Le conseil d'administration

Dans le cadre de sa mission, le conseil d’administration doit se réunir plus ou moins régulièrement. La fréquence des réunions peut dépendre de l’importance de la copropriété, de la qualité de gestion que les administrateurs souhaitent apporter à leur copropriété, ou encore de ce que peut prévoir le règlement d’immeuble.

C'est une fois de plus à la déclaration de copropriété qu’il conviendra de se référer pour tout savoir sur la tenue des réunions du conseil d’administration : fréquence, lieu, modalités de convocation et de vote, etc. À défaut, c’est au Code civil du Québec (C.c.Q.) qu'on devra se référer pour découvrir l'ensemble de dispositions supplétives qui s’appliqueront.

L’article 334 C.c.Q. reconnaît la validité d’une réunion tenue au moyen d’un support technique permettant à tous les participants de communiquer entre eux.

Concernant la majorité, l’article 336 C.c.Q. prescrit que « les décisions du conseil d’administration sont prises à la majorité des voix des administrateurs », sans évoquer une quelconque majorité renforcée, à la différence des dispositions impératives relatives à l’assemblée des copropriétaires.

Concernant les modalités de vote pour les décisions prises en conseil d’administration, la déclaration de copropriété peut tout prévoir : modalités spécifiques en cas d’égalité de voix, etc.

Procès-verbal

Les décisions prises par les administrateurs doivent être retranscrites par écrit dans un document que le syndicat doit tenir à la disposition des copropriétaires qui souhaiteraient le consulter : il s’agit du procès-verbal de la réunion du conseil d’administration.

Contenu

Le procès-verbal doit contenir les décisions qui ont un impact sur la vie économique et sociale de la copropriété, mais ne doit pas obligatoirement contenir les décisions relatives à la gestion quotidienne de la copropriété.

Forme

Le procès-verbal doit présenter des informations spécifiques :

  • Date et heure;
  • Lieu;
  • Nom des administrateurs présents;
  • Nom des administrateurs absents;
  • Nature de chaque décision accompagnée d’une brève justification; et
  • Dissidences constatées.

La loi n’impose aucune obligation quant à la signature, mais de la pratique est née la tradition qu'il soit signé par la personne qui le rédige, ou parfois même par tous les administrateurs présents.

 

 BON À SAVOIR!  Les administrateurs ayant été élu personnellement par les copropriétaires comme mandataire du syndicat, ils ne peuvent en aucun cas être représentés par procuration aux réunions du conseil.

À RETENIR : L’intérêt du procès-verbal est de rapporter la conclusion des délibérations, c’est-à-dire la décision prise, et pas les délibérations elles-mêmes. Précision, clarté et concision d’un procès-verbal sont ses maître-mots car c’est un document fondamental qui servira très souvent comme preuve dans le cadre de recours de copropriétaires ou du syndicat.

 

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