Que doivent contenir les procès-verbaux des réunions du conseil d’administration?

10 janvier 2019 — Les administrateurs de copropriété nouvellement élus savent, généralement, que les procès-verbaux propres à leurs réunions doivent être consignés au registre de la copropriété. Mais plusieurs d’entre eux ignorent quel type d’information doit y apparaître.

Bien que le procès-verbal soit le reflet des débats entre administrateurs qui se réunissent, il n’est pas souhaitable que l’ensemble des propos qu’ils tiennent (pendant une réunion) soit intégralement rapporté.

 

L’importance des décisions prises

En revanche, toutes les décisions prises doivent être constatées et inscrites au procès-verbal. Ces informations sont capitales, car elles assurent la pérennité des délibérations qui ont eu lieu entre les administrateurs, tout autant que le résultat associé à chacun des votes. Ainsi, tout copropriétaire et administrateur pourra s’y référer en temps voulu.

Il est essentiel que le contenu de ces procès-verbaux contienne, entre autres, le nom des administrateurs présents et absents; les questions qui sont prévues à l’ordre du jour; le nom des personnes qui ont fait des propositions, ainsi que celles qui les ont secondées; le texte des résolutions soumises au vote; le résultat obtenu pour chacun des votes et les dissidences constatées.

Le secrétaire d’assemblée

La nomination d’un secrétaire est le prélude obligatoire aux délibérations. En principe, le règlement de l’immeuble désigne la personne responsable de prendre en note les débats propres aux réunions du conseil d’administration, de rédiger et de signer le procès-verbal.

Rappelons que le conseil d’administration est le gardien des registres qui contiennent ces procès-verbaux. Advenant qu’un copropriétaire en fasse la demande, ce même conseil devra lui en remettre une copie ou un extrait. La déclaration de copropriété peut prévoir des frais pour la transmission de ces documents.

Pour en savoir plus au sujet des procès-verbaux des réunions du conseil d’administration, consulter la fiche pratique qui traite de cette question, en cliquant sur cet hyperlien.

Par François G. Cellier pour Condolegal.com
Montréal, 10 janvier 2019