Registre et archives de la copropriété

 

La loi stipule que le syndicat doit tenir un registre à la disposition des copropriétaires. La plupart des déclarations de copropriété détaillent les éléments qu’il contient. Ce registre représente la mémoire et les archives de la copropriété. En ce sens, il a une valeur inestimable. Plus encore qu’un témoin de la saine gestion d’un immeuble, il en est l'outil par excellence. C’est pourquoi « conservation » et « accès » sont les mots clés de ce registre.

 

 

Contenu du registre du syndicat

Les documents constituant le registre de la copropriété sont énumérés à l'article 1070 du Code civil du Québec. La liste présentée ci-dessous est non exhaustive :​

Bien que n’étant pas nommément décrit à l’article 1070 du Code civil du Québec, le registre du syndicat doit également comporter les documents suivants :

Constitution du registre

La tenue adéquate des livres et des registres du syndicat incombe au conseil d’administration (article 342 du Code civil du Québec). Ce dernier pourra déléguer cette tâche à une tierce personne, par exemple le gestionnaire de la copropriété ou un employé. Cette tierce personne peut émettre des copies des documents dont elle est dépositaire. Jusqu'à preuve du contraire, ces copies sont la preuve de leur contenu, sans, pour autant, qu'il soit nécessaire de prouver la signature qui y est apposée ni l'autorité de son auteur.

La mise à jour

Comme le registre renferme l’identité des copropriétaires, il se veut un support de référence au chapitre du droit de vote et de la représentation en assemblée des copropriétaires. Si, dans une copropriété, une personne exerce un droit de vote sans en avoir le droit, cela conduira à une erreur dans le calcul des voix, et à une éventuelle contestation judiciaire des décisions prises. C'est pourquoi la mise à jour régulière du registre est extrêmement importante.

Délai de conservation

La loi ne détermine pas les règles applicables en matière de conservation du registre de la copropriété. Il est donc nécessaire de se reporter au droit commun et aux règles qui peuvent être prescrites dans la déclaration de copropriété. Voir à ce sujet la chronique de Me Richard LeCouffe intitulée Délais de conservation des documents du registre.

Modalités et conditions de consultation du registre

Tout copropriétaire a le droit d’obtenir copie des documents contenus dans le registre de la copropriété. Toutefois, l'article 1070.1 du Code civil du Québec, introduit par le Projet de loi 16, est venu baliser ces modalités d’accès, à savoir que ces documents doivent être consultés en présence d’un administrateur, ou d’une personne désignée à cette fin par le conseil d’administration. En outre, ces consulations doivent être faites à des heures raisonnables et selon les modalités prévues par le règlement de l’immeuble

Cela dit, tout syndicat pourrait imposer des balises d'accès au registre en fonction d'une réalité qui lui est propre, par exemple en précisant les jours et les heures permises pour le consulter. Il peut aussi imposer qu'un rendez-vous soit pris avec un des administrateurs pour ce faire, mais aussi, exiger des frais raisonnables à des fins de consultation. Mais il ne faudrait pas que les tarifs et les conditions d'accès restreignent, de manière abusive, le droit d’un copropriétaire à accéder au registre. 

Limites à la consultation

Cela dit, le syndicat n’a pas l’obligation de rendre accessible, aux copropriétaires, toutes les données qu’il intègre au registre. Dans un jugement rendu par la Cour supérieure, le tribunal a statué que les copropriétaires ne pouvaient pas avoir un « accès sans contrainte et de façon complète aux livres de comptabilité de la copropriété. Par ailleurs, advenant que le registre de la copropriété contienne des renseignements personnels à propos d'un copropriétaire, d'un locataire ou d'un autre occupant de l’immeuble - conditionnel à ce que ce dernier y consente expressément - ces renseignements ne pourraient pas, pour autant, être transmis aux copropriétaires qui en feraient la demande.

 

 BON À SAVOIR!  Le registre est constitué de l'ensemble des documents produits ou reçus par le syndicat. Les modalités de consultation du registre sont propres à chaque copropriété et détaillées dans le règlement de l’immeuble. Cela dit, certains outils technologiques facilitent l'accès du registre en ligne. Ainsi, la charge du conseil d'administration s'en voit allégée, car il n'a plus à mobiliser quiconque pour permettre sa consultation. 

À RETENIR : Le conseil d’administration doit, pour les besoins de l'administration de l'immeuble, détenir l'ensemble des documents et les archives du syndicat de copropriétaires, qui sont nécessaires à l'accomplissement de sa mission.

 ATTENTION! Le registre de la copropriété peut contenir d’autres renseignements personnels concernant un copropriétaire, un locataire ou un autre occupant de l’immeuble, à la condition que ce dernier y consente expressément. Rappelons que le Code civil du Québec encadre le traitement des renseignements (sur tout individu) obtenus par le syndicat, qu'il s'agisse de copropriétaires ou de tiers. Il ne peut les communiquer à qui que ce soit s'il n'en a pas obtenu le consentement du principal intéressé, ou s'il n'y est pas autorisé par la loi. Il ne pourrait pas, non plus, utiliser ces renseignements à mauvais escient.

 

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