Registre et archives de la copropriété

La loi énonce que le syndicat doit tenir un registre à la disposition des copropriétaires. La plupart des déclarations de copropriété détaillent les éléments qu’il contient. Ce registre constitue la mémoire de la copropriété, et par la force des choses, les archives de la copropriété. En ce sens, il représente une valeur inestimable. Beaucoup plus que le témoin de la saine gestion d’un immeuble, il en est l'outil par excellence. C’est pourquoi conservation et accès sont les maîtres mots de ce registre.

 

CONTENU DU REGISTRE DU SYNDICAT

Les documents constituant le registre de la copropriété sont énumérés à l'article 1070 du Code civil du Québec. Il s'agit d'une liste non exhaustive :

Bien que n’étant pas nommément décrits à l’article 1070 C.c.Q., le registre du syndicat doit également comporter les documents suivants :

CONSTITUTION DU REGISTRE

Il incombe au conseil d’administration de tenir les livres et registres nécessaires au bon fonctionnement du syndicat (article 342 du Code civil du Québec). Par ailleurs, ce dernier pourra déléguer cette tâche à une tierce personne, telle que le gestionnaire de la copropriété ou un employé. Cette tierce personne peut émettre des copies des documents dont elle est dépositaire. Jusqu'à preuve du contraire, ces copies font preuve de leur contenu, sans qu'il soit nécessaire de prouver la signature qui y est apposée ni l'autorité de son auteur.

LA MISE À JOUR

Comme le registre comporte l’identité des copropriétaires, il constitue un support de référence quant à l’exercice du droit de vote et quant à la représentation en assemblée des copropriétaires. Si, dans une copropriété, une personne exerce un droit de vote sans en avoir le droit, cela conduira à une erreur dans le calcul des voix, et irrémédiablement à une éventuelle contestation judiciaire des décisions prises. C'est pourquoi la mise à jour régulière du registre est extrêmement importante.

DÉLAIS  DE CONSERVATION

La loi ne détermine pas les règles applicables en matière de conservation du registre de la copropriété. Il est donc nécessaire de se reporter au droit commun et aux règles qui peuvent être prescrites dans la déclaration de copropriété. Voir à ce sujet la chronique de Me Richard LeCouffe intitulée Délais de conservation des documents du registre

CONSULTATION DU REGISTRE

Les registres de la copropriété doivent être mis à la disposition des copropriétaires. Toutefois, cela ne veut pas dire qu'ils doivent être impérativement accessibles en tout temps et en tout lieu. La loi n’impose pas une telle obligation au syndicat.

Le conseil d’administration a tout à fait le droit d’adopter un règlement qui limite la consultation des registres à certaines heures, ou qui impose même de prendre un rendez-vous avec l'un des administrateurs pour ce faire. De même, le syndicat peut décider si l'accès au registre sera gratuit ou non. Cependant, Il ne faut pas que les frais et conditions pour l’accès au registre aient pour conséquence de priver et de restreindre excessivement un copropriétaire de son droit.

Par ailleurs, certains outils technologiques tels que les registres en ligne permettent de faciliter l’accès au registre, tout en allégeant la charge du conseil d’administration qui n’a plus à mobiliser une personne pour lui donner accès.

LIMITES À LA CONSULTATION

Le conseil d'administration n'est pas tenu de mettre à la libre disposition des copropriétaires toutes les données qu’il collige. Il en est ainsi, par exemple des renseignements personnels concernant les copropriétaires. Dans un jugement rendu par la Cour supérieure, le tribunal a décidé que les copropriétaires ne pouvaient avoir un «accès sans contrainte et de façon complète aux livres de comptabilité de la copropriété. Ceux-ci sont les documents de travail ou « outils de gestion pour le conseil d’administration ».

BON À SAVOIR!  Le registre constitue l'ensemble des documents produits ou reçus par le syndicat. Les modalités de consultation du registre sont propres à chaque copropriété et sont détaillées dans le règlement de l’immeuble.

  À RETENIR : Le conseil d’administration doit, pour les besoins de l'administration de l'immeuble, détenir l'ensemble des documents et archives du syndicat des copropriétaires, nécessaires à l'accomplissement de sa mission.

ATTENTION! Le Code civil du Québec encadre le traitement des renseignements colligés par le syndicat sur tout individu, qu'il s'agisse de copropriétaires ou de tiers. Il ne peut les communiquer à qui que ce soit, ou les utiliser à mauvais escient, s'il n'a pas obtenu le consentement de l'intéressé ou s'il n'y est pas autorisé par la loi. 

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