La charge administrative

Gérer une copropriété comprend un volet administratif qui ne saurait être négligé, car sa mise en application adéquate assurera le bon fonctionnement d’un syndicat de copropriétaires. Selon l’entente contractuelle qui lie ce dernier au gestionnaire, il peut être stipulé que différentes missions — tout aussi importantes les unes que les autres — lui sont attribuées. En pareille situation, ses tâches seront nombreuses et requerront une connaissance parfaite de la déclaration de copropriété, mais aussi une certaine maîtrise du cadre législatif qui régit ce concept d’habitation collectif. Revue de l’éventail des missions qui peuvent être confiées au gestionnaire de copropriété.

Secrétariat

Dans le cadre de ses tâches propres au secrétariat, le gestionnaire pourrait devoir :

Communication

Dans le cadre de ses tâches propres aux communications, le gestionnaire pourrait devoir:

Intendance

Dans le cadre de ses tâches propres à l’intendance, le gestionnaire pourrait devoir:

  • Assurer le respect de la déclaration de copropriété, sous la supervision du conseil d’administration;
  • Gérer les diverses demandes des copropriétaires, par exemple s’il faut désigner un ascenseur lors d’un déménagement, ou faire exécuter des travaux dans une partie privative;
  • Donner suite aux demandes de consultation par les copropriétaires, de certains documents consignés au registre de la copropriété;
  • Recruter du personnel sous la supervision du conseil d’administration;
  • Assurer un suivi concernant la gestion du personnel;
  • Évaluer et former le personnel, afin d’optimiser ses performances;
  • Faire le suivi des contrats, si nécessaire, afin d’assurer le bon fonctionnement et la sauvegarde de l’immeuble;
  • Faire le suivi des décisions prises lors de l’assemblée des copropriétaires et du conseil d’administration, pour faire en sorte qu’elles soient mises en œuvre.

 

 BON À SAVOIR! Parfois, le gestionnaire a la charge d’assurer la mise en application du contenu de la déclaration de copropriété, notamment en ce qui a trait aux conditions d’utilisation des parties communes et privatives. Sous l’égide du conseil d’administration, il veille à ce que le règlement de l’immeuble soit scrupuleusement respecté par les copropriétaires, les occupants et les locataires.

 À RETENIR: Le gestionnaire peut, sous la supervision du conseil d’administration, assumer la gestion administrative de la copropriété. Cette charge implique des tâches aussi diverses que variées.

ATTENTION! Le gestionnaire doit exceller dans l’art de communiquer, afin d’adapter son discours à différents publics, qu’il s’agisse entre autres des copropriétaires, des autres occupants, des locataires, du personnel de soutien (ex.: le concierge et les employés affectés à la sécurité de l’immeuble), des professionnels du bâtiment, des fournisseurs de services et des courtiers immobiliers.

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