 du Code civil du Québec prévoit qu’« un exemplaire de ces résolutions est conservé avec les procès-verbaux des délibérations ou ce qui en tient lieu ». Ainsi, toute résolution écrite doit être consignée au registre des procès-verbaux, au même titre qu’un procès-verbal régulier.

 ATTENTION! Le texte de la résolution écrite doit être limpide et sans équivoque. Il ne peut pas se présenter sous la forme d’une question ou d’un simple avis. Il doit s’agir de la prise d’une décision. Apposer sa signature à la fin d’un texte imprécis relève davantage du sondage d’opinion que de la ferme intention d’adopter une résolution. Il faut savoir qu’un texte trop vague pourrait n’avoir aucun effet juridique.

http://www.condolegal.com/images/Boutons_encadres/icon-livre2.png CONSULTEZ  L'OUVRAGE: Guide de procédure et de fonctionnement des assemblées des copropriétaires

 

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