Choisir le bon gestionnaire

Requérir les services d’un gestionnaire de copropriété ne devrait pas se faire à l’aveugle. Malheureusement, lorsqu’un syndicat de copropriétaires souhaite mandater la perle rare, il doit bien souvent s’en remettre au pifomètre et à l’intuition, car l’information utile qui permettrait de retenir le bon candidat est bien souvent inaccessible. 

Trouver la perle rare

Pour combler partiellement cette lacune, poser les bonnes questions limitera les risques de choisir le mauvais candidat. À tout le moins, un syndicat de copropriétaires doit miser sur l’honnêteté, les compétences et la disponibilité d’un gestionnaire. Il lui faut également opter pour une personne dont l’engagement est indéfectible, afin que les intérêts de la copropriété soient toujours bien représentés.

Définir les tâches du gestionnaire

Pour trouver le gestionnaire qui cadre le mieux dans votre copropriété, cerner vos besoins est la première chose à faire. Sachez que le choix d’un gestionnaire est tributaire des caractéristiques de l’immeuble, par exemple sa taille, la présence ou non d’ascenseurs, d’espaces verts ou d’employés. Il faut également tenir compte des habiletés (ou non) des administrateurs à assumer certaines charges associées à leur mandat, ainsi que des attentes des copropriétaires. Après avoir bien évalué les besoins, vous pourrez établir les tâches qui seront confiées au gestionnaire de votre choix.       

Le gestionnaire convoité est-il compétent?

Bien que la plupart des gestionnaires soient sérieux et capables d’accomplir leurs tâches, trouver ceux qui sont compétents exige néanmoins d’être vigilant. Étant donné que ce métier n’est pas officiellement reconnu, faire une évaluation juste et équitable des candidats rencontrés s’avère difficile. Cette problématique s’ajoute à une absence d’encadrement et de contrôle pour assurer la protection du public.

Dans les circonstances, vous avez tout intérêt à demander au gestionnaire si lui, ainsi que ses collaborateurs, ont suivi une formation en gestion de copropriété. Il faudrait également savoir s’il a décroché un diplôme académique, et quelles sont les expériences qu’il a cumulées sur le terrain. Enfin, assurez-vous qu’il soit familier avec les différents outils informatiques, mais aussi la comptabilité, et qu’il dispose d’un nombre de collaborateurs suffisants.

Faire jouer la concurrence

Soyez exigeants envers vous-même et pour votre syndicat, en exigeant d’analyser plusieurs devis remis par des gestionnaires différents. Vous pouvez notamment le faire en consultant leur profil dans le bottin des fournisseurs du Regroupement des gestionnaires et copropriétaires du Québec. Demandez aussi des références auprès d’autres syndicats de copropriétaires, qui ont mandaté les gestionnaires que vous ciblez, et interrogez leurs administrateurs pour savoir ce qu’ils en pensent.

Faites les vérifications diligentes

Pour trouver le bon gestionnaire, un syndicat de copropriétaires devrait préalablement :

  • Rencontrer les candidats à l’occasion d’entrevues;
  • S’informer pour savoir si ceux qui postulent travaillent au sein d’une organisation structurée, afin qu’un syndicat puisse (notamment) faire affaire avec le même interlocuteur en toutes circonstances;
  • S’informer du nombre d’unités qu’ils gèrent, et se méfier de ceux qui s’en mettent trop sur les épaules pour maximiser leurs honoraires;
  • Vérifier si l’entreprise en gestion travaille longtemps avec sa clientèle. Les relations d’affaires de courte durée peuvent révéler une entreprise dysfonctionnelle;
  • Vérifier à quand remonte la création de l’entreprise, ce qui en dira long sur sa solidité et sa fiabilité;
  • Vérifier si la firme de gestion est en bonne santé financière;
  • Assurez-vous que les candidats aient un casier judiciaire vierge;
  • Exiger une preuve d’assurance responsabilité civile ou toute autre attestation d’assurance.

Il faut se rappeler que les gestionnaires qui sont membres d’un ordre professionnel doivent observer un code de déontologie. S’ils devaient commettre une fraude, un syndicat de copropriétaires recevrait une indemnisation financière. Les autres, même s’ils sont bien intentionnés la plupart du temps, ne peuvent en dire autant.

Déterminer les honoraires : attention au prix d’appel!

Comparez des pommes avec des pommes. Les contrats proposés par une firme de gestion reposent, en règle générale, sur une  prestation forfaitaire en fonction du nombre d’appartements que compte une copropriété. Dans ce secteur d’activité, la formule du tarif « par porte » est très répandue. Mais dans les faits, ces contrats diffèrent d’une firme de gestion à l’autre, ce qui rend leur analyse plus laborieuse. Choisir le gestionnaire qui semble le moins cher, en apparence, peut cacher des prestations inadéquates, voire le paiement d’honoraires de gestion particulière pour certains services rendus (ex. : tenue d’assemblée générale et suivi de travaux).

 

 BON À SAVOIR! La bonne gouvernance d’une copropriété dépend, d’abord et avant tout, de la qualité des relations entre le gestionnaire, les copropriétaires et le conseil d’administration. Rappelez-vous que si le professionnalisme et les prix dérisoires sont habituellement incompatibles, cela ne veut pas dire, pour autant, que les gestionnaires dont l’honnêteté et la compétence sont reconnues soient toujours les plus chers.

À RETENIR! Le gestionnaire devrait être un partenaire à long terme. On ne devrait pas avoir recours à ses services lorsqu’une crise sociale sévit dans une copropriété, mais plutôt le mandater avant que cela se produise. Véritable courroie de transmission qui joue plusieurs rôles, dont celui de tampon entre les copropriétaires et les administrateurs, il se veut le partenaire en continu d’une collectivité de copropriétaires.

 ATTENTION! Assurez-vous que votre gestionnaire est honnête. Certains d’entre eux ont fait les manchettes dans un passé récent, après avoir détourné les fonds appartenant à une ou plusieurs copropriétés. Bien que la grande majorité des gestionnaires soit honnête, leur embauche nécessite tout de même plusieurs vérifications préalables.

 

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